關(guān)于檔案數(shù)字化工作的思考

1.王友 2.于帆

（1.山東體育學(xué)院人事處 2.山東職業(yè)學(xué)院思政部教研室，山東 濟(jì)南 250102）

作為對一個時代所傳遞的信息的固化，檔案的價值不僅僅在于其記錄的信息的內(nèi)容，更在于它所承載的憑證性和歷史再現(xiàn)性價值。檔案是直接形成的歷史記錄，這是檔案的根本屬性。內(nèi)容決定形式，檔案形態(tài)的可以發(fā)生變化，但是其根本屬性不能弱化乃至喪失。在當(dāng)今的數(shù)字化浪潮面前，檔案工作面臨的首要挑戰(zhàn)是效率如何提升，但根本的問題在于確保數(shù)字化檔案與原始檔案的同一性。

一、檔案數(shù)字化工作中應(yīng)當(dāng)思考的問題

檔案既是人類社會活動的客觀成果，又是人類主觀意志的外在體現(xiàn)?？傮w來看，當(dāng)前一段時期內(nèi)，檔案數(shù)字化工作面臨的主要壓力，來自于對傳統(tǒng)形式的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，如何讓這種新型的檔案保持檔案的本質(zhì)屬性，但從長遠(yuǎn)來看，以原生態(tài)形式出現(xiàn)的數(shù)字化檔案如何保有其檔案屬性同樣值得我們思考。

（一）檔案數(shù)字化如何實現(xiàn)辨識真?zhèn)?/p>

檔案數(shù)字化，一方面是將已經(jīng)形成的數(shù)字化信息以檔案的形式予以固定，另一方面則是將傳統(tǒng)形式的檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行處理并賦予這種加工過的“復(fù)制品”以檔案的價值。數(shù)字化形式的信息在帶來巨大便捷的同時，也存在著個體差異化不強，特征識別度不高等先天不足。就數(shù)字化信息而言，其穩(wěn)定性與原始性均依賴于數(shù)字編碼技術(shù)，而數(shù)字編碼技術(shù)則不能反映信息本身所承載的個體差異與特性；經(jīng)過數(shù)字化處理的傳統(tǒng)檔案，實際上并不能完整復(fù)制檔案本身所有的憑證性功能，這成為當(dāng)下檔案數(shù)字化過程中始終不能擺脫傳統(tǒng)檔案作為支撐的重要原因。

近年來，國內(nèi)外專家學(xué)者對數(shù)字化檔案的真實性問題進(jìn)行了許多有益的研究。學(xué)者專家從技術(shù)、管理、理發(fā)等角度進(jìn)行了審視，試圖通過加密技術(shù)、簽證技術(shù)、身份驗證、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)字時間戳以及元數(shù)據(jù)以及立法等手段，來解決檔案數(shù)字化之后的真實性、原始性問題。但從實踐中來看，這些手段并不能保證傳統(tǒng)檔案的關(guān)鍵性要素完整遷移到數(shù)字化檔案上，比如在司法領(lǐng)域來中，不論是何種形式的數(shù)字化文檔，均不能全面承載實物鑒定所必需的筆跡、圖章、材質(zhì)等關(guān)鍵性細(xì)節(jié)和特質(zhì)。如果數(shù)字化處理后的檔案不能保留傳統(tǒng)檔案本身所具有的歷史性印記，那么數(shù)字化檔案的價值將只能停留在文獻(xiàn)資料的層面。

（二）檔案數(shù)字化如何實現(xiàn)動靜留痕

檔案是歷史自然形成的歷史的真實記錄，這一自然屬性使得檔案具備了圖書等文獻(xiàn)所不具備的特性。就檔案而言，除去直觀記錄的內(nèi)容，載體的制作、選擇及時間、保存條件變化、字跡的簡繁、字體的運用乃至刪改涂修等痕跡所反映出來的歷史信息，同樣彌足珍貴。甚至可以說，這種對流轉(zhuǎn)變化的記錄，是檔案價值的重要體現(xiàn)，傳統(tǒng)形式的檔案忠實地承載了這一功能。

經(jīng)歷了數(shù)字化處理，檔案成為了電子信息。在實現(xiàn)利用效率提升的同時，當(dāng)前人們對數(shù)字化檔案的質(zhì)疑集中在其原始性如何保障上。一方面數(shù)字化檔案無法象傳統(tǒng)檔案那樣方便地進(jìn)行增刪批閱，實時記錄檔案在應(yīng)用流轉(zhuǎn)過程中的痕跡，并把這些痕跡重新固定為檔案自身不能或缺的部分；另一方面，數(shù)字化檔案高度依賴計算機技術(shù)，存在著可以被任意篡改而無法還原歷史場景的風(fēng)險。

（三）檔案數(shù)字化如何確保公正可信

當(dāng)前檔案學(xué)界存在的一個重要爭議，就是數(shù)字化檔案是否具有憑證性價值。具有憑證性、知識性、歷史性等方面的價值，是檔案區(qū)別于文獻(xiàn)信息的重要特征，其中憑證性更是檔案所具有的獨特價值。關(guān)于數(shù)字化檔案的憑證性問題，學(xué)者從法律制度、管理流程、技術(shù)保障等角度進(jìn)行了研究后認(rèn)為，具備憑證性功能的數(shù)字化檔案應(yīng)當(dāng)滿足三個條件，一是能有效呈現(xiàn)；二是格式不變，如有變化，則內(nèi)容應(yīng)當(dāng)前后一致；三是當(dāng)數(shù)字化數(shù)據(jù)的保存地址發(fā)生變化時，要記錄移送過程相關(guān)信息，特別是相關(guān)操作的時間信息和人員信息。

