關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的若干思考

王琛

（德州市市政設(shè)施服務(wù)中心，山東 德州 253000）

檔案管理水平的發(fā)展與科技進(jìn)步是分不開的。它是以社會需求為指導(dǎo)，以科技進(jìn)步為動力的發(fā)展歷程，以手工管理為重點，解決過程中的實際問題。因此，檔案管理的現(xiàn)代化也是一個相對的概念，是建立在社會環(huán)境和科技水平基礎(chǔ)上的。加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，不僅是提高檔案服務(wù)水平的主要途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要體現(xiàn)。

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理的現(xiàn)代化主要指管理現(xiàn)代化，管理現(xiàn)代化即管理人才知識現(xiàn)代化和管理方法的現(xiàn)代化。它不僅包括軟硬件建設(shè)的具體內(nèi)容，還包括與社會發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃?，F(xiàn)代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)置和人員配置中。而現(xiàn)代化文件管理加強了各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過系統(tǒng)協(xié)調(diào)實現(xiàn)共同目標(biāo)；其次，檔案現(xiàn)代化代表了數(shù)字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數(shù)學(xué)模型進(jìn)行定量分析；最后，在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調(diào)管理者的主觀能動性，提高應(yīng)對復(fù)雜情況的能力。

二、檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題及對策

（一）貫徹實用原則問題

實用，就是從本單位、本單位的實際需要出發(fā)，選擇那些應(yīng)用計算機后確實能夠獲得比手工勞動優(yōu)越實效的項目。離開實用原則，就會使計算機的應(yīng)用變?yōu)橐环N裝飾門面的累贅。有些單位檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計算機檢索科技檔案目錄系統(tǒng)。升級之后計算機便被閑置起來，造成極大的浪費。要從實際需要出發(fā)，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應(yīng)用系統(tǒng)研制成功，就要及時投入使用，不應(yīng)閑置。

（二）軟件開發(fā)應(yīng)用問題

目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復(fù)，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術(shù)經(jīng)驗。應(yīng)當(dāng)注重借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各企業(yè)相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。

（三）計算機應(yīng)用兩種知識的結(jié)合問題

在應(yīng)用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術(shù)人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)有著科學(xué)的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計與應(yīng)用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應(yīng)用范圍，更需要兩種知識的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務(wù)人員的主動進(jìn)取精神。

（四）檔案管理現(xiàn)代化對檔案工作人員的要求

1.增強現(xiàn)代化意識。增強現(xiàn)代化意識，就是在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，與社會進(jìn)步相適應(yīng)。在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗，大膽探索和改革，全面推進(jìn)科學(xué)管理，形成和強化現(xiàn)代化管理意識。

2.調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，掌握多種技能。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員相應(yīng)的調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，形成一支有較高的知識化和專業(yè)化水平的隊伍。建造多元化知識結(jié)構(gòu)，全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識和管理科學(xué)知識，尤其是電子計算機、光學(xué)等學(xué)科知識，訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工作人員的素質(zhì)，適用現(xiàn)代化的需要。

3.開展計算機普及教育。鑒于信息時代檔案管理與計算機應(yīng)用的不可分割的關(guān)系，檔案部門內(nèi)部工作人員都會與計算機發(fā)生不同程度的聯(lián)系，因此，在檔案工作人員中普及計算機知識顯得尤為重要。通過有針對性和實用性的計算機知識普及教育，較好的促進(jìn)檔案工作人員工作能力和業(yè)務(wù)水平的提高。

三、實行檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）大幅提高檔案管理的工作效率

在現(xiàn)代化的幫助下，檔案資源以信息和數(shù)據(jù)的形式存在，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等，實現(xiàn)了信息資源的多次利用。此外，由于計算機等現(xiàn)代設(shè)備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。

（二）信息資源的開發(fā)利用更為順暢

文件管理的對象是信息資源，通過開發(fā)和利用信息資源，實現(xiàn)自身價值。通過現(xiàn)代手段，信息資源的存在已經(jīng)從傳統(tǒng)的文字和圖表轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，實現(xiàn)了內(nèi)容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發(fā)和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。

（三）顯著提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

文件管理的最終目標(biāo)是為各行各業(yè)提供信息資源，現(xiàn)代化為實現(xiàn)這一目標(biāo)提供了極大的便利。比如：現(xiàn)代化建設(shè)下的文件管理是以數(shù)據(jù)庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調(diào)用和引用數(shù)據(jù)，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發(fā)。

結(jié)束語：

當(dāng)今時代，計算機技術(shù)發(fā)展日新月異，對傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術(shù)、大容量信息存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化不斷取得進(jìn)展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

隨著我國檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，通過借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗和進(jìn)步成果，取人之長，補己之短，抓住計算機技術(shù)革命帶來的良好機遇，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，運用現(xiàn)代科學(xué)管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。