淺談如何發(fā)揮計(jì)生業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的服務(wù)職能

梁秋英

（周口市商水縣化河鄉(xiāng)計(jì)劃生育服務(wù)中心，河南 商水 466131）

一直以來計(jì)生業(yè)務(wù)檔案的管理都是受到條件和管理以管理體制等方面的約束，存在很多的問題，導(dǎo)致服務(wù)職能發(fā)揮不完全，也制約了相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)的管理。我國是人口眾多的國家，信息量龐大，所以科學(xué)的管理方法非常重要，應(yīng)用數(shù)字化可以快速處理工作中的問題，使計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理不斷完善適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，提高服務(wù)質(zhì)量發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)的職能。

一、計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的現(xiàn)實(shí)狀況分析

（一）計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

現(xiàn)代社會(huì)信息化全面普及應(yīng)用，計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理也在不斷提高，由于計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理都是被動(dòng)服務(wù)的，所以要想改變這樣的狀態(tài)激發(fā)其服務(wù)職能，就要轉(zhuǎn)變計(jì)生人員服務(wù)意識(shí)。隨著人口數(shù)量的不斷增加，計(jì)生檔案管理工作也越來越重，這樣的情況促使許多檔案管理人員將基礎(chǔ)性工作作為工作中心。忽略了服務(wù)行工作，因?yàn)檫@些工作無法在檔案中顯示，也無法反應(yīng)檔案管理人員的工作效果，所以不被重視導(dǎo)致檔案資源價(jià)值沒有得到充分的激發(fā)。

（二）計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范

由于計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)，限制了檔案管理的效率，影響其服務(wù)職能的發(fā)揮也影響了工作效率。數(shù)字化管理下，因檔案信息管理不完善錄入不及時(shí)，使檔案查找調(diào)用不方便快捷，檔案使用需求得不到滿足，對(duì)檔案服務(wù)滿意度低。

（三）計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理者與資源需求者沒有建立良好的溝通機(jī)制

在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)與檔案的使用者進(jìn)行溝通，這樣的方式有助于快速了解使用者的需求，根據(jù)需求提供精準(zhǔn)的服務(wù)。由于體制的原因計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理人員都?xì)w屬于衛(wèi)生和計(jì)劃生育部門的管理下，獨(dú)立性較低所以導(dǎo)致溝通較少，也受溝通形式的影響，使得計(jì)生檔案使用者和需求者與計(jì)生檔案管理人員存在很大的距離，難以深入了解滿是實(shí)際需求。

二、制約計(jì)生檔案管理數(shù)字化發(fā)揮服務(wù)職能的因素，堅(jiān)持發(fā)展計(jì)生業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理

（一）制約計(jì)生檔案管理數(shù)字化發(fā)揮服務(wù)職能的因素分析

現(xiàn)階段數(shù)字化管理模式是在原來紙質(zhì)管理上建立的，其主要的管理特點(diǎn)和模式?jīng)]有發(fā)生改變，所以原來的缺點(diǎn)也是存在的。信息的載體是管理的核心，要想根本改變是控制對(duì)象，將原則的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案管理。實(shí)際情況是很多的計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理者沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，數(shù)字化收集意識(shí)不夠，對(duì)其重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案整體流程了解不夠，導(dǎo)致對(duì)檔案經(jīng)常使用的材料不能進(jìn)行及時(shí)的處理和處理的不夠完善。

