科學(xué)事業(yè)單位科研設(shè)備信息化盤點(diǎn)方法探討

江海波

摘 要：科研設(shè)備作為科學(xué)事業(yè)單位從事科學(xué)技術(shù)研究的必備物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)科研事業(yè)的發(fā)展起到關(guān)鍵性保障作用?？蒲性O(shè)備的盤點(diǎn)是保障設(shè)備安全，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)賬卡物相符的重要手段。傳統(tǒng)的科研設(shè)備盤點(diǎn)方法高度依賴資產(chǎn)管理人員的責(zé)任心等個(gè)人素質(zhì)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)科研設(shè)備精細(xì)、高效、優(yōu)質(zhì)的管理。針對(duì)該問題，本文基于編碼識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，依托LIMS（實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)）系統(tǒng)提出科研設(shè)備信息化盤點(diǎn)的實(shí)施方法。

關(guān)鍵詞：科研設(shè)備盤點(diǎn);LIMS系統(tǒng);信息化

一、引語

科研設(shè)備是科學(xué)事業(yè)單位從事科學(xué)技術(shù)研究的必備物質(zhì)基礎(chǔ)，是科學(xué)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的重中之重。科研設(shè)備有著嚴(yán)格的存放條件和使用年限等要求，開展周期性的清查盤點(diǎn)、確保賬實(shí)相符是資產(chǎn)管理部門的核心工作之一。科學(xué)事業(yè)單位的科研設(shè)備價(jià)值較高、類別繁雜、數(shù)量龐大、新增迅猛，甚至部分科研設(shè)備經(jīng)常在各專業(yè)實(shí)驗(yàn)室間流轉(zhuǎn)使用，導(dǎo)致科研設(shè)備信息變動(dòng)頻繁。因普遍存在“重購置，輕管理”的現(xiàn)象，科研設(shè)備盤點(diǎn)困難，難以真實(shí)反映庫存預(yù)警、保障水平等真實(shí)、準(zhǔn)確和完整的數(shù)據(jù)信息。既要強(qiáng)化對(duì)科研設(shè)備的清查盤點(diǎn)，又要簡(jiǎn)化實(shí)施操作，如何高效、準(zhǔn)確地清查盤點(diǎn)并查看其相關(guān)屬性狀態(tài)是科學(xué)事業(yè)單位科研設(shè)備管理面臨的重要課題。

二、科研設(shè)備傳統(tǒng)盤點(diǎn)方法的弊端

傳統(tǒng)盤點(diǎn)方法完全依賴人工進(jìn)行，盤點(diǎn)人員手持科研設(shè)備清單，按照清單登記的設(shè)備品種、入賬價(jià)值、存放位置、取得方式、使用年限、使用狀態(tài)、保管責(zé)任人等信息逐臺(tái)逐套核對(duì)實(shí)物，手工登記后再回到辦公室與臺(tái)賬信息比對(duì)。傳統(tǒng)盤點(diǎn)方式不僅繁重瑣碎，需耗費(fèi)大量的人力物力，還容易發(fā)生漏盤、錯(cuò)盤等差錯(cuò)?？茖W(xué)事業(yè)單位受機(jī)構(gòu)、人員編制控制，大多沒有成立專門的資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理職能分散在單位內(nèi)部各職能部門;實(shí)驗(yàn)室開展科研活動(dòng)過程中流轉(zhuǎn)使用的部分儀器設(shè)備，用后未及時(shí)歸還至指定存放位置導(dǎo)致盤點(diǎn)時(shí)臺(tái)賬信息與實(shí)際存放情況不一致;管理人員數(shù)量有限，與龐大的固定資產(chǎn)數(shù)量不成比例，人工盤點(diǎn)記錄與臺(tái)賬核對(duì)時(shí)間較長，盤點(diǎn)誤差率較大，因而往往做不到賬、卡、物的一一準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。

為提高科研設(shè)備管控水平，做到賬卡物相符，亟須采用信息化技術(shù)手段完成清查盤點(diǎn)工作。目前已投入使用的LIMS系統(tǒng)（實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)）已為科研儀器設(shè)備的數(shù)字化盤點(diǎn)奠定堅(jiān)實(shí)的信息技術(shù)基礎(chǔ)。

三、科研設(shè)備信息化盤點(diǎn)架構(gòu)

