大數(shù)據(jù)時代檔案電子管理探索

石荷荷

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司四礦，河南 平頂山 467000）

隨著我國當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)及信息技術(shù)日益更新，城市化進(jìn)程也在不斷的加快，對檔案管理要求也越來越嚴(yán)格，為了適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，我們應(yīng)該實現(xiàn)檔案的電子管理，提升檔案管理的工作效率。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案電子管理的挑戰(zhàn)

安全與隱私。在互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)電子技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中，這使得檔案數(shù)據(jù)的隱私與安全成為檔案電子管理的重要問題。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)安全問題很多，并且一旦網(wǎng)絡(luò)安全問題爆發(fā)，就會造成重要的檔案數(shù)據(jù)的泄露，必將會給用戶帶來一定的損失。雖然目前網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保護(hù)作用，但是大數(shù)據(jù)在檔案管理工作的過程中不可能對所有的檔案起到保障，所以如何保障大數(shù)據(jù)時代下的檔案安全，實現(xiàn)檔案電子管理，是當(dāng)前社會人員的一大挑戰(zhàn)。

人才缺乏。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是當(dāng)前時代發(fā)展的需要，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在明顯的區(qū)別，要求檔案管理者具備一定的信息化管理能力，這必然會給檔案管理工作者帶來一定的挑戰(zhàn)。為解決檔案電子管理過程中的人才問題，一方面需要引進(jìn)新型的高技術(shù)人員，另一方面需要對現(xiàn)有崗位職員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，提高現(xiàn)有職員的能力，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案電子管理。

檔案數(shù)據(jù)的分析能力不足。當(dāng)前，檔案部門的工作重心是接受和保管檔案，雖然近些年來不斷的強(qiáng)調(diào)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，但是在檔案數(shù)據(jù)的分析和處理上明顯的能力不足，這促使大量檔案資源的價值無方法體現(xiàn)。因此，檔案部門應(yīng)該利用當(dāng)前的高效的數(shù)據(jù)信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分析。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案電子管理的機(jī)遇

提供大量的數(shù)據(jù)信息。在大數(shù)據(jù)時代，檔案涉及大量的數(shù)據(jù)信息，檔案工作人員每天都需要面對大量的數(shù)據(jù)。檔案種類眾多繁雜，而且信息量巨大，單純的依靠存取來滿足當(dāng)今社會時代發(fā)展的需要，已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展，為了加大信息的存儲容量，已經(jīng)從GB升級到TB，能有效解決目前檔案數(shù)據(jù)存儲發(fā)展的需求，當(dāng)然大時代下的存儲容量技術(shù)還在繼續(xù)發(fā)展，未來存儲容量必將能夠滿足大時代下檔案電子管理的需求。

完善檔案管理系統(tǒng)。檔案電子信息化管理的應(yīng)用是時代發(fā)展的需要，社會上各個行業(yè)中都相應(yīng)的建立檔案管理系統(tǒng)，檔案電子管理系統(tǒng)的使用方便了檔案管理人員，既提高工作效率，又促進(jìn)檔案信息的透明，讓檔案電子管理工作更加的輕便。在現(xiàn)下時代科技日益進(jìn)步，我們還應(yīng)繼續(xù)完善檔案電子管理系統(tǒng)，加快信息的處理速度。

提高檔案管理的效率。在當(dāng)前信息時代快速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為這個時代的主體，大數(shù)據(jù)的使用必將有效提高檔案管理人員的工作效率，為各大企業(yè)甚至檔案部門節(jié)省管理資本，將資金或者人員安放到企業(yè)或者其他部門更需要人力的崗位、項目上。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案電子管理的方式

轉(zhuǎn)變檔案數(shù)據(jù)收集方式。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，改變了檔案數(shù)據(jù)原有的收集方式。首先，檔案電子管理必須要發(fā)揮其信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，同時加大結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力。當(dāng)前主要的任務(wù)是發(fā)揮計算的功能，提高檔案數(shù)據(jù)收集的效率。其次，面對大量的信息資源，需要不斷的加大各種零散的、碎片化的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理，然后再次基礎(chǔ)之上建立起關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，既實現(xiàn)信息共享，也要實現(xiàn)對各種郵件、圖片、網(wǎng)頁等的非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的收集能力。因此，實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集方式的多樣化，是比較符合當(dāng)前社會大時代的背景。

完善檔案服務(wù)智能功能。完善檔案服務(wù)智能功能是為了提高檔案工作者的工作效率。其一，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的被動化的服務(wù)模式，該被動為主動的服務(wù)思想，這樣全方位提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，同時充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價值。其二，利用大時代下的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，以適應(yīng)當(dāng)前用戶對檔案數(shù)據(jù)庫智能化的需求。

檔案電子管理人員要實現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面提升以及服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量的提升。檔案電子管理人員在工作崗位上需要具備優(yōu)良的工作作風(fēng)，同時需要發(fā)揮自身的功用，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。同時，檔案電子管理工作人員需要緊緊跟上時代的步伐，全面創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案的管理模式，并且在大時代的背景之下，實現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展。創(chuàng)新精神是檔案電子管理人員不可或缺的，在創(chuàng)新的作用下有利于解決檔案電子管理的問題，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案電子管理的及時性和準(zhǔn)確性。另一方面，不斷加強(qiáng)檔案電子管理人員的服務(wù)意識，對相關(guān)人員的服務(wù)理念進(jìn)行全面的改進(jìn)與革新，實現(xiàn)服務(wù)思路與相關(guān)領(lǐng)域的拓展，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，并對收集的信息給與反饋并及時進(jìn)行分析、處理，實現(xiàn)檔案工作的有效創(chuàng)新。

結(jié)語

在大時代的背景下，科技快速發(fā)展，為實現(xiàn)檔案電子管理提供了可能，另一方面社會的快速發(fā)展迫切需要實現(xiàn)檔案電子管理，因此案電子管理不得不面臨挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案管理眾所周知異常繁瑣，但是其重要的地位是無法忽視的，各種重要的信息都要將其進(jìn)行妥善的保存，并且還得隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，進(jìn)行不斷的更新和存儲，以便發(fā)揮其應(yīng)有的價值。根據(jù)當(dāng)前我國的檔案管理的情況來看，在檔案管理的過程中存在一定的問題，這需要根據(jù)實際問題提出有效的解決辦法，為檔案電子管理提供保障。檔案電子管理應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案數(shù)據(jù)收集方式、完善檔案服務(wù)智能功能，同時檔案電子管理人員要實現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面提升以及服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量的提升，這樣才能實現(xiàn)檔案電子管理工作的發(fā)展，為我國當(dāng)前檔案電子管理工作的高速發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。