新時(shí)期高職院校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探析

譚慧

（恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 恩施 445000）

前言：高職院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要借助其他高校優(yōu)秀的檔案管理方法，結(jié)合自身?xiàng)l件，選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理方案。而目前的檔案管理工作不能與學(xué)校發(fā)展相結(jié)合，導(dǎo)致檔案的使用率不高，檔案資源發(fā)展跟不上時(shí)代的腳步。高職院校應(yīng)不斷培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，對(duì)于檔案的管理工作加強(qiáng)技術(shù)性，提升檔案管理工作的效率，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的運(yùn)用。高職院校要重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，規(guī)范檔案管理工作，使檔案資源得到合理的利用。

一、高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題

高職院校隨著時(shí)代的發(fā)展正在逐漸進(jìn)步，但檔案管理工作逐漸落后，加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的技術(shù)水平，對(duì)檔案管理應(yīng)用科學(xué)的方法是高職院校管理工作中非常重要的一部分。

（一）管理模式缺乏主動(dòng)性

由于檔案的特殊性，其管理工作一般都是在一年的工作完成之后，才開(kāi)始收集、整理、歸檔、裝訂等工作，而檔案管理工作中的收集、整理是非常重要的環(huán)節(jié)。高職院校的檔案管理工作同時(shí)也需要各部門(mén)之間的相互配合，使管理工作高效運(yùn)行。但目前的高校檔案管理工作只注重于檔案的收集、整理、分類等階段，忽視了檔案資源的利用。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，高職院校的檔案資源越來(lái)越多，如果學(xué)校的檔案管理工作不到位，不能對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)利用，就會(huì)導(dǎo)致越來(lái)越多的資源隨著時(shí)間的推移而浪費(fèi)，不能發(fā)揮其最大價(jià)值。目前高職院校的檔案管理工作仍然處于被動(dòng)位置，只滿足了檔案的保管功能，缺乏服務(wù)意識(shí)，不能合理的開(kāi)發(fā)檔案資源。并且，許多高職院校的檔案資料處于堆放狀態(tài)，檔案管理方法不當(dāng)，效率低下。

（二）高職院校的管理人員不足，缺乏專業(yè)性

檔案管理工作要求工作人員具有很強(qiáng)的專業(yè)能力，對(duì)學(xué)校各個(gè)部門(mén)的工作熟悉，才能更好的與部門(mén)之間進(jìn)行溝通交流，指導(dǎo)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)性工作。但目前高職院校的管理人員嚴(yán)重不足，很多人身兼數(shù)職，日常的工作已經(jīng)讓他們疲憊，從而缺少了對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范的管理。檔案的管理也需要工作人員具備一定的專業(yè)能力，同時(shí)又要總結(jié)相應(yīng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。但是由于管理人員的不足，從而出現(xiàn)了許多的兼職人員，他們的專業(yè)能力不足，管理經(jīng)驗(yàn)又少，只能應(yīng)對(duì)一些檔案的收集、整理工作，更不可能涉及到檔案的規(guī)范化管理。

（三）檔案管理方式單一，不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展

目前大多數(shù)高職院校的檔案依舊是紙質(zhì)版，檔案的查閱也只能依靠人工查找的方式進(jìn)行。我國(guó)檔案局為了滿足時(shí)代發(fā)展的需要頒布了有關(guān)于檔案管理的通知，但由于高職院校的管理人員嚴(yán)重不足，基礎(chǔ)設(shè)備缺少，有關(guān)信息化的檔案管理工作很難達(dá)到。

（四）檔案管理的工作人員意識(shí)淡薄，工作宣傳力度不足

檔案管理人員對(duì)于國(guó)家頒布的檔案法不重視。大多數(shù)人員身兼數(shù)職，不能更好的顧及到每一項(xiàng)管理工作，因此導(dǎo)致檔案管理工作緩慢。這樣的情況嚴(yán)重影響了高職院校的發(fā)展，阻礙了學(xué)校前進(jìn)的腳步。由于檔案管理人員的不足，會(huì)出現(xiàn)一系列的檔案丟失、堆砌現(xiàn)象。檔案管理工作的宣傳力度不夠，不能引起工作人員的重視，就有可能讓有價(jià)值的檔案資料隨著時(shí)間而成為歷史。

二、新時(shí)期高職院校檔案管理規(guī)范化的措施

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，能力不足，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案的管理知識(shí)，明確檔案管理的內(nèi)容。因此要對(duì)他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)。增加他們的展業(yè)能力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，熟悉檔案的收集、整理等工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、裝訂等，保存好檔案資料，防止遺失。

（二）增強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理

高職院校要對(duì)檔案管理工作予以高度重視，提高檔案管理人員的規(guī)范化意識(shí)，在管理工作中要使工作標(biāo)準(zhǔn)化，并且增強(qiáng)各部門(mén)間的團(tuán)結(jié)合作，積極配合檔案管理部門(mén)的工作。并且高職院校應(yīng)大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高教師和學(xué)生對(duì)檔案管理的規(guī)范化意識(shí)。

（三）優(yōu)化檔案管理制度

高職院校應(yīng)完善檔案管理制度，確定檔案借閱的流程，促進(jìn)各部門(mén)間的合作。明確檔案管理部門(mén)的責(zé)任，將每一項(xiàng)工作職責(zé)都落實(shí)到相應(yīng)的管理部門(mén)。只有把職責(zé)劃分的足夠明確，才能確保各個(gè)部門(mén)的工作積極性。同時(shí)也要將檔案管理工作按計(jì)劃進(jìn)行，在工作中要適時(shí)進(jìn)行檢查，減少管理工作的失誤。并且將管理工作的績(jī)效與工作人員聯(lián)系在一起，隨著高職院校不斷深化改革，檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)和高職院校改革發(fā)展的需要，與時(shí)俱近，提高高職院校檔案管理工作水平，保證檔案管理工作的有效性，讓檔案管理工作更加規(guī)范。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理工作不僅僅需要保管好檔案資料，還要對(duì)檔案進(jìn)行合理的運(yùn)用。檔案管理的信息化建設(shè)可以提高檔案的利用率，對(duì)于檔案中一些不方便保存的物品進(jìn)行圖片存檔，同時(shí)對(duì)檔案管理者要更新觀念、從封閉的管理機(jī)制走出來(lái)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段，深化高職院校檔案管理有效應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，力求多角度、深層次、全方位查詢檔案資源，方便檔案的查閱及利用，提高檔案的使用效率。

（五）建立高職院校檔案管理工作的平臺(tái)

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，對(duì)于滿足建館條件的院校設(shè)綜合檔案館，由專職檔案人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，從制度上保證檔案長(zhǎng)期有效地收集保存。做好高職院校檔案管理工作，全面動(dòng)員從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員的重視。這不僅可以有資金的保障，同時(shí)還可以增加檔案管理人員崗位，確保檔案管理工作有效的開(kāi)展。

結(jié)論：

高職院校的檔案管理工作需要工作人員積極參與，不斷優(yōu)化檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，運(yùn)用科學(xué)合理的方式進(jìn)行檔案管理，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力，提高檔案管理效率，明確各部門(mén)的責(zé)任，促進(jìn)部門(mén)間的交流合作，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，提升檔案資源的利用率，推動(dòng)高職院校的發(fā)展。