新形勢下事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的問題及解決措施

李宏麗

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣民政局，河北 承德 068450）

就目前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況來說，工作中還存在著一些問題，這些問題對檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響，因此，事業(yè)檔案管理的工作人員要及時對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行全方位地分析和了解，進(jìn)而總結(jié)有效的改變措施，提高工作質(zhì)量和工作效率。新形勢下，要進(jìn)一步對事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展提出更有建設(shè)性的建議，希望能對事業(yè)單位檔案管理工作有所幫助。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）對事業(yè)單位檔案管理不夠重視，制度不夠健全

合理的管理制度對于事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要，所以從某種意義上說，事業(yè)單位檔案管理的工作效率高低，很大程度上取決于管理制度是否合理有效。但現(xiàn)今，很多事業(yè)單位檔案管理工作仍然缺乏有效的管理制度，從而導(dǎo)致在日常的工作管理中問題頻發(fā)，管理制度未能起到應(yīng)有的作用，使得管理工作效率低下。同時，部分事業(yè)單位的管理制度流于形式，并沒有將其與日常管理工作相結(jié)合，致使檔案工作人員對管理制度一知半解，很多管理工作要點(diǎn)沒能落到實(shí)處。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力不足

目前保障檔案信息的有效性越來越重要，但是，在部分事業(yè)單位中，檔案管理人員檔案信息更新處理不及時，致使現(xiàn)有的檔案信息內(nèi)容過時，無法為事業(yè)單位日常工作提供有效的參考。而造成這一現(xiàn)象的主要原因是部分事業(yè)單位工作人員能力不足，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案工作，需要信息化、數(shù)字化管理模式進(jìn)行管理，而這些能力都是很多管理人員不具備的。

（三）事業(yè)單位的管理經(jīng)費(fèi)短缺，人力資源短缺

目前，部分事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)短缺，致使單位檔案管理人員數(shù)量不足，有時甚至?xí)霈F(xiàn)一人兼任好幾個崗位的情況，從而導(dǎo)致工作效率低下，不利于檔案管理工作的開展。并且，由于相應(yīng)經(jīng)費(fèi)的不足，檔案管理設(shè)備也存在很多問題，例如部分檔案堆放在地上、辦公桌上，容易導(dǎo)致檔案的丟失和泄密。與此同時，事業(yè)單位面臨著工作人員年齡斷檔的問題，很多管理崗位的年齡偏高，無法適應(yīng)信息化管理工作，很多剛參加工作的年輕人往往身兼數(shù)職缺少經(jīng)驗(yàn)，無法全面完成檔案管理工作。

二、新形勢下事業(yè)檔案管理的解決措施

（一）健全檔案管理工作制度

為了提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率，應(yīng)對管理工作制度中不合時宜的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，以確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。首先，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行改革健全，使其更加適合如今社會發(fā)展的需求，從而發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。其次，在日常工作中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的執(zhí)行管理工作制度，使每一個工作人員都能夠按照管理制度去開展工作，提高工作效率和主觀積極性。最后，單位應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，不斷地對管理制度進(jìn)行完善，做到與時俱進(jìn)，并定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷的提升其個人能力，端正其工作態(tài)度，從而推動檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（二）及時更新檔案信息，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力

在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的有效性，及時對檔案信息進(jìn)行更新，對老舊的信息資料進(jìn)行歸納整理，對剛收集的信息進(jìn)行分類，及時更新，確保檔案信息管理工作能夠與時俱進(jìn)。另一方面，單位應(yīng)定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，將數(shù)字化管理技術(shù)融入到檔案管理中，強(qiáng)化檔案管理大數(shù)據(jù)應(yīng)用培訓(xùn)。確保檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)得到有效提高，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（三）創(chuàng)新檔案管理的方式，加大人才引入培養(yǎng)

為保障事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，對檔案管理方式進(jìn)行完善和創(chuàng)新十分重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)摒棄以往的工作管理方式，合理運(yùn)用電子信息化，使管理工作更加方便快捷，從而降低檔案管理工作的工作量，提升檔案管理的工作效率。與此同時積極引入檔案管理人才，加大數(shù)字化、信息化管理力度，做到人才的培養(yǎng)與引入并舉，加強(qiáng)管理人才供應(yīng)。

總結(jié)

綜上，作為檔案管理工作人員，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上采取有效的改善措施，以確保檔案管理能夠發(fā)揮重要作用。在新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作要改變傳統(tǒng)的管理模式，克服傳統(tǒng)檔案管理存在的弊病，積極培育專業(yè)人才，有效改善管理制度，創(chuàng)新管理的手段和方式，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。