新形勢(shì)下提升機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案價(jià)值的思考

李敏

（江蘇省鹽城市鹽都區(qū)委老干部局，江蘇 鹽城 224001）

檔案就是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，可以說檔案是直接形成的歷史記錄。而“檔案管理工作”就是對(duì)比較重要的檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用。而在當(dāng)今新形勢(shì)下，人們對(duì)檔案的依賴愈發(fā)嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案管理工作也越來越重要。而相對(duì)時(shí)代落后的檔案管理工作的方式與理念無法與當(dāng)今形勢(shì)相契合，難以滿足人們對(duì)檔案的日常需求。所以，提升機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案的價(jià)值是勢(shì)在必行的。

一、檔案管理工作的意義

（一）檔案管理是行政管理工作的一部分，大到國(guó)家、小到企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度的制定都有“檔案”的影子。況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進(jìn)行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

（二）檔案是詳細(xì)真實(shí)的歷史數(shù)據(jù)。檔案的這種性質(zhì)使得它可以為所有機(jī)構(gòu)的管理提供各種依據(jù)。其次，各種機(jī)構(gòu)中各種項(xiàng)目的檔案管理會(huì)促進(jìn)整個(gè)機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)，最終不斷提升各種項(xiàng)目的盈利和管理。其次，檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄著相關(guān)機(jī)構(gòu)中的何人在何時(shí)、何地進(jìn)行了何種活動(dòng)，可使機(jī)構(gòu)中人員的責(zé)任更加明確。

（三）檔案是所屬機(jī)構(gòu)文化的重要組成部分，它是發(fā)展歷程的見證者，也是精神文化與價(jià)值觀的具體體現(xiàn)，因此它在所屬機(jī)構(gòu)文化中有著無可取代的作用。其次，這也說明檔案是一種教育資源，它可以用作對(duì)員工培訓(xùn)時(shí)的參考資料，因?yàn)檎鎸?shí)的歷史案例更加具有說服力、更能讓人信服。

二、檔案管理工作中存在的問題及相應(yīng)的解決對(duì)策

（一）檔案管理工作的方式有待創(chuàng)新

新形勢(shì)下的檔案管理工作較之以往更加具有專業(yè)性和程序性，所以檔案管理工作的方式需要?jiǎng)?chuàng)新。現(xiàn)代的檔案管理工作可分為檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)。檔案實(shí)體管理指的是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等一系列的過程；而檔案信息開發(fā)又分為信息加工和信息輸出兩部分，信息加工指的是對(duì)檔案進(jìn)行目錄編制、文獻(xiàn)匯編的編輯和參考資料的撰寫，信息輸出指的就是對(duì)社會(huì)提供服務(wù)的過程，人們可以通過種種方式對(duì)檔案進(jìn)行閱覽、復(fù)制、查詢等多項(xiàng)活動(dòng)。所以說現(xiàn)代的檔案管理工作是一個(gè)龐雜的系統(tǒng)，但是工作者往往因?yàn)闆]有及時(shí)學(xué)習(xí)以及采用新型的管理手段，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)很多問題。尤其是在電子檔案管理工作中，達(dá)不到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的管理手段無法確保電子檔案的信息安全，也無法合理的對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理。

（二）相關(guān)單位需要予以重視

在當(dāng)今時(shí)代，相關(guān)事務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)輕視檔案管理工作已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，往往只在需要安排工作的時(shí)候找一些非專業(yè)的人去從事這項(xiàng)工作，這種兼職人員往往由于不懂其中的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案實(shí)體管理時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，嚴(yán)重威脅著檔案管理工作的質(zhì)量。例如，將檔案混裝、對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修正時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤等等，嚴(yán)重影響到檔案的詳細(xì)真實(shí)性與連續(xù)完整性。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，也使單位內(nèi)的各個(gè)部門存在著敷衍了事的心理，不積極的配合檔案管理工作，從而無法使檔案管理工作正常的、有序的運(yùn)行。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分將檔案管理工作重視起來，充分利用專業(yè)的從事檔案管理工作的人員，既能使檔案管理工作正常運(yùn)行，也可以留住人才。

（三）提高檔案管理工作者的素質(zhì)

不得不說現(xiàn)在的社會(huì)是一個(gè)利益至上、缺乏誠(chéng)信的社會(huì)，然而檔案管理工作者接觸的一般都是單位內(nèi)的機(jī)密，例如，機(jī)構(gòu)之間的往來信息、機(jī)構(gòu)的管理項(xiàng)目、甚至是一些科研成果等等，如果他們因?yàn)樽陨砝娑`取其中檔案，使單位內(nèi)的機(jī)密泄露，小到機(jī)關(guān)單位的發(fā)展史、個(gè)人資料，大到機(jī)關(guān)單位中的機(jī)密。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)注重培養(yǎng)相關(guān)員工專業(yè)能力的同時(shí)，也要注重他們的道德素質(zhì)。以減少可以威脅到檔案信息安全的一切因素。

三、結(jié)束語

在新時(shí)代新形勢(shì)下，檔案管理工作是非常重要的。我們不能將傳統(tǒng)的檔案管理工作理念代入到當(dāng)今飛速發(fā)展的時(shí)代里。以傳統(tǒng)的方式為基本依據(jù)，快速的建立健全相關(guān)制度，使檔案管理工作的運(yùn)行更高效、更符合當(dāng)今時(shí)代。讓檔案管理工作更好的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人名。希望本文有助于單位內(nèi)的檔案管理工作。