檔案管理業(yè)務(wù)工作格式化的重要性研究

石荷荷

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司四礦，河南 平頂山 467000）

一、加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)工作格式化的重要性

（一）實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)資源整合

在新的歷史背景之下以及現(xiàn)代化的檔案管理工作過程當(dāng)中，為了實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化以及規(guī)范化，需要適應(yīng)時代發(fā)展的需求，滿足用戶的信息資源共享，這就需要在檔案管理工作的科學(xué)化以及規(guī)范過程當(dāng)中，不僅僅建立有效的管理制度，同時針對于檔案管理工作業(yè)務(wù)的格式化進(jìn)行有效的規(guī)范，才能夠?qū)崿F(xiàn)對于創(chuàng)新檔案管理工作業(yè)務(wù)管理過程當(dāng)中的工作思路和工作方法，從而實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)工作的先進(jìn)性。在檔案管理的過程當(dāng)中，建立信息化的檔案資源整合以及檔案資源業(yè)務(wù)之間的管理體系，就需要針對于檔案管理工作進(jìn)行和建立格式化的檔案管理理念，對于一些數(shù)據(jù)進(jìn)行集合、分析和整理等一系列的操作，建立規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式，才能夠滿足現(xiàn)代化檔案的需求，在相關(guān)部門檔案管理的溝通過程當(dāng)中，能夠有效的利用資源信息以及檔案管理的高速整合化，實現(xiàn)提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

（二）有效的實現(xiàn)信息之間的資源共享

提高檔案管理水平確保各類檔案收集齊全、歸檔完整、整理規(guī)范，需要不斷提高檔案管理的水平?，F(xiàn)代化的發(fā)展以及生產(chǎn)力的提高，使得人們在大數(shù)據(jù)時代之下可以運用多媒體以及網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)方式建立相關(guān)的檔案管理體系，而針對于檔案管理復(fù)雜化以及難存儲的特點，需要針對于每一個檔案進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)資源進(jìn)行整合，才能夠?qū)崿F(xiàn)集群性質(zhì)的檔案資源數(shù)據(jù)之間的整理。通過一種標(biāo)準(zhǔn)化和格式化的數(shù)據(jù)資源整合可以實現(xiàn)信息之間的互通有無以及資源共享，這對于實現(xiàn)和查閱檔案的信息具有積極的促進(jìn)作用。比如可以在檔案硬件設(shè)施上配備大型檔案柜、計算機(jī)等專用設(shè)備，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。

3.建立格式化的檔案管理業(yè)務(wù)可以滿足用戶需求

檔案管理是進(jìn)行信息統(tǒng)計以及管理工作的重要組成部分，為此需要把檔案管理業(yè)務(wù)工作的格式化擺上重要位置，對檔案管理進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，統(tǒng)一了思想，提高了認(rèn)識，確定了檔案工作前提是耐心、重點是規(guī)范、關(guān)鍵是日常的“三是”工作理念。建立檔案管理工作業(yè)務(wù)需要在標(biāo)準(zhǔn)化以及格式化的前提之下實現(xiàn)，對于信息資源的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)以及管理工作之間的信息流通共享，才能夠搭建檔案資源的交流平臺。在這樣的一個管理理念以及管理方式之下，可以滿足用戶之間的需求以及信息交流和溝通，能夠在社會化發(fā)展過程之下，促進(jìn)檔案管理的資源共享實現(xiàn)檔案管理工作業(yè)務(wù)的信息資源的不斷升級。

二、實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)工作格式化的措施

（一）提升服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)檔案格式化的培訓(xùn)

