淺談電子考勤的優(yōu)勢(shì)及簡(jiǎn)介

朱春梅

(中國(guó)石化共享東營(yíng)分公司人力資源業(yè)務(wù)服務(wù)部薪酬計(jì)發(fā)業(yè)務(wù)部，山東 東營(yíng) 257000)

如何在電子考勤系統(tǒng)中完成考勤填報(bào)、考勤審核、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙ぷ?。人事資源共享分中心在勝利油田進(jìn)行深入調(diào)研，明確基層的考勤模式、考勤管理方式、考勤現(xiàn)狀及實(shí)際業(yè)務(wù)需求，同中原油田、河南油田、江蘇油田、江漢油田、華東石油局等油田兄弟企業(yè)的考勤主管人員共同探討油田板塊企業(yè)考勤管理上的共性及差異性，再結(jié)合煉化企業(yè)的考勤管理特點(diǎn)及要求，梳理出各個(gè)直屬企業(yè)的考勤模式、管理方式、出缺勤項(xiàng)目和特殊出勤項(xiàng)目。

一、電子考勤的建設(shè)背景

(一)企業(yè)考勤現(xiàn)狀：(1)手工維護(hù)多張考勤表；(2)考勤數(shù)據(jù)須層層匯總，層層審批；(3)考勤管理人員不方便監(jiān)控、核查考勤信息；(4)重復(fù)性工作量繁重，容易引起人為錯(cuò)誤。

(二)電子考勤平系統(tǒng)臺(tái)優(yōu)勢(shì)

1.簡(jiǎn)便：考勤錄入簡(jiǎn)便，日考勤數(shù)據(jù)可按排班自動(dòng)錄入，考勤管理員僅需修改員工的特殊考勤項(xiàng)；考勤審核簡(jiǎn)便，可隨時(shí)查看考勤結(jié)果；員工查看方便，可隨時(shí)查看考勤情況。2.靈活：可靈活搭建考勤架構(gòu)，考勤員可填報(bào)多個(gè)機(jī)構(gòu)中的不同考勤班組的考勤?？记陧?xiàng)目可根據(jù)單位實(shí)際設(shè)定，部分項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)可自行設(shè)置。3.高效：只需維護(hù)考勤明細(xì)，考勤明細(xì)高度一致；考勤結(jié)果即時(shí)匯總，無(wú)需人工計(jì)算，便于及時(shí)核對(duì)；考勤結(jié)果審核后，可一鍵傳輸。4.準(zhǔn)確：考勤結(jié)果系統(tǒng)自動(dòng)匯總，減少手工操作，減少出錯(cuò)概率；考勤結(jié)果可即時(shí)反查，即時(shí)修改。

二、電子考勤邏輯構(gòu)架

（一）平臺(tái)的系統(tǒng)構(gòu)架，考勤的基礎(chǔ)配置：

1.基礎(chǔ)支撐 統(tǒng)一授權(quán)，統(tǒng)一登錄，統(tǒng)一集成，電子考勤中的組織機(jī)構(gòu)信息直接從SAP中調(diào)取，人員登錄的信息與中石化統(tǒng)一賬戶信息一致。

2.業(yè)務(wù)功能：用戶可根據(jù)前期的配置，完成班組管理、人員排班等員工分配操作。根據(jù)權(quán)限的劃分，可完成考勤填報(bào)和考勤審核。

3.系統(tǒng)管理：企業(yè)可根據(jù)自身要求進(jìn)行機(jī)構(gòu)、人員、班次、權(quán)限、考勤類(lèi)型和考勤工資項(xiàng)的配置。

4.統(tǒng)計(jì)分析：維護(hù)考勤時(shí)，可在考勤匯總里實(shí)時(shí)看到所有考勤項(xiàng)的匯總，同時(shí)可以查看歷史考勤信息?？记谔峤幌到y(tǒng)后，可導(dǎo)出考勤公示表

（二）考勤權(quán)限的處理，人員的分工

1.考勤錄入員：基層勞資員：根據(jù)員工出勤情況維護(hù)考勤內(nèi)容，核實(shí)考勤匯總結(jié)果，確認(rèn)無(wú)誤后提交上級(jí)審核。

2.勤管理員：負(fù)責(zé)企業(yè)人員、機(jī)構(gòu)、班組的配置和日常工作中人員班組的調(diào)整。根據(jù)企業(yè)需求，可設(shè)置兩級(jí)審核；三級(jí)審核員：審核基層提交的考勤數(shù)據(jù)是否正確。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)更改。確認(rèn)無(wú)誤后，若二級(jí)需要審核時(shí)，將本單位考勤提報(bào)二級(jí)；若不需要二級(jí)審核時(shí)，可直接向HR系統(tǒng)發(fā)送考勤數(shù)據(jù)。二級(jí)審核員：審核三級(jí)單位提交的考勤數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可打回三級(jí)單位進(jìn)行更改。若數(shù)據(jù)無(wú)誤，可提交HR系統(tǒng)，完成考勤的維護(hù)。

