榆林市城市工程建設(shè)檔案收集與管理探析

文｜陜西省榆林市城市建設(shè)檔案館 朱光艷

城市工程檔案是城市工程施工建設(shè)、管理過程中形成的，具有查閱需求和保存價值的各種載體形式的歷史記錄，具有很重要的史料價值。所以，加強城市工程建設(shè)檔案資料的管理、整編和歸檔保管，對加強工程的建設(shè)管理、運行管理和驗收具有十分重要的意義。為了加強城市工程檔案管理工作，需對其建檔工作進行詳細分析。

1 城市工程檔案特點

城市工程檔案是指產(chǎn)生于整個工程建設(shè)全過程，從項目的提出、可研、立項、設(shè)計、決策，到招投標、施工、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理，以及各個階段的驗收過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。對榆林市而言，還應(yīng)包括歷年（次）開展的城市建設(shè)普查（調(diào)查）資料。其主要特點：貫穿于工程建設(shè)程序的各個階段；涉及工程建設(shè)管理的各部門（計劃、財務(wù)、驗收、管護、運行等）和工程參建的各方面（包括工程規(guī)劃設(shè)計、施工、監(jiān)理等）；對于不同歷史階段形成的城市建設(shè)，應(yīng)通過調(diào)查研究、走訪考證等不斷完善工程檔案。

2 城市建設(shè)工程檔案管理的一般規(guī)定

在城市建設(shè)工程檔案管理中，榆林市要求：工程檔案管理工作進程與城市建設(shè)建設(shè)管理進程同步；檔案資料包括文字、圖表、錄音、照片、錄像、電子數(shù)字等多種形式的歷史紀錄，以紙張為載體的文字資料不得用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等易褪色材料書寫；檔案資料的內(nèi)容應(yīng)來源明確、真實可靠、系統(tǒng)完整、手續(xù)齊全、清潔整齊；檔案資料應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時整理、定期歸檔；檔案資料應(yīng)有專人管理，管理人員應(yīng)相對穩(wěn)定。如有人事變動，應(yīng)作好檔案的交接工作。管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的素質(zhì)和資質(zhì)，經(jīng)過必要的技術(shù)培訓(xùn)；檔案資料的完整程度、保存狀況是評優(yōu)達標的主要內(nèi)容之一。

3 城市建設(shè)工程檔案的主要內(nèi)容

凡是反映與項目建設(shè)有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件、圖片、照片、錄像和光盤等資料，都屬收集的范圍。

(1)規(guī)范性文件：技術(shù)規(guī)范，中、省、市、縣管理辦法或?qū)嵤┘殑t等。

(2)技術(shù)資料：年度下達的計劃文件、設(shè)計說明書及批復(fù)、批準的變更文件等。

(3)開工前的準備資料：招投標文件、施工合同、監(jiān)理合同、組建機構(gòu)、相關(guān)人員職責分工、相關(guān)人員須知等。

(4)施工資料：①施工企業(yè)：放線、測量記錄，各單元工程不同部位的土壤含水率、干容重自測記錄，砂漿混合比記錄，施工材料檢驗單、質(zhì)量鑒定報告、復(fù)驗單及試驗報告，質(zhì)量檢驗記錄、報告，隱蔽工程自驗記錄等，事故及缺陷處理報告等相關(guān)材料。②監(jiān)理資料：簽署開工令，施工放線檢查，基礎(chǔ)處理工程的質(zhì)量控制，放(泄)水工程的質(zhì)量控制，上料填筑的質(zhì)量控制，工程變更及處理，竣工驗收準備階段。③建設(shè)單位資料：各階段或分部工程的質(zhì)量抽檢資料，分部工程及隱蔽工程的驗收資料。

(5)竣工資料：竣工驗收申請報告、竣工報告與圖紙、審計報告、監(jiān)理報告、竣工決算、施工工作總結(jié)等。

(6)施工日志、重大事件記錄及領(lǐng)導(dǎo)檢查考察資料。

(7)移交資料：移交合同、管護合同、工程管護須知、防汛預(yù)案等。

(8)工程建設(shè)聲像資料：主要指施工過程中記錄聲像材料。

(9)科研資料：工程設(shè)計報告、勘察資料、批復(fù)文件、協(xié)議合同、研究方案、施工計劃、調(diào)查報告、圖表、照片、數(shù)據(jù)計算、施工報表等。