在目前的檔案管理業(yè)務(wù)工作格式化的管理工作過程當(dāng)中，由于部分答案管理工作人員缺乏一定的理論基礎(chǔ)以及實踐經(jīng)驗，從而使得檔案管理員人才隊伍的建設(shè)受到了阻礙。在大數(shù)據(jù)的資源以及開放的共享之下，為了實現(xiàn)檔案管理以及信息資源的質(zhì)量，需要在現(xiàn)代化的管理資源過程當(dāng)中加強(qiáng)和培訓(xùn)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，尤其是針對于一些格式化的要求、格式化的標(biāo)準(zhǔn)以及格式化的內(nèi)容進(jìn)行有效的培訓(xùn)，才能夠在發(fā)現(xiàn)以及解決問題的過程當(dāng)中實現(xiàn)格式化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。從而能夠構(gòu)建檔案資源以及業(yè)務(wù)集成化的管理方式，在現(xiàn)實生活過程當(dāng)中能夠更好的去分析檔案的資源信息以及解決檔案過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題。

（二）加強(qiáng)對檔案管理工作業(yè)務(wù)格式化的重要性的認(rèn)識

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作在社會生活過程當(dāng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，因此檔案管理工作需要加強(qiáng)對于檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要認(rèn)識，從格式化的標(biāo)準(zhǔn)以及原則上能夠加強(qiáng)對于檔案管理工作業(yè)務(wù)的投入，高度重視檔案管理工作過程當(dāng)中的重要性，才能夠使得在檔案管理工作過程當(dāng)中實現(xiàn)全方位的檔案管理方式。這就需要定期的加強(qiáng)對于檔案管理工作人員理論與知識上的提高，通過一些先進(jìn)的管理理念以及管理方式，使得檔案管理工作人員在學(xué)習(xí)的過程當(dāng)中具有新的思路和新的方式，才能夠達(dá)到檔案管理工作業(yè)務(wù)格式化要求的目的，建立和發(fā)展檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)。

（三）建立現(xiàn)代化的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

在現(xiàn)代化的發(fā)展過程當(dāng)中，原有的檔案資料通過一定的計算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，因此在信息檢索的過程當(dāng)中，不僅僅可以提高檔案管理的速度以及準(zhǔn)確率，同時也能夠使得檔案管理部門有效的進(jìn)行統(tǒng)一化和整理化。這就需要建立現(xiàn)代化的管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)使用統(tǒng)一格式的檔案盒，防止檔案盒被腐蝕，或者通過專門的檔案管理軟件指導(dǎo)各個檔案管理部門使用具體的方式能夠建立統(tǒng)一化的檔案管理工作，通過監(jiān)督以及技術(shù)手段利用的基礎(chǔ)之上有效的提高檔案管理工作的效率。完善歸檔文件檢索目錄。為了使歸檔文件達(dá)到檢索迅速、查閱便捷的目的，檔案管理人員可以按照文號、題目、頁數(shù)等條目進(jìn)一步完善歸檔文件目錄，確保文件主要信息一目了然、無遺漏、無錯誤。更新硬軟件設(shè)備可以購置掃描儀、電子檔案管理系統(tǒng)等硬件設(shè)備，做到文件電子、紙質(zhì)雙層管理，實現(xiàn)卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

結(jié)束語

良好的檔案管理離不開嚴(yán)格的管理制度，檔案管理規(guī)范化從源頭開始，管理上高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，根據(jù)自身的實際情況，制定出切實可行又便于操作的管理制度和審核制度，進(jìn)行規(guī)范化管理，定期對新增材料進(jìn)行歸檔，從而保證檔案資料的延續(xù)性、完整性，不缺失，不遺漏。在新的時期檔案管理工作的業(yè)務(wù)是一個循序漸進(jìn)的過程，因此要充分認(rèn)識到檔案管理工作業(yè)務(wù)格式化的重要性，通過建立檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提高檔案管理工作人員的基本素質(zhì)以及理論修養(yǎng)，通過綜合素質(zhì)過硬的專業(yè)人才隊伍建設(shè)，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作格式化的統(tǒng)一管理，做到與時俱進(jìn)，有效的解決檔案管理工作過程當(dāng)中出現(xiàn)的多種問題。