供排水業(yè)務(wù)檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策

杜丹

（大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

城市供排水是用于保證社會(huì)正常運(yùn)行的公共服務(wù)系統(tǒng)之一，是衡量城市現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志之一，為城市的發(fā)展提供著基礎(chǔ)性的保障。隨著我國(guó)工業(yè)化和城鎮(zhèn)化步伐的加快，城市供排水管理日益復(fù)雜，其運(yùn)營(yíng)質(zhì)量直接關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)生態(tài)文明建設(shè)。城市供排水檔案是城市供排水設(shè)施建設(shè)與管理的真實(shí)記錄，對(duì)于了解城市供排水事業(yè)發(fā)展，建設(shè)和改造城市供排水管網(wǎng)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)城市排水設(shè)施檔案的有效管理，是保障城市供排水設(shè)施正常維護(hù)和安全運(yùn)行，加強(qiáng)城市排水設(shè)施有償使用管理，促進(jìn)城市水環(huán)境改善的必要手段。但是由于管理理念陳舊、手段落后，傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互補(bǔ)與共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化對(duì)提高城市供排水管理效益具有十分重要意義。

一、傳統(tǒng)城市供排水檔案管理模式面臨巨大挑戰(zhàn)

檔案信息資源和電子文件的增長(zhǎng)對(duì)城市供排水檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案信息資源成倍增加，尤其是隨著戶表改造的推進(jìn)，終端客戶數(shù)急劇增加，客戶檔案工作量顯著加大；市政供排水管道分布于大街小巷，且隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，供排水管網(wǎng)的規(guī)模還在不斷擴(kuò)大，這都在一定程度上增加了檔案管理的難度。此外，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，越來(lái)越多地將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì)，產(chǎn)生了大量的CAD或公文性電子文件。電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。

傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸不適應(yīng)社會(huì)需求。首先表現(xiàn)在檔案利用成本高、時(shí)效性差，傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣。且因存儲(chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置，甚至浪費(fèi)。如供水企業(yè)管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時(shí)間，其修訂往往要數(shù)年時(shí)間，更新較慢，而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異，待管網(wǎng)圖檔修訂后，實(shí)際管網(wǎng)已發(fā)生了變化，造成管線資料現(xiàn)勢(shì)性較差，因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產(chǎn)的需要。其次，圖紙檔案精確度低，使用效果差。大部分管線資料采用相對(duì)法在地形圖上表現(xiàn)，一般以道路中心線、道路邊界線、道路兩旁建筑物等作為參照物。由于城市道路改擴(kuò)建、舊房拆遷等城市建設(shè)不斷進(jìn)行，導(dǎo)致原有參照物不斷消失，因此原有管道的位置也無(wú)從確認(rèn)，這給后期管道設(shè)計(jì)、施工、管理等工作帶來(lái)很多不便。甚至導(dǎo)致因錯(cuò)接漏接造成用戶停水，或因舊城改造、地質(zhì)勘探等施工引起的供排水管道爆管導(dǎo)致供排水嚴(yán)重受損等事故屢屢發(fā)生，帶來(lái)巨大的時(shí)間與金錢浪費(fèi)，并造成不可估量的不良社會(huì)影響。

二、供排水業(yè)務(wù)檔案信息化管理對(duì)策

（一）夯實(shí)信息化基礎(chǔ)建設(shè)

供排水企業(yè)要高度重視檔案信息化管理工作，加大人、財(cái)、物的支持力度，夯實(shí)檔案信息化管理物質(zhì)基礎(chǔ)，具體來(lái)說，就是要為檔案管理部門添置必備的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀，條件允許的企業(yè)，還應(yīng)建立“一站式”供排水檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)各界提供在線服務(wù)。此外，要注意檔案信息化的安全和保密，采用電子檔案信息“雙備份”，使用正版檔案管理軟件，定期做好軟件殺毒和系統(tǒng)升級(jí)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息安全。

（二）豐富檔案信息資源

供排水檔案信息資源是信息化管理的核心，離開豐富的檔案信息資源，檔案信息化就成了“無(wú)本之木、無(wú)源之水”。首先，是要利用高速掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將已經(jīng)歸檔的傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，不斷增加檔案信息化資源。其次，與OA辦公系統(tǒng)銜接，及時(shí)做好供排水電子文件資料的采集和接收，按照信息化的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好新增檔案的信息化歸檔、錄入和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。再次，利用豐富的館藏檔案信息資源，做好供排水檔案信息資源的開發(fā)和利用，在“編”的基礎(chǔ)上，研究區(qū)域城市供排水事業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，進(jìn)行二次、三次文獻(xiàn)編研，提升檔案信息資源的編研質(zhì)量，豐富館藏檔案信息資源。

（三）提升檔案人員信息素能

從目前供排水檔案從業(yè)者專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)來(lái)看，普遍存在年齡偏大、檔案專業(yè)知識(shí)薄弱的問題，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用成為廣大檔案工作者的短板。為此，供排水公司應(yīng)積極采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”的方式，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素能，尤其是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的應(yīng)用技能。一方面，通過邀請(qǐng)專家授課，以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案應(yīng)用領(lǐng)域業(yè)務(wù)專家或優(yōu)秀骨干來(lái)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)講課。另一方面，選派檔案工作者赴先進(jìn)地區(qū)或其他公司學(xué)習(xí)，開闊眼界，提升檔案信息化專業(yè)素能，為供排水檔案管理提供必要的知識(shí)儲(chǔ)備和支撐。

總結(jié)

城市供排水是城市基礎(chǔ)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保證城市正常運(yùn)行的重要公共服務(wù)系統(tǒng)，為城市可持續(xù)發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)性保障。隨著城市化、工業(yè)化進(jìn)程的加快，城市供排水管理內(nèi)容更為繁重，管理工作日益復(fù)雜。供排水檔案作為城市供排水建設(shè)和管理的真實(shí)記錄，做好供排水檔案管理，是城市供排水設(shè)施正常運(yùn)行、維護(hù)和管理的重要保障。