科研設(shè)備信息化盤點(diǎn)設(shè)計(jì)思路為：在LIMS系統(tǒng)中組成科研設(shè)備清查盤點(diǎn)小組，按職能分工完成盤點(diǎn)工作計(jì)劃的編制;將計(jì)劃信息傳輸?shù)奖銛y式無線數(shù)據(jù)采集終端后，盤點(diǎn)人員手持該數(shù)據(jù)終端掃描科研設(shè)備上粘貼的固定資產(chǎn)標(biāo)簽，終端實(shí)時(shí)將掃描數(shù)據(jù)上傳LIMS系統(tǒng)，LIMS系統(tǒng)后臺(tái)比對(duì)數(shù)據(jù)庫與現(xiàn)場(chǎng)掃碼信息，并自動(dòng)標(biāo)識(shí)異常信息供清查盤點(diǎn)人員處理。

LIMS系統(tǒng)中的儀器設(shè)備管理板塊為每一臺(tái)（件、套）儀器設(shè)備生成帶有二維碼的固定資產(chǎn)標(biāo)簽。固定資產(chǎn)標(biāo)簽左列為儀器設(shè)備基礎(chǔ)信息，包括：設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、入賬價(jià)值、入賬時(shí)間、固定資產(chǎn)編號(hào)、使用部門、使用年限、存放地點(diǎn)、保管責(zé)任人等;標(biāo)簽右列為該臺(tái)（件、套）儀器設(shè)備專屬二維碼，通過掃描二維碼可以得到LIMS系統(tǒng)中該設(shè)備的所有信息。近年來，RFID（射頻識(shí)別）技術(shù)日趨成熟，因此將標(biāo)簽中的二維碼改為電子標(biāo)簽即構(gòu)成RFID固定資產(chǎn)標(biāo)簽，同樣能實(shí)現(xiàn)和前述固定資產(chǎn)標(biāo)簽相同的功能。

四、科研設(shè)備二維碼標(biāo)簽制作

相比條形碼，二維碼最大的優(yōu)勢(shì)是信息儲(chǔ)量大，同樣規(guī)格的二維碼，儲(chǔ)存的信息量是條形碼的幾十倍之多。二維碼所表達(dá)的信息不再僅僅是一組簡(jiǎn)單信息，而是一組加密鏈接和特定字符串，極大提高了數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度，因而廣泛用于移動(dòng)平臺(tái)應(yīng)用，特別是終端掃碼設(shè)備更加常見，也更符合大眾現(xiàn)有的使用習(xí)慣。

科研設(shè)備類型繁雜、型號(hào)眾多?？蒲袠I(yè)務(wù)工作中大量存在同一型號(hào)的儀器設(shè)備擁有多臺(tái)以及部分儀器設(shè)備可以拆分使用的情況。為此，科研設(shè)備標(biāo)簽采用傳統(tǒng)文字和二維碼相結(jié)合的制作方式。文字部分用于儀器設(shè)備基礎(chǔ)信息的描述，同時(shí)為確保每臺(tái)儀器設(shè)備的唯一性，將其出廠編號(hào)納入基礎(chǔ)信息中，方便與儀器設(shè)備銘牌中的信息比對(duì)。

科研設(shè)備清查盤點(diǎn)動(dòng)態(tài)信息采用掃描固定資產(chǎn)標(biāo)簽右側(cè)二維碼提取LIMS系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)字段方式進(jìn)行讀取，并展示在手持終端上。不僅盤點(diǎn)人員可以快速讀取儀器設(shè)備的所有信息，儀器設(shè)備因科研業(yè)務(wù)需要處于流轉(zhuǎn)過程中的相關(guān)使用人員也可以輕松讀取信息。

科研設(shè)備投入使用時(shí)即可粘貼二維碼標(biāo)簽，在設(shè)備生命周期內(nèi)無須重新制作標(biāo)簽，不僅節(jié)省時(shí)間，也避免標(biāo)簽信息更新不及時(shí)的問題。

五、科研設(shè)備信息化盤點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)

