基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

許崢

（黑龍江省第六地質(zhì)勘查院，黑龍江 佳木斯 154002）

大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了良好的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作在大數(shù)據(jù)影響下，加快了信息化發(fā)展的進(jìn)程，而且取得了較好的成效，有效的促進(jìn)了檔案管理效率和質(zhì)量的提升，為事業(yè)單位檔案信息的開(kāi)發(fā)利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位檔案管理當(dāng)前面臨的困境

（一）檔案信息資源開(kāi)發(fā)缺乏合理性

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)并沒(méi)有得到有效的應(yīng)用，而且存在許多不合理的地方。由于事業(yè)單位檔案管理信息化相對(duì)滯后，這必然會(huì)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的順利開(kāi)展帶來(lái)產(chǎn)大的影響，不利于檔案管理的全面化、系統(tǒng)化和一體化的實(shí)現(xiàn)。特快樂(lè)老家是大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)，無(wú)法深入挖掘檔案信息資源，檔案信息資源共享也無(wú)法實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了較大的制約，不利于檔案重審工作效率和質(zhì)量的提高。

（二）檔案信息內(nèi)容管理缺乏安全措施

事業(yè)單位檔案具有較強(qiáng)的私密性特點(diǎn)，因此在實(shí)際管理工作需要做好檔案信息安全保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案信息泄露而造成無(wú)法做題的損失。特別是一旦個(gè)人信息泄露，必然會(huì)對(duì)個(gè)人的財(cái)產(chǎn)和人身安全帶來(lái)較大的威脅。但在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，安全管理職責(zé)落實(shí)不到位，對(duì)信息管理工作缺乏重視，特別是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案過(guò)程中，存在諸多影響因素，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案缺失及檔案信息的完整性和安全性。而且在電子檔案信息管理工作中，當(dāng)計(jì)算機(jī)遭受黑管入侵時(shí)，則會(huì)導(dǎo)致信息泄露。

二、基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

（一）豐富檔案管理手段

為了能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，需要做好檔案管理手段的優(yōu)化，創(chuàng)新檔案管理方法，做好檔案管理設(shè)備配置工作。在實(shí)際工作中，需要制定完善的檔案管理制度，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理步驟的完善。同時(shí)還要建立專門的檔案管理工作網(wǎng)站，并積極構(gòu)建檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在事業(yè)單位內(nèi)部的有效共享，建立健全檔案信息查詢檢索系統(tǒng)。另外，做好電子檔案優(yōu)化整理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的科學(xué)化管理，隨時(shí)處理檔案數(shù)據(jù)資源，全面提升檔案管理工作的效率。

（二）提高檔案管理服務(wù)水平

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，需要積極創(chuàng)新檔案管理工作思路，利用創(chuàng)新性思維來(lái)積極豐富檔案管理工作的服務(wù)方式。依托于大數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源與各種移動(dòng)媒體之間的有效銜接，使社會(huì)公眾能夠利用公共平臺(tái)來(lái)查詢自己所需要的檔案信息。而且基于信息化技術(shù)不斷深入的新形勢(shì)下，還需要積極推進(jìn) 檔案信息資源的共享，制定科學(xué)化檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的轉(zhuǎn)型，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠更好的與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。另外，還要進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，加快推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的發(fā)展，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠有章可循，全面提高檔案工作的服務(wù)效能，提高檔案管理的有效性。

（三）加快建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)

隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案工作呈現(xiàn)出了許多新特點(diǎn)，在實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)換過(guò)程中，通過(guò)建立檔案管理信息化平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，提高事業(yè)單位檔案信息的利用效率。在當(dāng)前信息化平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，還要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，全面提高檔案工作的質(zhì)量，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案信息資源的作用。

（四）促進(jìn)檔案資源的共享

事業(yè)單位檔案管理工作還存在條塊分割的問(wèn)題，而且部分事業(yè)單位檔案管理部門過(guò)于擔(dān)心檔案安全問(wèn)題，在實(shí)際工作中不愿意與其他檔案管理部門共享資源。但基于數(shù)據(jù)價(jià)值體現(xiàn)而言，檔案只有通過(guò)共享才能發(fā)揮出價(jià)值和綜合效應(yīng)。因此在實(shí)際檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案管理部門需要重視與其他事業(yè)單位檔案部門之間的合作，通過(guò)建立檔案資源共享平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái)上發(fā)布具體的檔案信息，并借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案信息的共享。另外，作為事業(yè)單位檔案管理部門，在實(shí)際工作中還要結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過(guò)對(duì)各種公共資源進(jìn)行整合和優(yōu)化，在保證國(guó)家機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，加快促進(jìn)數(shù)字信息資源的整合和開(kāi)放，更好的滿足公眾對(duì)檔案信息利用和查閱的需求，更好的發(fā)揮出檔案管理部門的社會(huì)性價(jià)值。

（五）做好檔案信息資源安全管理工作

在當(dāng)閏事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加大對(duì)檔案信息安全管理工作的重視度，并進(jìn)一步落實(shí)好安全管理工作。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作中需要做好檔案信息整合工作，加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，提高檔案管理工作的全面性、統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要做好紙質(zhì)檔案加密處理工作，并將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確的錄入到檔案信息系統(tǒng)中來(lái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)化。檔案管理人員宛成檔案信息錄入后，還要落實(shí)好紙質(zhì)檔案管理工作，為后續(xù)檔案管理和檔案開(kāi)發(fā)利用提供重要的理論依據(jù)。另外，檔案管理人員還要重視對(duì)電子檔案的管理，積極設(shè)置具體的安全管理工作設(shè)備，運(yùn)用各種安全技術(shù)，有效的保證電子檔案系統(tǒng)中信息的安全性，避免出現(xiàn)電子檔案信息泄露問(wèn)題。

三、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)有效推動(dòng)了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化、現(xiàn)代化與一體化，優(yōu)化了檔案管理方式，提高了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率，使我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，在最大程度上能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理的各項(xiàng)需求。