試論檔案管理工作中的電子檔案管理

馬紅梅

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心南崗房產(chǎn)交易管理所，黑龍江 哈爾濱 150080）

檔案管理的服務(wù)功能性決定了其已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展中必不可少的管理環(huán)節(jié)，為了充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能，就需要結(jié)合當前的發(fā)展實際，對檔案管理的模式進行調(diào)整，使其與現(xiàn)階段的檔案需求相適應(yīng)，進一步提升檔案信息的利用率。近年來，各類先進技術(shù)的應(yīng)用推動了辦公自動化的發(fā)展，與此同時也為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持。電子檔案就是在此種背景下發(fā)展起來的新型檔案形式，因其在管理中的表現(xiàn)出了良好的便捷性，且管理效率較高，已經(jīng)在檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。

一、電子檔案的管理特點及優(yōu)勢

電子檔案的發(fā)展有賴于信息技術(shù)和多種先進技術(shù)的大力支持，通過對檔案儲存形式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)線上查詢與分析，可以幫助用戶篩選出有價值的信息，對于提升檔案管理效率與質(zhì)量具有積極的作用。上述管理目標的實現(xiàn)均需要有專業(yè)的技術(shù)和平臺作為支持，我們也可認為電子檔案是在信息技術(shù)快速發(fā)展的形式下，所催生的信息檔案類型。電子檔案表現(xiàn)出了一定的時代特點，檔案管理的效率與技術(shù)應(yīng)用能力存在直接聯(lián)系，這也要求在開展檔案管理工作時，能夠注重對信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，靈活應(yīng)用先進技術(shù)開展檔案管理工作。從現(xiàn)階段來看，電子檔案的應(yīng)用較于以往的紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出了諸多優(yōu)勢，下面對電子檔案的管理優(yōu)勢進行一一探討：

（一）數(shù)據(jù)處理速度快

檔案管理的過程中涉及大量的數(shù)據(jù)信息和資料內(nèi)容，在進行信息收集與整合時需要消耗大量的精力，管理人員的工作壓力較大，且一旦出現(xiàn)失誤現(xiàn)象就會導(dǎo)致資料丟失或者檔案破損的問題，對檔案管理的質(zhì)量造成較大影響。而采取電子檔案開展檔案收集與整理工作時，僅需要借助計算機設(shè)備的掃描和識別功能，就可實現(xiàn)對信息內(nèi)容的快速獲取與錄入，同時借助數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行分析與歸類，相關(guān)管理人員均需要適當造成計算機就可在短時間內(nèi)完成資料收集、整合與歸檔的一系列操作，有效提升了檔案管理的效率。

（二）提供檢索便利

將原有紙質(zhì)檔案錄入計算機系統(tǒng)后，可以借助相關(guān)的管理軟件，使其直接生成目錄，并且提供檢索服務(wù)，用戶可以根據(jù)自身的使用需求，采取關(guān)鍵詞檢索的方式或者條件篩選的方式快速獲得資料內(nèi)容，這有助于提升檔案服務(wù)的功能性與服務(wù)效率。

（三）提升檔案儲存安全性

以往的紙質(zhì)檔案在儲存時，不僅需要占用大量的空間，還對儲存環(huán)境提出了較高的要求，相關(guān)管理人員必須時刻保持儲存環(huán)境衛(wèi)生，且空氣濕度不能過大，以免對檔案的字跡造成影響，檔案管理的質(zhì)量極易受到外界因素的影響，這就為管理人員帶來了極大的管理壓力。而電子檔案的應(yīng)用則是直接將文字信息以數(shù)據(jù)的形式儲存至優(yōu)盤中，無需擔(dān)心外界因素的破壞影響，檔案儲存的安全性可得到有效保障。

（四）為信息補錄提供便利

檔案管理中有一項主要工作就是信息的補充和完善。傳統(tǒng)檔案管理模式在執(zhí)行這一任務(wù)時需要將紙質(zhì)檔案重新打開進行二次整理，既耗時又費力。電子檔案誕生后，員工只需要通過輸入關(guān)鍵詞就可以找到所要補充的某條信息，方便簡單。

二、檔案管理中的電子檔案管理措施

上文提及電子檔案管理的一系列優(yōu)勢，但是需要注意的是，電子檔案在管理上盡管優(yōu)勢眾多，但缺點或者劣勢也應(yīng)該得以重視，并加以規(guī)避。例如，盡管傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易于保存，對儲存環(huán)境要求較高，但是電子檔案存儲設(shè)備，如優(yōu)盤和存儲卡等，如果不經(jīng)妥善保管，一旦被人竊取，便會應(yīng)縣電子檔案信息的安全，若為不法分子加以利用，對客戶的人身安全也會造成一定影響，因此，需要對其管理策略進行分析完善。

（一）規(guī)范電子檔案的生成格式

進行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換時，應(yīng)根據(jù)相關(guān)標準中提出的格式要求，對各類檔案的格式進行統(tǒng)一。在電子檔案格式一致的情況下，才能進行集中儲存與管理，為檔案管理工作提供便利。此外，生成電子檔案之后，也應(yīng)對原始數(shù)據(jù)和檔案資料進行集中管理，以免在發(fā)生設(shè)備故障或者網(wǎng)絡(luò)威脅時，能夠參照原有的數(shù)據(jù)對檔案內(nèi)容進行有效補充，從而保障檔案信息的全面性。

（二）完善歸檔制度

檔案管理工作中，檔案資料的歸檔管理應(yīng)秉承著科學(xué)合理的原則，對于資料信息的描述應(yīng)簡潔明確，保證用戶在進行信息搜索時，能夠快速檢索出可用信息。實際進行歸檔操作時，不得出現(xiàn)表述不明確的問題，相關(guān)人員應(yīng)對檔案內(nèi)容和說明文字的匹配情況進行有效審查，對于與內(nèi)容不符的說明文字進行及時更正，確保對檔案信息的真實描述，保障歸檔操作的規(guī)范性。

（三）科學(xué)優(yōu)化保管制度

只有具備嚴格的保管制度，檔案的管理才能更為安全。具體措施如下：首先，對所用的優(yōu)盤、存儲卡質(zhì)量進行檢驗，保證質(zhì)量合格，符合存儲信息的標準。其次，對存儲信息的載體如何科學(xué)保管進行規(guī)范處理，如優(yōu)盤或者存儲卡所處的環(huán)境不能太過于潮濕，溫度要保持適度等。再次，定期對存儲裝置進行病毒查殺和清理，及時消滅其中潛藏的病毒。第四，增加對電子檔案加密保護的重視程度，為防止其丟失，要提高檢查頻率，一旦發(fā)現(xiàn)載體或者信息本身存在問題，要及時匯報，做好備份，并及時進行人工修復(fù)。

（四）加大管理人才的培養(yǎng)

鑒于電子檔案管理具有較高的專業(yè)性，必須確保內(nèi)部人員崗位相對穩(wěn)定，且職員專業(yè)素質(zhì)要過硬，綜合素質(zhì)較高。單位也可定期對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，提高人員的開發(fā)利用效率。

結(jié)語：在科技水平不斷提升的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進技術(shù)的應(yīng)用有效推動了各個行業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作作為以檔案服務(wù)為主的工作內(nèi)容，也應(yīng)遵循與時俱進的原則，跟上時代的發(fā)展。電子檔案就是檔案管理工作改革的重要一步，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形成電子檔案的形式，進行集中管理，不僅可以確保檔案信息的全面性，還可有效降低人為因素對檔案管理質(zhì)量的影響，保障檔案管理工作的健康發(fā)展。