成人教育學(xué)籍管理信息化研究

李佳偉

(信陽師范學(xué)院，河南 信陽 464000)

為提高國民教育水平和素質(zhì)文化教育，國家大力推行了成人高等教育，這是國家在提高全民知識(shí)文化技能水平方面的有力措施。但是由于成人教育學(xué)生層次多樣、基礎(chǔ)各異、分布區(qū)域廣泛等因素的影響，給成人教育的學(xué)籍管理帶來了諸多困難和問題。現(xiàn)階段的高校成人教育學(xué)籍管理存在了很多問題，這是由于學(xué)籍管理的工作的反復(fù)性和繁復(fù)性決定的，同時(shí)也是由于在制度和人力方面存在著缺陷，為了更好的解決這些問題，我們將全面改進(jìn)學(xué)籍管理的現(xiàn)有技術(shù)，推進(jìn)學(xué)籍管理信息化的進(jìn)程。

一、成人教育學(xué)籍管理的特點(diǎn)

學(xué)籍管理工作是對(duì)學(xué)生自入學(xué)起至畢業(yè)期間的所有學(xué)習(xí)事務(wù)的記載和管理。成人教育學(xué)籍管理工作相對(duì)于全國統(tǒng)招學(xué)生的學(xué)籍管理工作內(nèi)容更加復(fù)雜，前期統(tǒng)計(jì)內(nèi)容和形式更加多樣，主要表現(xiàn)為復(fù)雜性和變動(dòng)性兩方面。

(一)學(xué)籍管理的復(fù)雜性

成人教育招收的學(xué)生在年齡、工作崗位、學(xué)歷、地域、思想動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)等方面都存在著差異，這在對(duì)學(xué)生的信息采集方面就需要考慮諸多方面，增加了學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性。

(二)學(xué)籍管理的變動(dòng)性

成人在參加成人教育的時(shí)候多半會(huì)面臨著工作崗位升遷、工作崗位調(diào)動(dòng)和一些突發(fā)事件，這些突發(fā)事件就加大了學(xué)籍管理工作的變動(dòng)性，同時(shí)也給管理工作帶來了困難。

二、我國成人高等教育學(xué)籍管理的發(fā)展現(xiàn)狀與存在問題

學(xué)籍管理工作要具備良好的組織力、秩序性，成人教育與全國統(tǒng)招招收的學(xué)生相比，具有生源差異大、地域分布廣、文化素質(zhì)水平各異、日常管理分散、考核難達(dá)標(biāo)等特點(diǎn)，這就為成人教育的教學(xué)和教務(wù)等工作帶來了困難和問題。隨著人們對(duì)于知識(shí)和學(xué)歷的重視，人們對(duì)于成人教育投入了大量的熱情，促使成人教育不斷升溫。隨著生源的不斷增加，教學(xué)工作的不斷改進(jìn)，學(xué)籍管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)。在實(shí)踐中，成人教育面臨著以下問題：

(一)學(xué)籍管理信息化各項(xiàng)措施不完備

在高校的成人教育學(xué)籍管理方面雖然制定了一些規(guī)章制度和措施，但是在實(shí)際操作過程中總是問題先行，解決措施在后。學(xué)籍管理制度是根據(jù)各個(gè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)章、學(xué)院設(shè)置和教務(wù)系統(tǒng)而制定的，但是在整個(gè)規(guī)章制度的制定過程中，存在著長遠(yuǎn)性差、靈活度小等問題。面對(duì)成人教育生源聯(lián)絡(luò)不及時(shí)、通訊不通暢等問題重視不夠。同時(shí)，在成人教育學(xué)籍管理的工作過程中，工作不盡責(zé)、監(jiān)督不到位和職責(zé)不明確等問題也是十分突出。成人教育學(xué)籍管理工作中對(duì)信息化應(yīng)用程度低，只是簡單的停留在信息的錄入和信息備份，沒有實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息的篩選與保密。同時(shí)學(xué)籍管理信息化軟件也存在著一定的普遍適用性，沒有針對(duì)成人教育的特殊性作出特色軟件，這也為成人教育學(xué)籍管理帶來了困難。