4 城市建設(shè)工程檔案資料的收集及要點

工程檔案資料的收集按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，由法人單位的專職人員整理而成。

4.1 規(guī)范性文件

技術(shù)規(guī)范，中、省、市、縣制定的城市建設(shè)建設(shè)管理辦法或細則。

要點：由建設(shè)單位負責搜集，應(yīng)收集整理工程建設(shè)相關(guān)的各類規(guī)章制度與管理辦法。這類規(guī)章制度與管理辦法大體可分為兩類：一是上級相關(guān)的規(guī)章制度與管理辦法，包括住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部和省市印發(fā)的城市工程建設(shè)管理制度和辦法，還有所在省市主管部門印發(fā)的相關(guān)管理制度與辦法；二是要有本縣和本單位關(guān)于工程建設(shè)管理的有關(guān)各種制度和管理辦法。如：建設(shè)單位向施工現(xiàn)場派駐壩技術(shù)員制度、財務(wù)管理制度、運行管理制度等。

4.2 技術(shù)資料

（1）年度下達的計劃文件。

要點：建設(shè)單位搜集。

（2）擴大初步設(shè)計說明書、設(shè)計批復(fù)文件。

要點：含說明書、附件、附圖、報批文件及審批文件缺一不可，要注意歸檔文件的完整性。各階段的審查意見也應(yīng)一并歸檔。設(shè)計單位提供，建設(shè)單位搜集。

（3）變更文件：屬轉(zhuǎn)址建設(shè)、工程移動、工程規(guī)模增減的變更，由建設(shè)單位提出變更申請，原設(shè)計審批單位進行技術(shù)審查審批，由原計劃下達單位批準。屬施工方式、供排水建筑物結(jié)構(gòu)型式或結(jié)構(gòu)尺寸變化的由建設(shè)單位提出申請，市級城建主管部門審查批準。屬建筑物高程、位置、長短、坡比等的變化，由施工單位提出申請，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位共同簽署意見。

要點：由建設(shè)單位負責收集。重點是變更申請和變更批復(fù)兩個文件，變更理由要充分、合理，批復(fù)時間要在施工前，防止先變更后履行報批手續(xù)。

4.3 工程基礎(chǔ)資料

（1）招投標文件

要點：包括招標實施方案報告及批復(fù)、招標公告、招標文件、開標記錄、開標資料、中標結(jié)果公示、招標修改文件、招標補遺及答疑文件及中標通知書等。由建設(shè)單位搜集。

（2）施工合同

要點：建設(shè)單位提供。

（3）監(jiān)理合同

要點：建設(shè)單位提供。

（4）組建結(jié)構(gòu)

要點：以文件形式確定的領(lǐng)導(dǎo)小組或其他形式的專門組織。由建設(shè)單位提供。

（5）相關(guān)人員職責、須知

要點：制定的規(guī)章制度，明確責、權(quán)、利。

(6)開工申請

要點：施工設(shè)計方案獲得批準； 施工圖紙通過審查； 現(xiàn)場“三通一平”到位，施工設(shè)備入場； 主要建筑材料通過檢驗； 現(xiàn)場安全防護措施完備；工程基線、標高等經(jīng)過復(fù)核；已進行質(zhì)量教育及技術(shù)交底。

（7）施工組織設(shè)計報審

要點：施工組織設(shè)計的編制。重點要說明設(shè)備、人員狀況；施工組織機構(gòu)（分幾個部）、人員分工及各部門主要職責；施工現(xiàn)場的平面布置；施工進度、勞力安全；投入的主要施工機械設(shè)備情況；各分部工程的主要施工方法、工藝要求；質(zhì)量保障體系；安全保障措施等。

4.4 施工資料

（1）施工企業(yè)放線、測量記錄

要點：包括水準點等施工定位測量和數(shù)據(jù)復(fù)核，施工放線記錄，記載工程沉降、位移等變化情況的各種監(jiān)測記錄，工程標高、位置、坡度測量記錄等，各項記錄均采用規(guī)定的測量記錄表式。由施工企業(yè)提供，建設(shè)單位整理。