三、電子考勤系統(tǒng)的操作指南

考勤系統(tǒng)的配置、填報(bào)、審核等操作。

（一）瀏覽器設(shè)置：使用IE9以上版本的瀏覽器；前期的兼容性視圖和歷史記錄的配置可保證人員操作時(shí)頁(yè)面格式的正確；若未完成配置，可導(dǎo)致使用者看不到操作按鈕或者界面空白等情況。

（二）系統(tǒng)配置：電子考勤初次上線時(shí)需要對(duì)所有人員完成配置，維護(hù)的順序依次為：機(jī)構(gòu)設(shè)置—班組設(shè)置—人員排班—人員管理，若未完成配置，會(huì)影響正常使用。

（三）考勤填報(bào)：考勤填報(bào)可批量操作，也可單獨(dú)維護(hù)；機(jī)構(gòu)設(shè)置中維護(hù)自動(dòng)填報(bào)時(shí)，系統(tǒng)可每日自行填報(bào)考勤，無(wú)需人工點(diǎn)擊班次出勤；點(diǎn)擊考勤匯總可顯示所有人員出勤類(lèi)型、天數(shù)；確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊提交，報(bào)上級(jí)審核。考勤狀態(tài)可隨時(shí)查看，方便企業(yè)核對(duì)該人員考勤數(shù)據(jù)處于何種狀態(tài)，有利于日常的檢查與核對(duì)。

考勤周期說(shuō)明：按照集團(tuán)要求考勤周期為月初至月末，部分考勤周期非月初至月末的單位，根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)范要求進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整。特殊出勤項(xiàng)目：大夜班、小夜班、節(jié)假日加班、休息日加班、付薪平日加班、野外出勤、艱苦地區(qū)出勤、一線工作出勤、灘海工作出勤。

（四）考勤審核、提交HR 待審核：基層單位已填報(bào)完成，提交考勤；已審核：三級(jí)審核員已審核通過(guò)基層單位考勤；被打回：被上級(jí)審核員駁回的考勤數(shù)據(jù)；未提交：基層單位尚未提交考勤。

四、推廣前景

（一）推廣狀況 目前，勝利油田應(yīng)用覆蓋率已達(dá)到80%以上，每月錄入近8萬(wàn)人的考勤，均成功用于工資計(jì)發(fā)。企業(yè)只要在考勤系統(tǒng)中錄入了考勤，就不需在SAP系統(tǒng)中再做考勤錄入及審批的操作。在勝利油田成功應(yīng)用的基礎(chǔ)上，我們也針對(duì)安工院、儀征化纖、華北石油局、河南油田等企業(yè)的考勤需求，由盈科顧問(wèn)進(jìn)行了適應(yīng)性分析對(duì)接，齊魯石化也專程到我們共享中心學(xué)習(xí)了考勤系統(tǒng)，做了深入的探討交流。

（二）應(yīng)用現(xiàn)狀

明顯縮短考勤填報(bào)周期，效率大幅提高。以前基層單位需同時(shí)填寫(xiě)多張考勤表，現(xiàn)在我們考勤系統(tǒng)一個(gè)界面即可滿足需求，手段由繁至簡(jiǎn)；各級(jí)管理員可以直接查看到每名員工的考勤情況，管控力度得到提升；企業(yè)開(kāi)通權(quán)限后，員工可在自助平臺(tái)隨時(shí)查看個(gè)人的考勤。

（三）系統(tǒng)展望

請(qǐng)銷(xiāo)假功能：集團(tuán)公司的請(qǐng)銷(xiāo)假功能已開(kāi)始調(diào)研論證，它將使考勤系統(tǒng)的功能更加完備。員工可通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)提出申請(qǐng)，管理人員可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核員工申請(qǐng)，審核通過(guò)的假期直接集成到考勤中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)出缺勤的自動(dòng)錄入。員工請(qǐng)銷(xiāo)假更加便捷，管理人員審核更加及時(shí)、監(jiān)督更加到位。將來(lái)還會(huì)發(fā)布統(tǒng)一的接口規(guī)則，規(guī)范接收外圍系統(tǒng)提供的考勤數(shù)據(jù)。實(shí)現(xiàn)與主流考勤機(jī)的數(shù)據(jù)對(duì)接；對(duì)于企業(yè)自建考勤系統(tǒng)，可直接與我們集成考勤結(jié)果數(shù)據(jù)。差旅報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中的差旅假期數(shù)據(jù)也可實(shí)現(xiàn)集成。