從對數(shù)字化檔案的憑證性問題的討論中，我們可以看到，數(shù)字化檔案的憑證性來并非來自于數(shù)字化檔案本身，而且這種憑證性的認(rèn)定最終還要經(jīng)過相關(guān)職權(quán)部門的最終認(rèn)定方可成立。通過外在要素的保證來實現(xiàn)的憑證性，雖然終究不能與檔案與生俱來的憑證性相比肩，但在當(dāng)前的技術(shù)條件及現(xiàn)實需要面前，已經(jīng)是一種上佳選擇。

二、檔案數(shù)字化工作的實現(xiàn)路徑

檔案數(shù)字化作為新的檔案信息形態(tài)，它將各種類型的檔案資源統(tǒng)一為數(shù)字化形式的信息，以數(shù)字化的形態(tài)存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，以期形成一個便于共享、結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫。從當(dāng)前的情況看，要實現(xiàn)檔案數(shù)字化，還有大量的工作需要我們完成。

（一）強化人才建設(shè)。高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案人才隊伍，是推動檔案工作由傳統(tǒng)向信息化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變的當(dāng)務(wù)之急。面對當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)的專業(yè)人員不足和高端人才缺乏等問題，應(yīng)當(dāng)通過強化內(nèi)功，提升現(xiàn)有人員的檔案數(shù)字化工作的能力，滿足檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)需要，確?，F(xiàn)有人員配備不落伍；應(yīng)當(dāng)通過招賢納士，不斷為檔案數(shù)字化工作注入新鮮血液和活力，提升檔案數(shù)字化工作團(tuán)隊的整體水平；應(yīng)當(dāng)通過職能精簡，減少不必要的層級架構(gòu)和職能重疊，將專家人才引導(dǎo)至有需要的崗位，將專業(yè)工作分配給有能力的部門，實現(xiàn)效能優(yōu)化。

（二）統(tǒng)籌資金投入。檔案數(shù)字化工作涉及的人才、技術(shù)、設(shè)備、制度等一系列方面，從一開始就應(yīng)當(dāng)自覺向標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、正規(guī)化看齊，合理統(tǒng)籌配套資金。對現(xiàn)實存在的基礎(chǔ)設(shè)施不完善、專業(yè)能力不過關(guān)、技術(shù)條件不達(dá)標(biāo)等問題，綜合考量，以資金投入為杠桿，針對性的補足短板，鞏固優(yōu)勢，提升數(shù)字化建設(shè)的效率。通過更新設(shè)施設(shè)備，解決運行速度慢、分辨率低、安全性能弱等問題，確保硬件建設(shè)不缺位；通過技能培訓(xùn)升級，解決人員素質(zhì)不強，設(shè)備使用不當(dāng)，工作效率不高等問題；通過技術(shù)更新?lián)Q代，解決數(shù)字化建設(shè)過程中的信息提取、保存、使用、交換、信用、安全等一系列現(xiàn)實問題，簡化數(shù)字化建設(shè)的操作強度和難度。

（三）嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)制度。對于檔案數(shù)字化工作來說，流程是否規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)是否嚴(yán)格，直接關(guān)系數(shù)字化檔案的真實與可靠。要貫徹標(biāo)準(zhǔn)意識，從硬件性能到軟件參數(shù)再到數(shù)據(jù)整理，必須按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的動作和規(guī)范進(jìn)行操作，減少數(shù)字化檔案在采集、歸檔、移交、登記、轉(zhuǎn)換、遷移等一系列環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)失真、失范問題；要完善制度建設(shè)，細(xì)化檔案數(shù)字化工作的流程環(huán)節(jié)，將目標(biāo)、責(zé)任分解到專業(yè)的團(tuán)隊和專業(yè)的部門，將動力、壓力傳導(dǎo)到系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)，解決當(dāng)前數(shù)字化檔案建設(shè)中能人一肩挑和群龍治水的亂局，促成群策群力謀發(fā)展，握指成拳干工作的檔案數(shù)字化建設(shè)新局面。

（四）完善法規(guī)建設(shè)。法是數(shù)字化檔案安全的最終屏障，強化數(shù)字化檔案工作中的法規(guī)建設(shè)，一方面是要體現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的嚴(yán)肅性，作為憑證性文件，檔案信息表征著國家的公信力，非經(jīng)法定流程和法定部門，任何人無權(quán)進(jìn)行修改增刪，否則即為違法，從而以國家強制力的形式震懾非法，在確保數(shù)字化檔案信息安全的同事，以國家法規(guī)的形式為檔案的憑證性做背書；另一方面是要提升檔案數(shù)字化工作的公信力，檔案工作者必須嚴(yán)守法律規(guī)范，遵從依法治檔的原則，作為檔案的形成者、管理者乃至使用者，必須嚴(yán)格守法、規(guī)范用法，糾治和防范檔案工作行業(yè)內(nèi)的不法行為，讓每一份數(shù)字化檔案都能經(jīng)受的住歷史審查。

三、結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案數(shù)字化工作必將成為檔案工作不可回避的重大課題。限于技術(shù)和認(rèn)知的發(fā)展，雖然我們暫時無法解決數(shù)字化檔案徹底取代傳統(tǒng)檔案的問題，而只能通過人才、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、制度等一系列方面的工作，盡可能提升數(shù)字化檔案的真實性、歷史性和憑證性，但是我們的檔案數(shù)字化工作仍然是卓有成效的，在眾多領(lǐng)域有效且高效的發(fā)揮了檔案本身應(yīng)有的價值。