新時期加強醫(yī)院檔案管理工作的思考

李晗

（單縣婦幼保健院，山東 菏澤 274300）

檔案作為一種原始文獻可將歷史真實面貌再現(xiàn)，而醫(yī)院檔案可提供最真實的數(shù)據(jù)和豐富的原材料醫(yī)院，使之順利開展各項工作。所以，醫(yī)院一定要在檔案管理工作上做進一步加強，為新時期醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展提供有效支持，促進醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。

一、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）忽視了檔案管理工作的重要性

如今，大部分醫(yī)院的檔案管理工作均是一些非專業(yè)人士在負責(zé)，新形勢下，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識不牢，缺乏豐富的檔案資料管理經(jīng)驗，如此便對檔案管理工作的順利開展造成了極大的影響。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也未對檔案管理工作引起重視，對經(jīng)濟效益過于注重，因而使基層工作人員的積極性不高，減弱了他們對檔案管理工作的責(zé)任心和耐心。

（二）缺乏對檔案管理工作的創(chuàng)新意識

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極參加技能培訓(xùn)，將自身檔案管理技能水平不斷提高，但就現(xiàn)在的實際情況來說，醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)性不強，讓其在新形勢下不能將檔案管理工作中存在的問題給認識到，當(dāng)棘手問題出現(xiàn)時，不能及時解決，還有一些人故步自封，憑自身經(jīng)驗進行處理，創(chuàng)新意識不足，讓醫(yī)院檔案管理工作的順利開展受到嚴重阻礙。

（三）未擁有專業(yè)化的檔案管理手段

大多數(shù)醫(yī)院都對醫(yī)療手段的改革十分關(guān)注，在聘請專業(yè)醫(yī)務(wù)人員、購買先進醫(yī)療設(shè)備方面非常積極，但卻沒有對先進管理技術(shù)的引入引起重視，進而讓檔案管理工作較為落后，使醫(yī)院整體的發(fā)展受到阻礙。還有一些醫(yī)院試著在醫(yī)院檔案管理工作中運用現(xiàn)代化科技手段，但由于檔案管理工作人員運用技術(shù)知識不及時，使之科學(xué)性欠佳，所以既讓工作效率受到影響，也使醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展受到阻礙。

二、新時期加強醫(yī)院檔案管理工作的思考

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，提高全員的檔案管理意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理是順利開展醫(yī)院檔案工作的一項重要前提，各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需帶頭做好檔案管理工作，在醫(yī)院的重要議事日程中加入檔案管理，除了對醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)盡心發(fā)展，還應(yīng)將醫(yī)院檔案的管理工作做好，利用各種各樣的形勢，將檔案管理的內(nèi)容與重要性傳遞給醫(yī)院管理干部與檔案管理人員，促進醫(yī)院全員檔案管理意識的提高[1]。另外，醫(yī)院還需培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)知識，第一時間把先進的檔案管理理念與方法傳輸給檔案管理人員，讓其專業(yè)素質(zhì)進一步提高。

（二）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，加強制度建設(shè)

對醫(yī)院檔案管理工作的意義有一明確認識，將科學(xué)的檔案管理體系建立起來，健全檔案管理制度。成立專門的檔案管理部門，使之不再隸屬于行政辦公室，并對其職能予以明確，在職能科室與臨床科室中將檔案兼職人員及其工作職責(zé)清楚告知，形成管理體系。健全檔案管理制度的一項重要內(nèi)容就是領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，將醫(yī)院的工作特點與檔案管理的實際需要結(jié)合起來，制定科學(xué)合理且行之有效的規(guī)章制度，完善《醫(yī)院檔案管理制度》，制定具體的《醫(yī)院檔案信息管理辦法》，以免檔案管理工作出現(xiàn)無章可循，無例可循的情況。同時把相應(yīng)的考核制度制定出來，在科室責(zé)任目標(biāo)中納入檔案管理工作，根據(jù)檔案制度實施情況實施獎懲，做到有錯必糾，有功必賞，把責(zé)任落到人頭上，將制度的權(quán)威性充分體現(xiàn)出來，借助制度加強管理檔案，促進水平提高。

（三）完善檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作

檔案管理工作的范圍非常廣，不僅醫(yī)院各部門工作中的信息資料包括其中，且醫(yī)院接受治療的患者病歷也屬于其范疇。若未妥善保管這部分資料，就會影響到醫(yī)院工作的正常開展，因此檔案管理人員需將在工作中將高效的管理機制制定出來，以標(biāo)準(zhǔn)化的形式管理檔案信息。同時按照統(tǒng)一的管理模式歸類處理檔案，如此能夠在整理檔案信息的過程中將諸多不必要的麻煩省去。而為了提高管理工作效率，醫(yī)院管理層人員需對新型管理手段予以開發(fā)研究，對國外先進的管理方法展開學(xué)習(xí)借鑒。同時，醫(yī)院也應(yīng)將相應(yīng)的新型硬件設(shè)施購入，積極運用當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來簡單高效的開展檔案工作，如此不但能充分保障檔案信息，還可減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，使檔案信息管理朝著自動化和智能化的方向發(fā)展。

（四）利用信息技術(shù)，進一步提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量

所謂檔案管理信息化，即利用現(xiàn)代化計算機、網(wǎng)絡(luò)與相應(yīng)的軟件程序科學(xué)分類錄入所有庫存資料與以后發(fā)生的檔案資料，讓檔案資源共享的動態(tài)變化過程順利實現(xiàn)[2]。以往，我們并未將檔案信息資料的重要性認識到，片面的認為將醫(yī)療、護理、科研、人事、文秘、基建、財務(wù)、榮譽、聲像等隨時產(chǎn)生的各種門類與載體的檔案資料存放在檔案室就完成了任務(wù)，并未借助現(xiàn)代化計算機、網(wǎng)絡(luò)、相應(yīng)的軟件程序?qū)ζ溥M行科學(xué)的分類與錄入，實現(xiàn)資源共享。而現(xiàn)在，我們應(yīng)通過現(xiàn)代化社會對各種檔案信息進行收集整理，將局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺建立起來，并采取有效保密措施，保證到一方收集、多方享用的目標(biāo)成功達到，將傳統(tǒng)的管理理念與模式打破。

（五）加強培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作創(chuàng)新的主體是檔案管理人員，其同時扮演著組織者與實施者的角色，所以，一定要將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高[3]。第一，可把經(jīng)?；?、制度化的培訓(xùn)制度建立起來，促進檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提高。定期考核檔案管理人員，制定相應(yīng)的獎罰制度，把其工作積極性充分調(diào)動起來，以飽滿的熱情參與到檔案管理工作中，把檔案管理的創(chuàng)新性充分發(fā)揮出來。第二，檔案人員需深入一線對醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求展開調(diào)查研究，在熟悉檔案室藏后，對其予以熟練利用。

結(jié)語：總而言之，醫(yī)院進行整體規(guī)劃與管理的一項重要內(nèi)容就是醫(yī)院檔案，其對醫(yī)院建設(shè)和管理至關(guān)重要。為與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)需要相適應(yīng)，就一定要加強檔案管理，把相關(guān)措施落到實處，讓檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性得到充分保證，將完整可靠的檔案資料提供給醫(yī)院今后的發(fā)展。