檔案管理發(fā)展趨勢分析

張敬博

（黑河海關(guān)，黑龍江 黑河 164300）

隨著辦公自動化和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，越來越多的單位已經(jīng)開始使用計算機進(jìn)行日常檔案管理。檔案計算機化不同部分的檔案工作，整個系統(tǒng)的實施，有必要利用跨學(xué)科知識，多部門互動的功能，多環(huán)節(jié)龐大系統(tǒng)工程，兼顧檔案的真實情況，管理現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，檔案信息資源相互轉(zhuǎn)換的服務(wù)功能。

一、檔案管理信息化的概述

所謂的檔案信息是在現(xiàn)代信息技術(shù)綜合管理活動的檔案管理服務(wù)中統(tǒng)一規(guī)劃和組織，提供，管理和利用 檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最后共享檔案信息資源。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

關(guān)于檔案管理的信息是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理活動中的綜合應(yīng)用，作為統(tǒng)一規(guī)劃和組織國家檔案管理部門的一部分，和檔案信息資源的管理，以展示其使用中的社會價值和經(jīng)濟(jì)效益。與傳統(tǒng)檔案管理相比，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下三點：首先，傳統(tǒng)的記錄管理包括對紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，排序和歸檔。檔案信息基本上是通過諸如硬盤和CD-ROM之類的存儲介質(zhì)產(chǎn)生的，這些存儲介質(zhì)體積小且尺寸大，僅需要少量特殊設(shè)備。檔案信息的空間效益是顯而易見的;其次，在傳統(tǒng)檔案管理的背景下，有必要每年對檔案資料進(jìn)行分類，分類和整理。檔案的信息化管理是根據(jù)研究和利用的原因，防止文件和保證率泄漏的電子文件，定期或隨時存檔，并把它們歸類存檔和完整性，以及更加容易，快速和及時地改進(jìn)檔案管理的維護(hù);最后，在傳統(tǒng)檔案管理的背景下，檔案的搜索和檢索必須手工完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，這對檔案的管理和利用帶來許多不利因素。在實現(xiàn)計算機化檔案管理之后，可以將主題與電子文件同時編入索引，并且可以開發(fā)多維和完整的搜索工具使搜索更容易和更快速。

三、檔案管理信息化是保管保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求

信息資源檔案可以保護(hù)檔案原件的數(shù)字化，延長檔案原件的存放期，減少檔案原件丟失或損壞風(fēng)險，檔案原件，通過信息丟失的恢復(fù)過程，其數(shù)字拷貝也有原件補償，結(jié)果可以解決紙張老化，這種使用原因的脆弱性要求不便的問題。同時，檔案信息資源的多樣化可以優(yōu)化存儲，進(jìn)一步改變存儲結(jié)構(gòu)，存儲，節(jié)省存儲空間，以及存儲信息量的增長。使用計算機磁盤存儲系統(tǒng)和磁盤存儲系統(tǒng)，尤其是磁盤存儲系統(tǒng)，可以解決在歸檔中存儲信息的問題。使用大容量存儲介質(zhì)不僅方便了管理人員的工作，還提高了檔案的效率。

四、推動檔案管理信息化的措施

（一）培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息的建設(shè)是一項長期，全面和具體的工作 實現(xiàn)信息建設(shè)并不是檔案館的獨特工作; 它需要所有檔案工作者的積極參與和合作。因此，提高檔案團(tuán)隊的IT技能現(xiàn)在成為檔案服務(wù)質(zhì)量教育的首要任務(wù)。與其他部門相比，檔案工作非常具有政治和專業(yè)性。提高思想政治素質(zhì)，保護(hù)檔案，不泄露檔案內(nèi)容等，這些是提高檔案管理員信息質(zhì)量和信息技能的基礎(chǔ)工作。

