基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理初探

李俐虹

（重慶日報(bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)，重慶 401120）

前言：現(xiàn)代人力資源管理將人才的開發(fā)與培養(yǎng)作為根本目標(biāo)，而人事檔案是記錄人才各方面信息的主體。所以，基于現(xiàn)代人力資源管理的要求，人事檔案管理工作必須變革與創(chuàng)新，從而滿足人資管理的需求。

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系探微

人事檔案管理發(fā)的主要對象是人事檔案，其中記錄了各崗位工作人員的基本信息、健康情況、入職時間、崗位績效情況以及技能資格水平等各類信息，這些信息在人力資源管理實(shí)踐中將會成為主要的依據(jù)，基于人事檔案中所記錄的信息進(jìn)行細(xì)化與拓寬，可以獲取更多的員工信息資源，進(jìn)而為現(xiàn)代人力資源管理提供有效依據(jù)。由此可見，人事檔案是現(xiàn)代人力資源管理的重要依據(jù)。

二、現(xiàn)代人力資源管理視角下人事檔案管理分析

第一，現(xiàn)代人力資源管理視角下，人事檔案的收集機(jī)發(fā)生改變。傳統(tǒng)人事管理指導(dǎo)下，人事檔案主要包含的就是各崗位工作人員的基本信息。隨著現(xiàn)代人力資源理論的誕生與實(shí)踐，對于人事檔案信息提出了新的要求，不僅需要基礎(chǔ)信息作為基礎(chǔ)人事管理的依據(jù)，由于現(xiàn)代人力資源管理側(cè)重戰(zhàn)略性管理，立足人才開發(fā)與培養(yǎng)，所以要求人事檔案中必須包括各崗位工作人員的職業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)精神等相關(guān)方面的信息，這些信息都需要檔案管理工作人員在日常工作實(shí)踐中積極的搜集、分析與整理。為了挖掘上述隱性的信息，檔案工作者必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，明確現(xiàn)代人力資源管理的目標(biāo)與宗旨，根據(jù)單位人資管理制度以及各項(xiàng)考核制度，定期展開考核工作，在考核的過程中分析各崗位職工的工作能力、發(fā)展?jié)摿σ约奥殬I(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)等相關(guān)信息，并將其整理之后納入到人事檔案當(dāng)中。與此同時，還要將各崗位工作人員對于崗位以及單位內(nèi)部管理等方面的想法、建議、意見等納入人事檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，尤其一線工作人員對于崗位以及工作的態(tài)度更應(yīng)該重視[1]。由此可見，現(xiàn)代人力資源管理對于檔案工作人員提出了更高的要求，需要相關(guān)工作者在實(shí)踐中可以實(shí)事求是、與時俱進(jìn)，結(jié)合單位實(shí)際情況以及人力資源管理機(jī)制，在搜集檔案信息的過程中拓寬思路，注意搜集各崗位工作人員在實(shí)踐中所產(chǎn)生的隱性信息，從而為單位的管理活動以及決策提供依據(jù)，確保單位內(nèi)部形成良性的發(fā)展機(jī)制。另外，檔案工作人員在日常工作中一定要積極與各崗位工作人員溝通，了解他們的內(nèi)心想法，聆聽他們的聲音，進(jìn)而挖掘更多有價值的隱性信息。

第二，現(xiàn)代人力資源管理視域下，人事檔案的管理機(jī)制需要變革。在傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)踐中，主要針對的是各崗位工作人員的基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸檔與保管，不需要對信息進(jìn)行深入性的挖掘，檔案管理活動只是一些基礎(chǔ)性的工作。而從現(xiàn)代人力資源管理的角度出發(fā)，為了確?，F(xiàn)代人資管理機(jī)制的順利構(gòu)建與落實(shí)，檔案管理人員需要從宏觀戰(zhàn)略的角度出發(fā)，科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作的流程，制定檔案管理工作的目標(biāo)體系與運(yùn)行機(jī)制，例如如何對人事檔案進(jìn)行細(xì)化與深度挖掘等。在開展人事檔案管理工作的過程中，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行監(jiān)督管理，及時檢查檔案管理工作的目標(biāo)達(dá)成情況，同時需要對檔案工作人員實(shí)施考核，將檔案工作者的目標(biāo)達(dá)成情況與薪酬福利掛鉤，從績效考核與激勵機(jī)制的視角激活檔案工作人員的積極性，使其可以按照現(xiàn)代人資管理要求展開工作。基于此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對人事檔案分類與匯總的力度，集中針對知識成果以及技能水平提升方面“做好功課”，從而使得單位內(nèi)部的各類信息可以有次序的保存下來，促進(jìn)單位內(nèi)部各崗位工作人員知識水平的動態(tài)性提升[2]。眾所周知，在一個單位內(nèi)部人員是存在一定流動性的，所以檔案信息一定要實(shí)時更新，這就需要檔案工作人員能夠時效性的掌握個工作崗位人員的最新信息，并將其整理歸檔。為了達(dá)成這一目標(biāo)，事業(yè)單位的檔案工作人員要變被動為主動，積極主動的搜集單位內(nèi)部的人事檔案信息，并且快速的整理歸檔，提取具有價值的信息。

第三，基于現(xiàn)代人資源管理的人事檔案管理必須充分利用信息化技術(shù)，所以構(gòu)建完善的人開始檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)務(wù)之急。傳統(tǒng)的人事檔案通常為紙質(zhì)形式，紙質(zhì)人事檔案在管理、提取、查閱等過程中具有一定的難度，不僅增加了檔案管理工作的工作量以及難度，同時也不利于人事檔案利用效率的提升。為了適應(yīng)信息時代的需求，全面提高人事檔案的利用效率，事業(yè)單位應(yīng)該借著信息化時代的“東風(fēng)”，積極構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，將人事檔案電子化，全部納入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，方便各部門的查找與傳遞，從而滿足各部分工作的需求。與此同時，信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以為人事檔案的實(shí)時更新提供方便，將會極大程度的提高人事檔案的管理效率。在事業(yè)單位中，人事檔案信息管理系統(tǒng)可以利用Web的B/S模式，充分利用網(wǎng)頁瀏覽器連接到人事部門的人事檔案管理客戶端，為了確保檔案信息的安全，需要在系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置系列管理權(quán)限，區(qū)分管理人員與用戶的身份，從而便于人事檔案的查找、提取、調(diào)閱與管理，方便人事檔案信息的利用，滿足單位人才開發(fā)與人力資源規(guī)劃等方面的需求。

結(jié)語：綜上所述，人事檔案在現(xiàn)代人資源管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用，可以為現(xiàn)代人力資源管理機(jī)制的構(gòu)建與運(yùn)行提供依據(jù)。為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，人事檔案的搜集機(jī)制、管理機(jī)制以及運(yùn)行機(jī)制都要變革與創(chuàng)新。希望通過文章的闡述，可以使得事業(yè)單位檔案工作人員深刻認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，結(jié)合現(xiàn)代人力資源管理理論與要求，與時俱進(jìn)的轉(zhuǎn)變工作理念，實(shí)事求是分析當(dāng)前工作的不足，積極探索人事檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。