提升企業(yè)辦公室行政綜合管理有效性的方法研究

曲霖 武欣 杜丹晨 赫巖松

（遼寧省丹東市振安區(qū)太平灣遼寧蒲石河抽水蓄能有限公司，遼寧 丹東 118216）

企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要對(duì)辦公室行政綜合工作進(jìn)行改革，并且遵循現(xiàn)代企業(yè)的管理模式，改變?cè)械墓芾矸绞胶蛢?nèi)容，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行管理。因?yàn)檫@種管理需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持，因此企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)該將這種管理模式融入到日常的工作中，才能創(chuàng)新管理內(nèi)容，充分發(fā)揮管理的作用，才能進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)該樹(shù)立管理理念，培養(yǎng)工作人員的習(xí)慣，將這項(xiàng)管理工作趨向于制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，才能將各項(xiàng)管理內(nèi)容落到實(shí)處。

一、企業(yè)辦公室行政綜合管理工作現(xiàn)狀

（一）人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)性矛盾突出

企業(yè)規(guī)模和體量的快速增加，需要相應(yīng)匹配的人力資源作保障，當(dāng)前企業(yè)還缺乏夠硬的“筆桿子”和成熟專業(yè)的基層辦公室管理人員，高學(xué)歷、高素質(zhì)、高能力、專業(yè)性的辦公室綜合人才缺口較大，人才隊(duì)伍建設(shè)還需要持續(xù)發(fā)力，工作能力、專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平還不能滿足當(dāng)前辦公室工作的需要，其中在基層單位（項(xiàng)目部）尤為突出。

（二）培訓(xùn)教育提升工作不系統(tǒng)

辦公室系統(tǒng)新入職人員較多且流動(dòng)性也較大，對(duì)企業(yè)規(guī)章制度和辦公室工作沒(méi)有完全掌握和適應(yīng)，難以準(zhǔn)確制定科學(xué)、長(zhǎng)期、有效的員工系統(tǒng)教育培訓(xùn)計(jì)劃，并嚴(yán)格付諸實(shí)施落實(shí)。我們不僅要重視人員引進(jìn)，更需要重視人員培養(yǎng)和加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培育，面對(duì)現(xiàn)在的管理問(wèn)題和痛點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)規(guī)劃、科學(xué)謀劃，按照“缺什么補(bǔ)什么”的原則，優(yōu)先解決當(dāng)前急需。

（三）工作績(jī)效需要提升

辦公室不僅要管好“俗事、小事”，還要從中跳出來(lái)管“大事”，圍繞企業(yè)中心工作，提高站位，從全面、高端、深度的角度分析問(wèn)題，對(duì)事關(guān)企業(yè)發(fā)展的深層次問(wèn)題研究、發(fā)展戰(zhàn)略制定、工作督辦等工作深度參與，以優(yōu)秀的管理成果體現(xiàn)管理工作績(jī)效。

（四）管理標(biāo)準(zhǔn)化需要落實(shí)和鞏固

企業(yè)的長(zhǎng)期成長(zhǎng)發(fā)展，必然形成了一定數(shù)量的優(yōu)秀管理成果，需要我們繼承和發(fā)揚(yáng)，如適合企業(yè)的管理制度、工作流程、操作標(biāo)準(zhǔn)等，這些基礎(chǔ)性的管理標(biāo)準(zhǔn)化不能丟掉，應(yīng)該一直堅(jiān)持不懈。

（五）辦公信息化工作滯后于企業(yè)發(fā)展

信息化時(shí)代，辦公室處于企業(yè)的“信息”中心位置，要確保信息的高效傳遞。企業(yè)OA辦公系統(tǒng)還需要持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化，信息集成還沒(méi)有徹底實(shí)現(xiàn)，條塊式信息填寫、報(bào)送還沒(méi)有解決，辦公室信息系統(tǒng)還沒(méi)有和企業(yè)其他自建系統(tǒng)高度融合。我們應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集各部門反饋意見(jiàn)和使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，采取統(tǒng)一措施，認(rèn)真加以研究解決。