（2）各單元工程不同部位的土壤含水量、干容重、泥漿濃度自測記錄

要點：用固定的表格記錄。

(3）砂漿混合比記錄

要點：按照砂漿砌筑標號要求，做好配比記錄。

(4）建筑材料質(zhì)量證明、鑒定憑證、復(fù)驗單及試驗報告

要點：水泥、鋼筋、混凝土管等主要材料廠家出具的相關(guān)質(zhì)量證明。

(5）設(shè)計方案、技術(shù)要點、圖紙會審等

要點：工程設(shè)計、建設(shè)方案、圖紙等，是施工單位組織施工建設(shè)的技術(shù)依據(jù)，也是施工監(jiān)理控制、建設(shè)單位施工檢查、建設(shè)主管部門核查督查的重要技術(shù)依據(jù)，應(yīng)完整、真實反映設(shè)計意圖和完善情況。工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要等文件材料，須有設(shè)計單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位確認公章或會審紀要文件相印證。

(6）干砌石、漿砌石、混凝土預(yù)制及安裝、預(yù)制管安裝、現(xiàn)澆混凝土等各單元工程質(zhì)量檢驗記錄、申請表

要點：單元工程是工程質(zhì)量檢驗的基本單元，由施工單位要進行質(zhì)量檢驗，監(jiān)理單位要進行抽查，經(jīng)抽查合格的單元工程方可認定為合格單元工程。只有每個單元工程的質(zhì)量檢驗合格， 方可進行下一道工序。

施工單位的專職質(zhì)檢人員對已完成的單元工程施工質(zhì)量按有關(guān)標準進行自驗，填寫單元工程質(zhì)量評定表（見表，質(zhì)量標準詳見附錄二：城市建設(shè)單元工程質(zhì)量評定標準），質(zhì)量責任人履行相應(yīng)簽認手續(xù)后，向監(jiān)理單位申請驗收。

施工單位應(yīng)提供從單元工程到單位工程的一系列工程質(zhì)量評定表、報驗表、工程驗收表等，它可以記載和反映工程建設(shè)各階段的質(zhì)量情況與相關(guān)單位的評定認定結(jié)果，是檔案收集整理的重點。為此必須明確城市建設(shè)工程質(zhì)量評定的項目劃分。

(7）隱蔽工程自驗記錄等

要點：密蔽試驗的辦法、效果等。自檢填寫下表，報驗表同SG6。

(8）基礎(chǔ)開挖與處理等分部工程報驗申請

要點：自檢、申請報驗表格同單元工程。

（9）事故及缺陷處理報告等相關(guān)材料

要點：應(yīng)包括事故或缺陷發(fā)生或發(fā)現(xiàn)時間、部位和狀況的定量描述，必要時應(yīng)附圖說明，事故或缺陷的分析與處理結(jié)果等。

（10）監(jiān)理通知

要點：監(jiān)理工作聯(lián)系單。

5 檔案資料整理造冊與管理責任分工

為能如實反映工程建設(shè)過程的真實情況，形成詳實、準確、規(guī)范的歸檔資料，使資料整理規(guī)范化、標準化、制度化，結(jié)合城市建設(shè)的實際， 將歸檔資料劃分為7冊。其管理責任主體為三類：

（1）責任主體

項目法人對城市建設(shè)工程檔案工作負總責。須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。項目法人應(yīng)設(shè)立檔案室，落實專職檔案人員或配備相應(yīng)人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責。

（2）參建單位的責任

勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時提交項目法人。項目法人應(yīng)認真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機構(gòu)檔案館的移交工作。

（3）參與者的責任

工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

6 結(jié)語

城市建設(shè)工程檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分，貫穿于項目建議、可行性研究、設(shè)計、工程招投標、施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理、竣工驗收、運行等工程建設(shè)的全過程，對于工程的建設(shè)、管理、維護、改造、驗收具有不可替代的作用。通過分析論述城市建設(shè)工程檔案的特點與收集內(nèi)容、注意要點，為加強城市工程檔案資料的管理、整編和歸檔保管提供了借鑒和參考，對加強工程的建設(shè)管理、運行管理具有十分重要的意義。