(二)對(duì)成人學(xué)籍管理信息化不夠重視

成人教育雖然是高等院校推出的提升國民素質(zhì)教育的院系，但是在實(shí)際管理過程中，普遍存在著將成人教育學(xué)院作為創(chuàng)收的院系。在工作過程中，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于成人教育的管理不重視，對(duì)成人教育的發(fā)展不了解，對(duì)成人教育的困難不作為。在成人教育的學(xué)籍管理信息化方面更是推動(dòng)力度小，簡化學(xué)籍管理信息化工作。將學(xué)生個(gè)人資料和學(xué)習(xí)成績作為學(xué)籍管理的全部工作，錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就算是學(xué)籍管理信息化的全面實(shí)現(xiàn)。

(三)人才培養(yǎng)欠缺

成人教育學(xué)籍管理工作隨著信息化的推進(jìn)需要學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，但是少數(shù)高等院校在實(shí)際工作中并沒有把學(xué)籍管理工作培訓(xùn)當(dāng)做工作重點(diǎn)，學(xué)籍管理人員大部分是借調(diào)人員，負(fù)責(zé)學(xué)籍管理工作只是臨時(shí)安排，整體管理水平不高，對(duì)學(xué)籍管理的重點(diǎn)把握不清，對(duì)學(xué)籍管理工作的重要性更是漠不關(guān)心。同時(shí)隨著高等院校成人教育的擴(kuò)招，生源的擴(kuò)大，學(xué)籍管理工作也是越來越多，但是管理人員安排卻沒有相應(yīng)的擴(kuò)編，這就形成事多人少，大事化小，以簡化繁的工作局面。成人教育的學(xué)籍管理信息化要求學(xué)校要建立一支年輕有活力懂技術(shù)的隊(duì)伍，在員工基本技能培訓(xùn)方面要加強(qiáng)管理。

三、學(xué)籍管理信息化的實(shí)踐

學(xué)籍管理工作是包含信息篩選和采集、學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)生成績、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)審核等多項(xiàng)內(nèi)容的，從學(xué)生入學(xué)第一天開始到學(xué)生順利畢業(yè)，學(xué)籍管理工作一直在持續(xù)。學(xué)生畢業(yè)后，對(duì)于學(xué)生資料的歸檔和審核也是學(xué)籍管理工作的一部分。學(xué)籍工作內(nèi)容的多樣性和持續(xù)性要求在建立學(xué)籍管理系統(tǒng)時(shí)要因地制宜且靈活主動(dòng)。學(xué)籍管理的信息化是解決學(xué)籍管理諸多問題的關(guān)鍵舉措，加強(qiáng)電子注冊(cè)、電子審計(jì)和電子建檔等功能，減少工作量，加強(qiáng)學(xué)籍管理的真實(shí)性和有效性。

(一)嚴(yán)選初次錄入，建立數(shù)據(jù)庫

成人教育學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定要求學(xué)生在入學(xué)時(shí)要將身份證號(hào)碼、準(zhǔn)考證信息和電子檔案照片等相關(guān)內(nèi)容錄入到管理系統(tǒng)，在錄入的過程中，工作人員要認(rèn)真核對(duì)學(xué)生錄入的信息，確保采集信息的真實(shí)性和有效性。嚴(yán)格按照操作規(guī)范將學(xué)生信息準(zhǔn)確無誤的錄入系統(tǒng)內(nèi)，形成一個(gè)按照專業(yè)、班級(jí)和姓名等關(guān)鍵字組成的數(shù)據(jù)庫，為將來能夠快速準(zhǔn)確查找學(xué)生信息建立一個(gè)平臺(tái)。對(duì)學(xué)生信息的初次錄入是保證信息采集全面和正確的基礎(chǔ)，也是為后期工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

(二)重視電子注冊(cè)

電子注冊(cè)是學(xué)籍管理工作的重要組成部分也是篩選學(xué)生信息的關(guān)鍵步驟。電子注冊(cè)可以從一定程度上將不滿足學(xué)校要求的準(zhǔn)入學(xué)學(xué)生篩選出來，確保生源的合格率。同時(shí)對(duì)于已經(jīng)達(dá)到入學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生，要按照專業(yè)等條件完成注冊(cè)信息。學(xué)生電子注冊(cè)是畢業(yè)學(xué)位證書的重要依據(jù)，所以要將學(xué)籍信息管理與電子注冊(cè)學(xué)歷管理緊密結(jié)合起來，實(shí)行同步操作。

