高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題與對策研究

張燕

（荊州理工職業(yè)學(xué)院，湖北 荊州 434000）

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）高校人事檔案管理工作人員素質(zhì)不高

從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，高校人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)還相對滯后，表現(xiàn)為人事檔案管理工作人員數(shù)量不足，部分高校并未配置足夠的檔案管理工作人員，從而影響到人事檔案管理工作的有序開展；同時(shí)檔案管理工作人員專業(yè)能力不足，常常存在兼職或者臨時(shí)委任的人事檔案管理人員，年輕的管理人員專業(yè)能力強(qiáng)但經(jīng)驗(yàn)不足，年齡偏大的管理人員雖然經(jīng)驗(yàn)豐富但新技術(shù)掌握不是非常牢固。

（二）管理模式傳統(tǒng)化

人是所在學(xué)校的人、所在單位的人、地區(qū)的人，人事檔案也是歸學(xué)校、單位、地區(qū)所有，一般情況不對外開放，這是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。高校人事檔案管理目前采用的多是這種傳統(tǒng)的模式。此種管理模式特點(diǎn)是收集相對集中、管理范圍相對較小，主要是方便本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員及時(shí)查看人事檔案，提供的是“你查閱我調(diào)取”的單一服務(wù)，優(yōu)點(diǎn)是有利于檔案的保護(hù)和保密。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動的加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的弊端也越來越明顯，利用面狹窄，準(zhǔn)入門檻過高，特別是當(dāng)檔案相對人需要查閱本人檔案時(shí)，要單位主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)層層審批，或需要專門的介紹信、函件，手續(xù)繁瑣，等待時(shí)間長，不利于檔案的利用。

（三）檔案利用率低下

人事檔案在利用上也有一定的局限性，一般只是用于工資調(diào)整、晉升、政審、財(cái)產(chǎn)繼承等工作時(shí)提供個(gè)人基本情況等材料證明，是比較低級的、簡單的利用。這種利用在挖掘教職工潛在能力、合理配置崗位人員、發(fā)揮教職工特長等方面都不能很好地發(fā)揮作用，有些單位為了保住人才、限制人才流動，將人事檔案扣留，其人事檔案不能順利遷出，直接影響今后人才的工資收入、住房的分配、出國留學(xué)訪學(xué)等，致使“棄檔”“重建檔案”等現(xiàn)象的發(fā)生，極大地限制了人才的合理流動和社會人力資源的合理分配和使用。這種封閉、被動落后又浪費(fèi)人力資源的管理模式，不適應(yīng)當(dāng)今高校發(fā)展的客觀需求，不適應(yīng)信息化的現(xiàn)代社會，不利于高校人事制度的改革，需要一種開放式的人事檔案管理模式。

（四）管理制度不完善

高校人事檔案管理工作制度還需要進(jìn)行完善，部分高校領(lǐng)導(dǎo)并未對人事檔案管理工作引起充分重視，也沒有重視相關(guān)管理制度的建設(shè)與完善。近年來高等教育普及率的逐漸提升，高校教職工和學(xué)生數(shù)量持續(xù)增加，人事檔案數(shù)據(jù)信息也越來越多，但大部分高校依舊沿用過去的檔案管理工作制度，從而導(dǎo)致管理制度和實(shí)際工作出現(xiàn)偏差，表現(xiàn)出人事檔案信息收集不規(guī)范、查閱制度不健全等問題，從而造成人事檔案數(shù)據(jù)信息的殘缺。

二、高校加強(qiáng)人事檔案管理的對策

（一）提高管理理念

高等學(xué)校的人事檔案管理是高等學(xué)校管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，高等學(xué)校的管理人員和教職工要高度重視人事檔案資源對高等學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要作用，要全力支持人事檔案管理工作，為人事檔案管理工作的正常開展和深入改革提供力所能及的幫助，形成人人重視人事檔案工作，人人支持人事檔案管理工作的良好局面。另一方面，由于社會主義市場經(jīng)濟(jì)社會人才流動頻繁，對高校人事檔案管理提出了更高的要求，要改變原來狹隘的人事檔案歸所在學(xué)校所有的管理觀念，建立人事檔案重在利用、注在服務(wù)，注重人的發(fā)展、注重服務(wù)于教職工、服務(wù)于本校的人事管理制度以及相關(guān)部門的人事管理制度的理念，變控制型管理為服務(wù)型管理。

（二）健全人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作屬于較為系統(tǒng)性和專業(yè)性的工作，具有保密性較高、涉及面較廣的特征，所以應(yīng)當(dāng)盡快促進(jìn)人事檔案管理制度的完善。目前來說大部分高校都建立了符合自身情況的檔案管理制度，但還有待進(jìn)一步完善，筆者在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作必須要積極建立完善人事檔案查閱借閱制度、人事檔案材料收集整理制度、人事檔案數(shù)據(jù)信息保密制度、人事檔案管理工作人員職責(zé)等相關(guān)制度。另外，高校不僅要制定和完善涉及到人事檔案管理工作的一系列制度，同時(shí)還必須要確保這些制度能夠最終得以貫徹落實(shí)，確保人事檔案管理工作人員能夠在實(shí)際工作中履行好自身職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，從而推動高校人事檔案管理工作的不斷發(fā)展。

（三）改善利用手段

改善利用手段，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理，要充實(shí)檔案材料，對行政管理干部和教輔人員要及時(shí)將他們的工作業(yè)績和在重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目工作中的表現(xiàn)情況和任務(wù)的完成情況、考察考核材料收集歸檔，為干部的聘用、提拔等提供必要的依據(jù)。對一般從事教學(xué)工作的教師，要將他們的重大教學(xué)成果和學(xué)術(shù)研究技術(shù)成果和成果轉(zhuǎn)化等材料收集歸檔。加快人事檔案記載和更新的速度，要與人員流轉(zhuǎn)的速度相當(dāng)，同時(shí)收集的內(nèi)容要更加適用、準(zhǔn)確、全面。增加人事檔案信用憑據(jù)功能、業(yè)績認(rèn)定功能等，加強(qiáng)高校人事檔案的效能。要積極主動地、廣泛而系統(tǒng)地做好人事檔案的編研工作，擴(kuò)大人事檔案的編研范疇，如編制一些檢索工具，方便日后查找和利用；做好學(xué)校教職工現(xiàn)狀情況、發(fā)展趨勢、統(tǒng)計(jì)信息等資料的編制，便于更好地利用和服務(wù)。

（四）加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用

為高校引入更多人才，為高校管理層提供決策幫助，這是人事檔案管理工作的重要作用，唯有進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)和利用工作，才能夠充分凸顯其價(jià)值。國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中要求，必須要進(jìn)一步創(chuàng)新和改革服務(wù)方式，多種渠道開發(fā)檔案資源，促進(jìn)檔案公共服務(wù)能力提升。高校人事檔案管理屬于高校人才資源管理的重要一環(huán)，可以為高校教學(xué)和教研工作帶來可靠穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持，確保高校內(nèi)部教職工的合理流動以及優(yōu)化配置，所以，在今天這樣一個(gè)人才競爭日益激烈的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，高校人事檔案管理人員必須要主動為人才甄別、人才挖掘和人才使用帶來第一手資料，借助于深入挖掘檔案開發(fā)與利用服務(wù)，才能夠?yàn)楦咝Ｈ耸虏块T選拔任用提供參考，確保人盡其才、才盡其用。