金融企業(yè)采購評(píng)委自動(dòng)化抽取實(shí)踐與探索

韓旭

（中國建設(shè)銀行股份有限公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部采購部，北京 100040）

我國部分國有金融企業(yè)自從在二零一六年便是開始積極的探索線上采購評(píng)委自動(dòng)化抽取，銀聯(lián)采購系統(tǒng)評(píng)委自動(dòng)抽取模塊在二零一八年的五月正式上線，建設(shè)銀行在二零一九年10月上線。原本人工進(jìn)行抽取的方式已經(jīng)是在逐漸改變，抽取效率得到了一定的提高。所以在本文中，主要是對(duì)國有金融企業(yè)采購評(píng)委自動(dòng)化抽取實(shí)踐和探索進(jìn)行分析，在這個(gè)基礎(chǔ)上提出下文內(nèi)容，希望為相同行業(yè)工作人員提供相應(yīng)參考。

一、亮點(diǎn)分析

（一）完全是自動(dòng)化的抽取，節(jié)省了人力的成本

首先以往評(píng)委抽取完全是人工進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的，評(píng)委庫管理員根據(jù)采購項(xiàng)目評(píng)審專業(yè)要求，從評(píng)委庫中篩選滿足需要評(píng)委構(gòu)成評(píng)委集。其次根據(jù)采購項(xiàng)目需要評(píng)委人數(shù)，通過抽簽方式從候選評(píng)委中抽取相應(yīng)的評(píng)委，再通過電話或者是短信等方式通知評(píng)委確定是否可以參與采購，如果出現(xiàn)出差或與其他會(huì)議相沖突的情況就要重新抽取。比如在某國有金融企業(yè)采購評(píng)審中，全年大約是需要開展將近四百項(xiàng)的采購評(píng)審，平均每周大約開展六項(xiàng)評(píng)審，評(píng)委庫管理員每周是需要花費(fèi)大約十五個(gè)小時(shí)時(shí)間才可以完成評(píng)委抽取一些工作，其中包括了抽取評(píng)委以及等待評(píng)委回復(fù)和完成抽取過程記錄表等等。在評(píng)委自動(dòng)抽取模塊進(jìn)行上線之后，評(píng)委評(píng)委庫管理員僅僅只是需要根據(jù)項(xiàng)目安排啟動(dòng)自動(dòng)化抽氣方式，抽取過程中監(jiān)控抽取情況，每周所花費(fèi)的時(shí)間大概為二點(diǎn)五個(gè)小時(shí)，這樣大大的節(jié)省了人力成本。

（二）減少了人工干預(yù)以及保障公平

在進(jìn)行人工抽取的過程中，評(píng)委評(píng)委庫管理員通常會(huì)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和評(píng)委專業(yè)能力以及參與積極程度等去對(duì)候選評(píng)委進(jìn)行篩選，客觀上存在著比較強(qiáng)的個(gè)人偏好，同時(shí)也容易導(dǎo)致評(píng)委抽取機(jī)會(huì)出現(xiàn)不均勻等問題，會(huì)失去客觀性以及公平性。自動(dòng)化抽取模塊出現(xiàn)，可以最大程度的減少人工干預(yù)，更好去保證抽取結(jié)構(gòu)公平和公正。

（三）對(duì)短信提醒進(jìn)行完善，方便進(jìn)度追蹤

在進(jìn)行人工抽取的過程中，評(píng)委評(píng)委庫管理員是需要實(shí)時(shí)跟進(jìn)抽取進(jìn)展，然而在自動(dòng)化的抽取系統(tǒng)之中，只是需要設(shè)置一個(gè)完善短信提醒功能，對(duì)不同抽取結(jié)果根據(jù)短信方式通知評(píng)委評(píng)委庫管理員，并在線查看回復(fù)，方便評(píng)委評(píng)委庫管理員實(shí)時(shí)跟蹤評(píng)委抽取情況。在一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行抽取完成之后，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)化發(fā)送短信給評(píng)委管理員，提醒該項(xiàng)目抽取工作已經(jīng)順利完成，同時(shí)通知該評(píng)委評(píng)審時(shí)間地點(diǎn)等信息。假如某一個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)評(píng)委不足或者是評(píng)審時(shí)間比較接近，但是依然沒有完成抽取的工作，那么系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)短信的方式告知評(píng)委評(píng)委庫管理員，提醒評(píng)委評(píng)委庫管理員的介入。

（四）采取多項(xiàng)目并行的抽取

對(duì)于自動(dòng)化抽取系統(tǒng)而言，在設(shè)計(jì)上考慮支持多個(gè)項(xiàng)目一同進(jìn)行抽取，在抽取過程中并不會(huì)相互干擾，在采購系統(tǒng)最初三個(gè)月的運(yùn)行之中，項(xiàng)目是最為集中階段，例如某金融企業(yè)曾經(jīng)出現(xiàn)一天內(nèi)并行抽取七個(gè)采購項(xiàng)目，在相同的一天時(shí)間之內(nèi)向一百多個(gè)評(píng)委發(fā)送評(píng)審邀請(qǐng)短信，對(duì)征詢?cè)u(píng)委的意愿，因此可以看出，自動(dòng)化抽取效率是人工抽取無法進(jìn)行比擬的。

