基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作研究

焦瑜

（九三糧油工業(yè)集團(tuán)有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090）

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案信息規(guī)模急劇擴(kuò)張

在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，由于紙質(zhì)檔案越來越無法與企業(yè)發(fā)展需求相適應(yīng)，無法發(fā)揮出檔案在企業(yè)經(jīng)營決策中的重要作用。而且在當(dāng)前企業(yè)管理工作中，每天都會(huì)有大量的電子文件產(chǎn)生，這些文件數(shù)量大、格式多樣，為了能夠從龐大的檔案信息中快速找到所需要的檔案信息，則需要充分的運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案管理的信息化水平，進(jìn)一步提高檔案檢索的效率，更好的發(fā)揮出企業(yè)檔案的重要作用。

（二）辦公自動(dòng)化改變了檔案管理的工作環(huán)境

當(dāng)前辦公自動(dòng)化已普及應(yīng)用，這有效的改善了企業(yè)辦公方式和工作環(huán)境。企業(yè)通過應(yīng)用信息技術(shù)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔，并利用互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)存儲(chǔ)和傳遞，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理、分析和整合的新模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（三）檔案信息資源的重要性不斷提高

由于傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)相對(duì)繁鎖，而且存在費(fèi)時(shí)耗力的特點(diǎn)，無法與當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需要相符合，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的的高效、集成利用，檔案信息共享也無法實(shí)現(xiàn)。加快推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的有效整合，針對(duì)海量檔案信息進(jìn)行分析，不僅能夠更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，而且有利于促進(jìn)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念及管理方法

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，一直將檔案信息的收集和存儲(chǔ)作為工作的重點(diǎn)，對(duì)于檔案信息的分析、處理和利用較為忽視?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，這也需要企業(yè)管理者及檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，并在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，構(gòu)建完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用。另外，還要通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，從而為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和決策提供重要的參考依據(jù)。

（二）構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)

企業(yè)在檔案工作中需要加快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，并對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分類和存儲(chǔ)。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況來開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段將企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融合，強(qiáng)化對(duì)檔案信息收集前端的有效管控，提高檔案信息收集的完整性和及時(shí)性。并通過利用云計(jì)算技術(shù)來提高對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析和處理能力。在實(shí)際檔案信息管理工作中，要通過運(yùn)用橫向、縱向分析和動(dòng)態(tài)管理方法，沿時(shí)間軸來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的比對(duì)，做好檔案信息整合工作，并及時(shí)將無效檔案信息剔除，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在當(dāng)前企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建中，錄入檔案信息時(shí)要保證數(shù)據(jù)信息的完整性，并指派專業(yè)人員來更新檔案信息，做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，保證檔案信息的安全。另外，還要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來快速刪除、整理、分析和比對(duì)檔案信息，保證檔案信息的有效性。

（三）健全企業(yè)檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立健全檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，即在實(shí)際工作中，需要統(tǒng)一電子文件的格式、傳輸途徑和存儲(chǔ)平臺(tái)，進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)還要建立統(tǒng)一的電子文件編號(hào)制度，針對(duì)于文件資料要制定收發(fā)記錄表，對(duì)企業(yè)各部門之間往來的電子文件來詳細(xì)進(jìn)行登記，從而為文件信息的查找和使用帶來諸多便利。另外，還要統(tǒng)一文件收發(fā)制度和收發(fā)流程，這樣通過對(duì)文件的收發(fā)信息進(jìn)行及時(shí)確認(rèn)和反饋，可以有效的提高檔案管理工作的效率和規(guī)范性。

（四）構(gòu)建完善嚴(yán)格的檔案大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系

為了更好地確保檔案信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)安全性，就必須要構(gòu)建一個(gè)完善的、嚴(yán)格的檔案信息大數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，特別是要采取大數(shù)據(jù)中的算法加密技術(shù)，更好地對(duì)這些檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)，必須要強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)使用權(quán)限，通過大數(shù)據(jù)安全權(quán)限技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案信息查閱和使用的識(shí)別和退出機(jī)制。最后，要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案信息大數(shù)據(jù)共享機(jī)制。特別要對(duì)檔案信息大數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)管理，確保這些檔案信息大數(shù)據(jù)都是在信息傳播的范圍內(nèi)開展的，還要在信息審計(jì)的安全監(jiān)控中實(shí)施確保對(duì)這些檔案信息大數(shù)據(jù)進(jìn)行全過程的安全使用跟蹤和評(píng)估，避免檔案信息數(shù)據(jù)泄露。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

提高檔案管理者的工作能力是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化的關(guān)鍵因素。首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)化服務(wù)模式，樹立變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。其次，充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶對(duì)智慧性服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，從用戶的日常行為中對(duì)其數(shù)據(jù)需求信息進(jìn)面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析探索有效數(shù)據(jù)挖掘方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，要求及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，凍結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況來構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，建立健全檔案信息化建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度，全面提高檔案服務(wù)水平，使檔案更好的發(fā)揮出在企業(yè)發(fā)展中的重要價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。