信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

蔣鈺

（大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

信息化環(huán)境下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化勢在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質(zhì)量、減少工作成本，讓檔案管理工作達(dá)到事半功倍的良好效果。信息化背景下的行政事業(yè)單位文件管理的科學(xué)化探索將為日后行政事業(yè)單位檔案管理工作改革提供有力的參考。

一、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義分析

行政事業(yè)單位要結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況合理制定信息化檔案管理方案，適應(yīng)國家發(fā)展，保證檔案管理工作的有序開展。但是，從行政事業(yè)單位信息化檔案管理現(xiàn)狀可以看出，行政事業(yè)單位信息化檔案管理中還存在很多問題，需要管理人員詳細(xì)分析問題存在的原因，并針對存在的問題及時(shí)采取調(diào)整對策。行政事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，需要涉及的內(nèi)容非常多。檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：一是管理性，二是服務(wù)性，三是政治性。如今，行政事業(yè)單位正在快速發(fā)展，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化已經(jīng)成為行政事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案管理科學(xué)化是國家發(fā)展的必然要求，二是檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵保證，三是檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位改革的保證。

二、我國行政事業(yè)單位檔案管理的不足

（一）檔案管理制度不夠完善，對檔案管理不夠重視

我國大部分的行政單位都有關(guān)于檔案的管理制度，但是管理不夠重視，無法有效的進(jìn)行監(jiān)督，檔案管理本身就是一項(xiàng)枯燥的工作，不僅難以取得明顯的業(yè)績，不受領(lǐng)導(dǎo)重視，同時(shí)檔案管理工作內(nèi)容煩瑣、工作量大，導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員長時(shí)間處于被動(dòng)狀態(tài)，不僅無法有效地完成管理內(nèi)容，更無法科學(xué)化的進(jìn)行檔案管理。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高

隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，但由于對這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用，從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂，這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)，沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)不足

檔案管理機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施雖然齊全，種類多樣，系統(tǒng)先進(jìn)，檔案管理工作信息化速度過快，管理人員沒有有效地掌握相關(guān)的技術(shù)，無法使先進(jìn)的檔案管理設(shè)備高效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。而行政事業(yè)單位對檔案管理人員要求不高，不論是專業(yè)水平還是文化程度都不高，不能正常的進(jìn)行檔案管理工作，無法保證工作質(zhì)量。由于行政事業(yè)單位的檔案管理工作沒有得到相關(guān)管理層的重視，對檔案管理工作人員沒有進(jìn)行相關(guān)技能培訓(xùn)，致使檔案管理工作效率低下，質(zhì)量低下。

三、推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的有效措施

（一）建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視度

行政事業(yè)單位應(yīng)該對檔案管理的重要性進(jìn)行大力的宣傳，讓檔案管理的工作人員對檔案管理工作重新認(rèn)識(shí)，并根據(jù)單位的實(shí)際情況制定一套有針對性、科學(xué)合理的制度，并要求工作人員必須嚴(yán)格按照制度流程來辦事，同時(shí)，制定考核制度，對檔案管理工作人員形成約束力。

（二）組織領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，重視單位檔案管理信息化建設(shè)

行政事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識(shí)與對檔案管理信息化的重視程度，起著非常直接的影響作用。如果組織領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)超前，具有良好的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識(shí)，則就會(huì)充分認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，必須先要實(shí)現(xiàn)信息化管理，會(huì)投入相關(guān)的人力、財(cái)力和物力去做。但是，如果領(lǐng)導(dǎo)的思維意識(shí)不能跟上現(xiàn)代信息化的技術(shù)潮流，則勢必會(huì)影響檔案管理信息化工作的推進(jìn)。因此，對于各級行政事業(yè)單位的組織領(lǐng)導(dǎo)，一定要切實(shí)轉(zhuǎn)變思維意識(shí)，認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息化管理的偉大作用。堅(jiān)持從檔案信息化管理的實(shí)際情況出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為一項(xiàng)重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查單位檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)矛盾和解決實(shí)際困難。如投入資金與外包公司簽訂檔案電子化掃描加工協(xié)議，全面推進(jìn)檔案電子化掃描工作，且不定期對掃描的電子檔案進(jìn)行檢查，確保掃描檔案質(zhì)量符合要求。

（三）提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

基于信息化發(fā)展背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能較高的綜合型人才。對于人才的引進(jìn)和培養(yǎng)分為兩種渠道，一方面，從各大高校的畢業(yè)生中挑選人才，選擇適合會(huì)計(jì)檔案管理工作的綜合型人才。另外一方面，通過對事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)和指導(dǎo)，重點(diǎn)培養(yǎng)信息化發(fā)展背景下的會(huì)計(jì)檔案管理人員，進(jìn)而快速提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體業(yè)務(wù)水平。此外，不僅需要提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)，還需要注重培養(yǎng)管理人員的相關(guān)法律常識(shí)和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，信息化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的從業(yè)人員不僅需要具備較高的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)，還需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)道德，并且在開展檔案管理工作的過程中需要嚴(yán)格遵守我國相關(guān)的法律規(guī)定，盡量杜絕違法事件的發(fā)生，積極維護(hù)事業(yè)單位的自身利益以及我國人民的整體利益。

結(jié)束語：

行政事業(yè)單位的檔案記錄了與國家政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)相關(guān)的關(guān)鍵信息，對國家發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)也得到迅猛發(fā)展，人們開始進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)也廣泛應(yīng)用于行政事業(yè)單位檔案管理中，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，還可以提高檔案管理工作效率，保證檔案信息的完整性和安全性。