二、企業(yè)辦公室行政綜合工作管理策略

（一）明確管理目標(biāo)

企業(yè)在進(jìn)行辦公室行政綜合工作管理的過(guò)程中，首先要明確管理目標(biāo)，確保企業(yè)在管理的過(guò)程中，能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作進(jìn)行更好的發(fā)展，而且要做好工作人員的管理，需要建立一個(gè)完善的規(guī)章制度，約束工作人員的日常工作行為，確保工作人員在工作的過(guò)程中能夠提高工作效率，糾正自身的態(tài)度。并且對(duì)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力，才能更好的進(jìn)行精細(xì)化管理，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作進(jìn)行更好的發(fā)展[5]。

（二）樹(shù)立經(jīng)濟(jì)化意識(shí)

企業(yè)在進(jìn)行管理的過(guò)程中，還需要樹(shù)立經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，需要進(jìn)行協(xié)同化管理，將各個(gè)部門的所有人員緊密聯(lián)合在一起。在進(jìn)行各項(xiàng)工作的過(guò)程中，能夠通過(guò)部門之間的相互配合，更好的完成這項(xiàng)工作。而且在進(jìn)行管理的過(guò)程中，還需要降低管理工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)成本，需要降低企業(yè)的資金成本消耗。而且企業(yè)需要增強(qiáng)自身的成本意識(shí)，尤其是在進(jìn)行辦公室行政綜合工作管理時(shí)，應(yīng)該選擇最優(yōu)的工作方式，才能提高工作人員的日常工作效率，確保工作支出能夠減到最少，才能具備更多的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

（三）信息化技術(shù)在辦公室行政綜合管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，企業(yè)部門之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。要想提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，必須積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使企業(yè)站在新時(shí)代發(fā)展的前沿。建立科學(xué)合理的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，提高企業(yè)行政統(tǒng)一管理組織結(jié)構(gòu)的靈活性和效果，積極掌握企業(yè)的發(fā)展方向，使相關(guān)企業(yè)經(jīng)理能夠多方面了解企業(yè)發(fā)展的相關(guān)信息，從而根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境做出最準(zhǔn)確、最科學(xué)的判斷，有效地提高行政統(tǒng)一管理的應(yīng)用信息技術(shù)還可以提高文檔管理的效率和質(zhì)量，減少工作人員的工作壓力，并使企業(yè)辦公室行政的集成管理工作順利進(jìn)行。

（四）提高辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)

提高辦公室工作人員、管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，是確保辦公室管理效能的重要前提與基礎(chǔ)。同時(shí)，只有這樣，才能更好地協(xié)助企業(yè)管理者開(kāi)展辦公室管理的相關(guān)工作。不斷提高辦公室人員的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理效能的不斷提高。為了提高辦公室人員的整體素質(zhì)，可以綜合應(yīng)用自學(xué)、再教育、崗位培訓(xùn)等方式，調(diào)動(dòng)員工的參與性、積極性，并要引導(dǎo)員工根據(jù)自己的崗位，建立良好的職業(yè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值、自我價(jià)值的完美統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與企業(yè)的共同發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，行業(yè)轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)升級(jí)進(jìn)程不斷加快，同時(shí)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，這樣的背景下，企業(yè)若想獲得更好的生存與長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須加快改革進(jìn)程。同時(shí)，企業(yè)尤其是集團(tuán)企業(yè)辦公室管理具有較強(qiáng)的綜合性管理職能，辦公室管理的職責(zé)范圍也相對(duì)豐富，需要對(duì)企業(yè)重大決策事項(xiàng)和重要工作進(jìn)行部署、檢查、跟進(jìn)、協(xié)調(diào)和落實(shí)，對(duì)內(nèi)、對(duì)外代表企業(yè)形象，影響企業(yè)文化和組織的整體管理水平，必須給予充分重視。新形勢(shì)下，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，合理開(kāi)展辦公室管理工作，并充分發(fā)揮辦公室管理工作的作用，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。