如何提高辦公室檔案管理工作效率

李亞軍

（中國能源建設(shè)股份有限公司，北京 100022）

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。

一、現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員的管理意識較為薄弱

在辦公室檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的管理認(rèn)知較為薄弱，這已經(jīng)變成了對檔案管理工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生影響的主要因素?，F(xiàn)階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業(yè)管理的人員，有些甚至是臨時工，對于這樣的工作人員來說，沒有對他們進(jìn)行定期檔案管理工作的培訓(xùn)，很難對辦公室檔案管理工作的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識，在具體檔案管理的過程中，因為檔案管理方面認(rèn)知并不充足出現(xiàn)了多樣性的漏洞，例如，檔案管理不規(guī)范、不合理等，這樣的問題對辦公室檔案管理工作的效率產(chǎn)生了十分嚴(yán)重的影響。因此，應(yīng)該加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的管理認(rèn)知。

（二）管理制度有待完善

就當(dāng)前情況而言，大部分企業(yè)的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人員也不能很好地展開相應(yīng)的工作。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，使得管理人員沒有很好地執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度，這給檔案管理工作帶來了巨大的不良影響。因管理制度的不完善，管理人員但對自己的工作重視度不高，沒有認(rèn)真地處理檔案的分類、歸納等事宜，使得檔案損壞、缺失現(xiàn)象普遍存在。

（三）辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類越來越復(fù)雜，因此對管理人員的要求也隨之提高。針對不同時段、不同種類的檔案信息，要進(jìn)行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的技術(shù)還不完善，許多設(shè)施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時，檔案管理行政機(jī)構(gòu)沒有合理規(guī)劃檔案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中處于隨機(jī)狀態(tài)，有些還被定期銷毀，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

（一）增強(qiáng)檔案管理意識

當(dāng)前很多單位缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率長時間得不到提升。對此單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，從實際工作情況出發(fā)，與辦公室檔案管理結(jié)合起來，對工作方法進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，確保能夠滿足時代發(fā)展的需求。此外，在辦公室檔案管理過程中，還需要堅持以人為本的理念，將檔案管理人員的工作職責(zé)明確下來，合理確定檔案管理的范圍、目標(biāo)和內(nèi)容，同時積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，在先進(jìn)設(shè)備購置上給予更多支持。這樣一來，辦公室檔案管理工作才能順利進(jìn)行，并實現(xiàn)效率的提升。

（二）檔案管理人員水平的提高

時代不斷的進(jìn)步，辦公室檔案管理人員要立足于社會發(fā)展就必須加強(qiáng)檔案管理的意識，單位可以組織檔案管理水平綜合素質(zhì)高的人員開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)時互相交流管理經(jīng)驗和提出意見，交流中提高檔案管理水平。而辦公室檔案管理人員不僅要認(rèn)識檔案管理的重要性以及復(fù)雜性，還要掌握專業(yè)的管理操作技能，提升對檔案管理工作的責(zé)任心。

（三）建立完善的辦公室檔案管理制度

要想做好辦公室檔案的管理工作，單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該給予高度重視，積極推動完善檔案管理機(jī)制的工作，建立健全的辦公室檔案管理制度。單獨建立存放檔案的資料室，將辦公室檔案合理有序地按照不同類別進(jìn)行存放，并寫明標(biāo)簽，便于日后查找。在存放檔案時，盡量不要將檔案存放在容易丟失檔案的較低樓層，而應(yīng)該將檔案存放在辦公室二樓以上，并且對一樓的門窗進(jìn)行加固圍欄處理，以保障檔案的存放安全。對于一些單位內(nèi)部重要文件，應(yīng)該進(jìn)行單獨的檔案存放，并及時跟進(jìn)檔案保密期限。根據(jù)檔案的機(jī)密程度和時間的推移，對檔案進(jìn)行相應(yīng)的升高密級、降低密級、解密等等的處理。對于一些失去保密必要的文件應(yīng)該及時整理出來，重新存放并做好標(biāo)記和記錄。在進(jìn)行這些管理程序的過程中，應(yīng)該全程都有兩個以上的工作人員共同完成，以實現(xiàn)互相監(jiān)督的目的，在檔案所在的樓層，應(yīng)該安裝全方位的監(jiān)控裝置，以便日后進(jìn)行相關(guān)調(diào)查。

（四）加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。

根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

結(jié)束語：

對于大型國有企業(yè)來說，通過檔案資料可以查閱到企業(yè)內(nèi)部的各類信息資源，這對于國有企業(yè)而言有著非常重要的現(xiàn)實意義。檔案管理工作可以對國有企業(yè)在未來一段時間的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響，因此，必須要對檔案管理工作進(jìn)行不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，從而為企業(yè)的發(fā)展提供良好的助力。檔案管理的創(chuàng)新，除了需要先進(jìn)管理思想的支持外，還需要應(yīng)用新型管理技術(shù)，這樣才可以保障檔案管理工作高質(zhì)高效的完成，促使企業(yè)向著良性方向不斷發(fā)展。