（二）堅(jiān)持發(fā)展計(jì)生業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理

管理者在進(jìn)行數(shù)字化管的過程中，為了符合數(shù)字化檔案管理的要求應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)用數(shù)字化進(jìn)行信進(jìn)行有效的監(jiān)管，使計(jì)生業(yè)務(wù)檔案發(fā)展更加便利快速。計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化能夠讓操作人員運(yùn)用更加合理且方便快捷，檔案管理和查詢快速便利，更好的發(fā)揮服務(wù)職能為檔案使用者提供更好更高效的服務(wù)。信息化數(shù)字化是現(xiàn)代管理的必然，在未來的發(fā)展進(jìn)程中數(shù)字化將會(huì)被很多領(lǐng)域所應(yīng)用，計(jì)生檔案管理也會(huì)大量的應(yīng)用數(shù)字化管理，更好的服務(wù)計(jì)劃生育工作，發(fā)揮其輔助作用。使計(jì)劃生育工作人員不僅可以快速準(zhǔn)確的查詢檔案，也可以更好的建立檔案管理制度，更方便管理計(jì)生檔案，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋下創(chuàng)建高科技的工作管理環(huán)境，并不斷發(fā)展壯大逐漸加大普及范圍，使人們對(duì)計(jì)生業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理和服務(wù)更加了解并充分發(fā)揮其服務(wù)職能。

三、發(fā)揮計(jì)生業(yè)務(wù)數(shù)字化管理服務(wù)職能的策略和方法

（一）培養(yǎng)高素質(zhì)人才

計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)決定著計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理和服務(wù)水平，計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理者要盡快適應(yīng)數(shù)字化管理的模式，隨著數(shù)字化的廣泛引用，靈活掌握使用數(shù)字化的人員應(yīng)當(dāng)給以重視，重點(diǎn)培養(yǎng)成為業(yè)務(wù)骨干，帶領(lǐng)新員工，激發(fā)其他工作人員的工作積極性。使所有的工作人員都能快速的熟練掌握理論基礎(chǔ)并熟練運(yùn)用，計(jì)生業(yè)務(wù)人員不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理制度也要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，精通計(jì)生檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)，成為技術(shù)全面業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的復(fù)合性人才。計(jì)生業(yè)務(wù)管理者也要不斷引進(jìn)新的人才來進(jìn)行管理，可以自主培養(yǎng)也可以引起人才，通過各種方式方法來提高計(jì)生檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)，為計(jì)生檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理培養(yǎng)一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，使計(jì)生檔案數(shù)字化更好的服務(wù)社會(huì)。

（二）創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)

計(jì)生檔案管理人員要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)合實(shí)際工作為計(jì)生檔案服務(wù)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，運(yùn)用新的理念和思路為計(jì)生檔案管理增添新活力，改變?cè)械膫鹘y(tǒng)思想，轉(zhuǎn)變思維方式創(chuàng)新管理和服務(wù)理念，促進(jìn)計(jì)生檔案管理發(fā)展。

（三）加大投入，強(qiáng)化計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

在數(shù)字化過程中，要運(yùn)用各類軟件完善基礎(chǔ)建設(shè)，所以要相關(guān)的機(jī)構(gòu)和管理部門加大投入力度，使計(jì)生業(yè)務(wù)檔案部門擁有先進(jìn)的設(shè)備，有利于計(jì)生業(yè)務(wù)的開展，支撐檔案管理更加科學(xué)更好發(fā)揮其服務(wù)職能提供強(qiáng)有力的保障。強(qiáng)化計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，要先強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化，然后要定期歸檔并對(duì)其進(jìn)行檢查。其次規(guī)范信息的錄入，要求信息完善準(zhǔn)確錄入，為檔案使用者查找和調(diào)用提供方便。

（四）加強(qiáng)計(jì)生業(yè)務(wù)檔案的監(jiān)控和情報(bào)監(jiān)控

數(shù)字化進(jìn)程中，不斷運(yùn)用新模式能夠有效的增強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與安全性，在信息情報(bào)管理過程中，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督詢問能有效控制更新計(jì)生信息得到最新資料。

結(jié)束語：

結(jié)合全文，就如何發(fā)揮計(jì)生檔案數(shù)字化管理進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述和分析，數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，如何將其優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，使計(jì)生檔案管理更加科學(xué)合理，更廣泛的服務(wù)于社會(huì)，是計(jì)生部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題。如何制定合理的政策和完善服務(wù)體系，使檔案管理走向更科學(xué)的發(fā)展道路，更能服務(wù)于社會(huì)，促進(jìn)我國計(jì)生檔案數(shù)字化管理發(fā)展進(jìn)程。