（五）可以實(shí)現(xiàn)對(duì)接人力資源數(shù)據(jù)平臺(tái)

因?yàn)椴块T出現(xiàn)了調(diào)整或者是評(píng)委聯(lián)系方式、職務(wù)信息、教育信息等出現(xiàn)變更，導(dǎo)致評(píng)委信息更新滯后，原有大多數(shù)采購系統(tǒng)中評(píng)委信息采用靜態(tài)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，難以對(duì)評(píng)委信息的準(zhǔn)確性給予保障。先進(jìn)的采購系統(tǒng)將所有評(píng)委信息從準(zhǔn)確的人力系統(tǒng)中取出，轉(zhuǎn)存入到采購系統(tǒng)之中，系統(tǒng)每天會(huì)將同步評(píng)委評(píng)委庫信息，假如評(píng)委信息出現(xiàn)變更，那么會(huì)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保障評(píng)委信息的準(zhǔn)確性。

（六）可以系統(tǒng)人性化的設(shè)置

為了可以有效的避免對(duì)評(píng)委頻繁的打擾，可以對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，每天給評(píng)委發(fā)送的短信不要超過一條。此外假如一個(gè)評(píng)審時(shí)間的項(xiàng)目已經(jīng)是邀請(qǐng)過了這個(gè)評(píng)委，那么預(yù)制交叉的評(píng)審時(shí)間項(xiàng)目會(huì)自動(dòng)對(duì)該評(píng)委進(jìn)行屏蔽，這樣可以在最大程度上減少一些不必要的短信征詢，提高其系統(tǒng)的工作效率。

二、探索分析

（一）合理的設(shè)置新老評(píng)委比例，保證評(píng)審質(zhì)量

為了能夠?qū)?xiàng)目評(píng)審質(zhì)量給與保障，系統(tǒng)會(huì)設(shè)置新的抽取條件，可以根據(jù)職稱高低和入職年限等參數(shù)進(jìn)行抽取，保證每一個(gè)項(xiàng)目都具有著一個(gè)熟悉評(píng)審流程和經(jīng)驗(yàn)豐富評(píng)委，保證評(píng)審質(zhì)量基礎(chǔ)上也是可以讓老評(píng)委帶領(lǐng)新入庫評(píng)委更快了解評(píng)審流程和關(guān)鍵點(diǎn)，通過新評(píng)委參與可以為評(píng)審引入新的方法和思路。

（二）適當(dāng)?shù)臓奚槿÷?，避免評(píng)委頻繁的干擾

在系統(tǒng)上線開始階段，為了能夠?qū)ΡＷC抽取效率，要求評(píng)委參加與否都需要回復(fù)信息，假如評(píng)委沒有參與到項(xiàng)目中，是要明確回復(fù)不參加，系統(tǒng)后臺(tái)是可以自動(dòng)判斷刷新重新開展新一輪抽取，這樣可以提高抽取效率。但是在實(shí)行一段時(shí)間后，發(fā)現(xiàn)強(qiáng)制要求評(píng)委回復(fù)短信雖然是可以提高抽取的速度，但是占用了評(píng)委更多時(shí)間成本，降低評(píng)委參與積極性。所以在進(jìn)行反復(fù)考慮后，可以采取犧牲抽取效率，評(píng)委如果沒有參與到不必進(jìn)行恢復(fù)，雖然是這種方法抽取周期比較長(zhǎng)，但是得到了更多評(píng)委的配合。

（三）開放專業(yè)類別的維護(hù)功能，方便評(píng)委對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行維護(hù)

以往評(píng)委入庫是通過管理人員手動(dòng)錄入評(píng)委信息，評(píng)委包括評(píng)委所選評(píng)委項(xiàng)目的類別，最多不超過10類。比如在某金融企業(yè)評(píng)委庫中，評(píng)委總數(shù)大約為七百人，專業(yè)類別大約為三十項(xiàng)，評(píng)委專業(yè)類別維護(hù)工作量相對(duì)比較大，同時(shí)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性無法進(jìn)行保障。所以開放專業(yè)類別的維護(hù)功能，每一個(gè)評(píng)委評(píng)委是可以登錄采購信息系統(tǒng)中，對(duì)個(gè)人的專業(yè)類別進(jìn)行手動(dòng)維護(hù)，保障專業(yè)信息的準(zhǔn)確性，因此針對(duì)于這個(gè)方面的內(nèi)容必須要引起足夠的重視。

總結(jié)：通過上述分析得出，評(píng)委評(píng)委自動(dòng)化抽取模塊是一個(gè)相對(duì)比較完善和高效評(píng)委評(píng)委抽取模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)評(píng)委評(píng)委信息化以及智能化管理，在該模塊中，通過設(shè)置了科學(xué)并且人性化抽取規(guī)則，保證評(píng)委評(píng)委抽取過程中的隨機(jī)性以及合理性。在此之外自動(dòng)化的抽取流程也是減少了人為的敢于，更好踐行采購工作的公平和公正，促進(jìn)企業(yè)自身可以得到持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。