淺析信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

樊燕玲

（國網(wǎng)山西省呂梁供電公司人力資源部，山西 呂梁 033000）

一、信息化時(shí)代下檔案管理的現(xiàn)狀分析

(一)檔案管理工作的相關(guān)法律需要不斷完善

在最近幾年中，多數(shù)企業(yè)雖然已經(jīng)形成了檔案管理工作的基本規(guī)章制度，然而卻沒有形成完善的系統(tǒng)體系，并且很多工作流程都缺乏具體的規(guī)范。在檔案管理工作中，完善的法律法規(guī)制度是確保其工作開展的必然要求，因此，在新時(shí)代檔案管理工作的開展中，首先需要構(gòu)建信息化背景下的完善的規(guī)章制度。

(二)檔案管理工作規(guī)劃和設(shè)計(jì)滯后

在實(shí)際的檔案管理工作中，信息化檔案管理工作規(guī)劃比較滯后，筆者對其進(jìn)行了分析發(fā)現(xiàn)其原因主要有：首先,檔案信息資源的收集和管理應(yīng)用中，是空間分割的,在資金和權(quán)限等等限制之下，很難形成統(tǒng)一的規(guī)劃方案，另外，在檔案信息化的過程中，信息管理系統(tǒng)建設(shè)難以確定，這就難以保障信息化資源建設(shè)的有效性。

（三）檔案管理機(jī)制比較落后

在大部分的企業(yè)中，檔案管理工作缺乏有效的管理機(jī)制，并且內(nèi)容單一,在企業(yè)中缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致工作者的工資分配和實(shí)際工作量不匹配，并且工作能力和其綜合素質(zhì)不匹配，企業(yè)沒有完善的考核制度,這些都降低了檔案管理工作者的積極性，導(dǎo)致他們競爭意識缺乏，并且缺少市場服務(wù)意識,缺乏對自我的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理工作者積極性不足，缺乏工作責(zé)任感，在工作中常常更是缺乏激情和創(chuàng)新能力，從而降低了檔案管理工作的效率和水平。

(四)專業(yè)人才匱乏

從當(dāng)前來講，在我國的檔案管理工作中工作人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是在信息化的背景下對檔案管理人員的工作提出了更高的要求，在當(dāng)前，信息化檔案管理工作者不但需要具備專業(yè)的檔案管理知識，并且需要掌握先進(jìn)的技術(shù)，提高自己的綜合素養(yǎng)，這樣才能有效落實(shí)信息化時(shí)代檔案管理工作，在進(jìn)行專業(yè)人員的培養(yǎng)過程中，企業(yè)仍然需要付出很大的努力，并且加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，這樣才能在實(shí)踐中不斷提高他們的綜合素質(zhì)。

(五)檔案管理的服務(wù)觀念和方式比較傳統(tǒng)

在企業(yè)中，信息化建設(shè)面臨的另一個(gè)問題就是檔案管理服務(wù)觀念比較落后，企業(yè)的檔案管理部門仍然停留在過去對檔案管理工作的認(rèn)識上，并且采用傳統(tǒng)的管理方式，難以實(shí)現(xiàn)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效結(jié)合,在檔案管理工作開展中沒有將信息技術(shù)作為支撐，這也影響了檔案信息技術(shù)建設(shè)的進(jìn)程。

二、推動檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展的有效對策

(一)建立完善相關(guān)的規(guī)章制度

在檔案管理工作開展中，完善的規(guī)章制度是基礎(chǔ)和保障，是工作開展的重要基礎(chǔ)。因此在信息化檔案管理工作中需要建立完善的信息化檔案管理制度。立足于企業(yè)的基本情況，不斷完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并且對相關(guān)的法規(guī)和制度進(jìn)行不斷完善，保證企業(yè)的管理制度能夠符合信息化建設(shè)背景下檔案管理工作的需要，使法律法規(guī)成為確保檔案管理工作開展的基礎(chǔ)條件，從而促進(jìn)信息化答案管理工作的有效開展。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)

在企業(yè)中，加強(qiáng)檔案管理工作就必須要保障人才的建設(shè)，在開展檔案管理工作中，人才是工作的核心資源，同時(shí)是主要的行為主體，工作人員的綜合素質(zhì)也對檔案管理工作的質(zhì)量和水平有著決定性的作用。因此，需要不斷做好人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)人才培養(yǎng)的前瞻性，并且在各個(gè)部門中都形成人才創(chuàng)新的新環(huán)境，重視人才的潛能發(fā)展，從而為檔案工作有效開展提供人力保障。另外，在企業(yè)中需要建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對檔案管理工作人員的日常工作進(jìn)行考核，對于成績優(yōu)異的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能夠在內(nèi)部形成積極進(jìn)取的工作氛圍，提高員工檔案管理工作的積極性，從而從整體上提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

(三)加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)

在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作需要在時(shí)代發(fā)展的趨勢下，實(shí)現(xiàn)完善的電子檔案保管,建立一些有效的檔案管理系統(tǒng)，例如ERP系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)等等，在檔案管理工作中充分使用這些先進(jìn)的信息技術(shù)，從而構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息數(shù)據(jù)庫,做好檔案管理和保存，從而發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。

(四)提高檔案管理工作者創(chuàng)新服務(wù)意識

在實(shí)際的工作中，檔案管理工作者需要人員需要與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的創(chuàng)新意識，并且和現(xiàn)代化服務(wù)進(jìn)行有效結(jié)合，從而發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。在具體的工作中，需要檔案管理者轉(zhuǎn)變過去的管理方式，改變之前的管理方式，并且充分利用當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而能夠提高檔案管理工作的效率和水平。另外，檔案管理工作者需要具備創(chuàng)新意識，具體表現(xiàn)在在實(shí)踐中拒絕按部就班，不斷學(xué)習(xí)新型的技術(shù)和手段，將其利用到檔案管理工作的實(shí)踐中去，從而提高檔案管理工作的效率，提高其創(chuàng)新服務(wù)意識。

三、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)開展具體檔案管理工作實(shí)踐中，必須要充分認(rèn)識到工作的變化，認(rèn)識到其中存在的新問題，不斷完善企業(yè)的相關(guān)制度，并做好人才建設(shè)，不斷提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識和數(shù)字化意識，提高他們的創(chuàng)新服務(wù)能力，加快推動企業(yè)的檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的長效發(fā)展。