1.設(shè)立盤點(diǎn)小組和編制盤點(diǎn)計(jì)劃

通過LIMS系統(tǒng)安排本次科研設(shè)備盤點(diǎn)小組人員，結(jié)合科研設(shè)備分布及工作實(shí)際，由儀器設(shè)備管理人、使用人、財(cái)務(wù)等部門的相關(guān)人員組成的盤點(diǎn)小組，設(shè)置合理的盤點(diǎn)權(quán)限，明確小組成員操作、監(jiān)督和審核分工。資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)在LIMS系統(tǒng)中編制盤點(diǎn)計(jì)劃，確定盤點(diǎn)計(jì)劃的組織形式，可按照存放地點(diǎn)、使用部門、入賬時(shí)間、資產(chǎn)類別等為分類依據(jù)制定盤點(diǎn)計(jì)劃，確定盤點(diǎn)計(jì)劃涉及的科研設(shè)備、使用部門、使用人、盤點(diǎn)時(shí)間等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核盤點(diǎn)計(jì)劃的合理性，確定有無漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)，負(fù)責(zé)對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行對(duì)比核驗(yàn)。盤點(diǎn)計(jì)劃審核通過后系統(tǒng)以通知形式下發(fā)至資產(chǎn)使用人，明確需配合盤點(diǎn)事項(xiàng)及時(shí)間，確保資產(chǎn)使用人在計(jì)劃指定的時(shí)間、指定的地點(diǎn)配合盤點(diǎn)。

2.實(shí)施盤點(diǎn)計(jì)劃

基于安卓平臺(tái)的便攜式無線數(shù)據(jù)采集終端可通過配置無線網(wǎng)絡(luò)，利用http協(xié)議發(fā)送和接收json數(shù)據(jù)，對(duì)LIMS系統(tǒng)科研設(shè)備管理模塊中的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證、查詢和修改。通過掃描科研設(shè)備二維碼，將信息轉(zhuǎn)譯為字符串，自動(dòng)與盤點(diǎn)計(jì)劃數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，終端彈出對(duì)比結(jié)果。盤點(diǎn)小組人員逐項(xiàng)操作后，完成使用部門、使用人、存放地點(diǎn)等信息的校驗(yàn)并生成記錄。對(duì)于信息相符的，由LIMS系統(tǒng)自動(dòng)判斷為校驗(yàn)通過;對(duì)于信息不符的由盤點(diǎn)操作人點(diǎn)擊不通過，彈出不符項(xiàng)對(duì)話框，由盤點(diǎn)工作人員更正信息，系統(tǒng)生成記錄留痕并上傳。根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)每條記錄添加不同顏色的盤點(diǎn)結(jié)果標(biāo)識(shí);對(duì)于非本次盤點(diǎn)計(jì)劃內(nèi)的設(shè)備項(xiàng)，系統(tǒng)提示其應(yīng)所在的盤點(diǎn)計(jì)劃及信息，由操作人選擇是否添加盤點(diǎn)結(jié)果標(biāo)識(shí)并納入本次盤點(diǎn)計(jì)劃。對(duì)于計(jì)劃中的漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)，經(jīng)系統(tǒng)提示后由盤點(diǎn)人員進(jìn)行相應(yīng)處理，系統(tǒng)同時(shí)記錄相關(guān)信息。

3.盤點(diǎn)結(jié)果處理

在LIMS系統(tǒng)中可實(shí)時(shí)查詢盤點(diǎn)計(jì)劃完成情況及統(tǒng)計(jì)信息。盤點(diǎn)計(jì)劃全部執(zhí)行完成后，LIMS系統(tǒng)自動(dòng)生成盤點(diǎn)報(bào)告，包括科研設(shè)備盤盈盤虧、存放地點(diǎn)、使用狀態(tài)等統(tǒng)計(jì)信息;能重新將科研設(shè)備按使用部門、按存放地點(diǎn)、按分類生成清查清單，對(duì)比和標(biāo)識(shí)變更項(xiàng)，備注顯示變更信息，提供變更記錄留痕查詢。

為改變科研設(shè)備傳統(tǒng)盤點(diǎn)方法對(duì)資產(chǎn)清查人員的依賴，本文探討了基于二維碼識(shí)別技術(shù)，利用LIMS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研儀器設(shè)備盤點(diǎn)的信息化，詳細(xì)闡述了信息化盤點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)過程，不僅為更有效地管理科研設(shè)備提供了一種便于實(shí)現(xiàn)和操作的技術(shù)手段，更建立了完整的信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)高效便捷的數(shù)據(jù)查詢和反饋，完成由手工作業(yè)向信息化管理的轉(zhuǎn)變。

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