(三)健全管理制度，實(shí)行學(xué)籍動(dòng)態(tài)管理

在學(xué)生參與成人教育的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)職業(yè)升遷、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等問題，相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照章程進(jìn)行登記和信息保留并及時(shí)對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行更新與更正。對(duì)于成人教育學(xué)生的管理要做到動(dòng)態(tài)化和持續(xù)性，要定期與學(xué)生溝通，定期對(duì)學(xué)籍相關(guān)資料進(jìn)行補(bǔ)充和完備，確保電子信息的更新與完善。對(duì)于學(xué)習(xí)期間受到的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰要充分核實(shí)并嚴(yán)格按照程序進(jìn)行上報(bào)和更新。為了確保學(xué)生學(xué)籍信息安全，必須強(qiáng)化學(xué)籍管理規(guī)范意識(shí)和操作，不得隨意對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行更改和刪減。

(四)嚴(yán)把出口環(huán)節(jié)，審核學(xué)歷電子注冊(cè)信息

學(xué)歷電子注冊(cè)是學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)校根據(jù)入校時(shí)的電子注冊(cè)信息進(jìn)行的，是電子注冊(cè)信息的出口。學(xué)歷證書的重要性要求學(xué)歷電子注冊(cè)信息的真實(shí)性、有效性和可靠性。在學(xué)歷電子注冊(cè)的過程中，要求學(xué)生和管理人員認(rèn)真對(duì)待，學(xué)生要詳實(shí)的匯報(bào)最近更改的資料，管理人員要認(rèn)真核對(duì)學(xué)生信息，確保資料的完整可靠。

四、學(xué)籍管理信息化的思考

成人教育學(xué)籍管理信息化因重要的作用和服務(wù)的人群，決定了它是一個(gè)繁復(fù)、動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)工作，要想全面實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理工作的信息化、公平化和規(guī)范化，必須規(guī)章制度和平臺(tái)建設(shè)上面做好規(guī)劃。為了提高成人教育學(xué)籍管理信息化的進(jìn)程，必須轉(zhuǎn)變學(xué)校的工作理念，完備學(xué)籍管理的規(guī)章，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)化管理，加強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)。

(一)加強(qiáng)動(dòng)態(tài)化管理過程

成人教育學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性和繁復(fù)性要求工作管理人員要不斷的跟新信息，要定期與學(xué)生進(jìn)行溝通，將收集的有效信息進(jìn)行錄入和更改。成人教育學(xué)籍管理工作的瑣碎性，要求管理人員要熟悉辦公流程，把握辦公細(xì)節(jié)，細(xì)致認(rèn)真的完成整項(xiàng)工作。學(xué)籍工作不僅是對(duì)學(xué)生在校期間的記錄，更是國家對(duì)學(xué)生學(xué)歷的認(rèn)可，對(duì)于學(xué)生來說意義重大。只有在學(xué)籍管理工作中做好動(dòng)態(tài)化管理才能將學(xué)籍管理做到詳實(shí)和有效，才能將學(xué)生的各項(xiàng)信息進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的上傳和注冊(cè)。

(二)加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)

成人教育學(xué)籍管理信息化工作的完備實(shí)現(xiàn)需要信息化平臺(tái)的大力支撐。學(xué)籍管理信息化平臺(tái)為學(xué)生電子注冊(cè)和學(xué)歷注冊(cè)提供了技術(shù)支持，為學(xué)生信息的動(dòng)態(tài)完整保存提供了幫助。為了更好的管理成人教育學(xué)籍管理信息化工作學(xué)校必須加大信息化平臺(tái)建設(shè)，加強(qiáng)相關(guān)人才培養(yǎng)，共享平臺(tái)資源，實(shí)現(xiàn)信息的交換和篩選。

結(jié)語：

隨著成人教育普及和社會(huì)對(duì)學(xué)歷的重視，成人教育學(xué)籍管理工作的反復(fù)性、變動(dòng)性和動(dòng)態(tài)性應(yīng)該得到充分重視，信息化技術(shù)的運(yùn)用很好的解決了學(xué)籍管理工作的難點(diǎn)，但是學(xué)籍管理信息化的過程要嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)密，確實(shí)做到學(xué)生學(xué)籍信息的真實(shí)和有效，保證學(xué)歷證書的公平性。信息化平臺(tái)的開發(fā)、學(xué)校的重視和管理人員的培養(yǎng)為成人教育學(xué)籍管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供支撐。