專業(yè)人才是信息化建設(shè)成功的基礎(chǔ)。重點關(guān)注IT員工的培訓(xùn)，并根據(jù)檔案信息建設(shè)的需要創(chuàng)建人才團(tuán)隊。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文件處理的整合，電子檔案保存技術(shù)和開發(fā)形式的多樣化，電子檔案的管理非常不同于紙質(zhì)檔案，這對檔案管理者提出了更高的要求。檔案信息領(lǐng)域人員情況嚴(yán)重，人力資源短缺嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。只有妥善解決人事問題，檔案信息化建設(shè)才能朝著正確的方向發(fā)展，才能滿足檔案的社會發(fā)展需求。迫切需要加強以人為本的人才隊伍建設(shè)。

（二）配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備

不同部門的單位，信息化手段缺乏協(xié)調(diào)，設(shè)備不統(tǒng)一，導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)不兼容，讓信息化過程的檔案管理設(shè)置了障礙，因此，我們必須配備統(tǒng)一，專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，使用這些設(shè)備用于自動字符識別，自動翻頁和搜索文本，自動，內(nèi)存自動加載，自動歸檔和查找文檔，自動索引集成管理等。

檔案信息化建設(shè)綜合方案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息化檔案包含所有硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)的檔案，首先，使用計算機平臺，電子計算機，檔案計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用各種程度的信息技術(shù)應(yīng)用 視頻文件和其他傳統(tǒng)的中型文檔和檔案檔案;電子保存和使用計算機的檔案，收集，樣本工作，搜索工具的匯編，演示文稿的內(nèi)容和人員目錄，也可用于管理存儲庫存檔，逐步提高信息化水平。其次，需要創(chuàng)建和改進(jìn)本地網(wǎng)絡(luò)。數(shù)字化互聯(lián)網(wǎng)上的各種工作場所，加強檔案的使用，以實現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。

（三）檔案管理科學(xué)化

檔案管理的基本性質(zhì)和主要功能是行政，官方和政治工作。檔案管理工作不會產(chǎn)生物質(zhì)福利，檔案館通常不會由檔案機構(gòu)和檔案館組建或使用，專門管理各部門產(chǎn)生的歷史檔案，從而進(jìn)行行政工作。但檔案系統(tǒng)并非孤立，而是所有社會管理系統(tǒng)的組成部分。為社會實踐提供檔案信息是檔案管理的一個特征，它與其他特征不同。雖然檔案部門也研究檔案并參與此類活動，但其目的是更好地適應(yīng)社會需求。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作應(yīng)服務(wù)于某些經(jīng)濟(jì)，政治和文化原則，否則就不會存在，也不會難以發(fā)展。促進(jìn)使用是檔案管理活動的最終目標(biāo)，也是測試檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

以前的檔案管理檔案在紙上或機器上閱讀對象主要內(nèi)容的形式，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，電子文檔在檔案文件的收集，處理篩選和各個層面，將環(huán)境和信息化的檔案文件的物理形式達(dá)到檔案目標(biāo)，轉(zhuǎn)變網(wǎng)站和數(shù)字檔案，建立有效的管理，使用檔案檔案和工作。文件信息學(xué)的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息構(gòu)建的所有方面，包括電子文檔和數(shù)字檔案管理。

在數(shù)字環(huán)境中的文件工作的主要目的仍然是為了最大限度地提高社會對儲存和使用檔案和信息，它旨在確保最大限度地利用現(xiàn)代技術(shù)手段，如數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，是實現(xiàn)檔案工作的主要目標(biāo)需求。信息檔案應(yīng)著眼于整個信息管理系統(tǒng)自動化建設(shè)，制定歸檔文件相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，分配控制應(yīng)用系統(tǒng)中，各級的長度和寬度必須達(dá)到一定的水平，并通過互聯(lián)網(wǎng)的信息以在集成系統(tǒng)效益整體提高起到。

結(jié)束語：

檔案檔案以工作信息化為目的的信息網(wǎng)絡(luò)工具，這是傳統(tǒng)檔案在商業(yè)環(huán)境網(wǎng)絡(luò)中的結(jié)合;信息化，傳統(tǒng)檔案存儲的保護(hù)。因此，我們應(yīng)該通過檔案信息化的發(fā)展，配備專業(yè)設(shè)備，加強檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范等措施來促進(jìn)檔案信息管理。