房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的管理與歸檔探究

何敏

摘 要：房地產(chǎn)檔案數(shù)量越來越多，檔案材料種類越來越多?？紤]到房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，分析房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理和歸檔工作是非常有必要的。文章主要從四個(gè)方面探究了房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的管理和歸檔，這四個(gè)方面主要包括房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的內(nèi)涵、工程類檔案分析的種類及其作用、房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案管理與存檔過程中的注意事項(xiàng)和房地產(chǎn)工程類檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；工程類檔案；歸檔；管理

1 房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的內(nèi)涵

首先，所謂的房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案指的是與工程息息相關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)的主要過稱和現(xiàn)狀以及保存價(jià)值的各種載體的文件，并且依據(jù)國家對(duì)建設(shè)工程歸檔的一些要求，進(jìn)行歸檔形成的實(shí)體檔案。

其次，當(dāng)前房地產(chǎn)建設(shè)工程類檔案的管理和歸檔中還存在著許多問題。第一，目前沒有專門的檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要有兩個(gè)，其一為了節(jié)約成本，好多房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或者是決策者對(duì)檔案的管理不夠重視，常常由工程內(nèi)業(yè)崗位上的或者是行政人員來兼任。其二，如今的檔案專業(yè)的大學(xué)生畢業(yè)后選擇從事私營(yíng)或民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作的是很少的。第二，檔案實(shí)體管理混亂。據(jù)了解，對(duì)于大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)，他們產(chǎn)生的大量檔案沒有進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、組卷和編目，以此沒有形成整套的檔案管理流程，一般是亂堆亂放。由此導(dǎo)致在查找特定檔案時(shí)，查找率非常低。第三，沒有足夠的檔案經(jīng)費(fèi)。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中，對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)，比如實(shí)際用于購買檔案相關(guān)的管理軟件、改善硬件設(shè)施和人員在職培訓(xùn)等的費(fèi)用經(jīng)費(fèi)不足。第四，存在檔案泄露問題。缺乏統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)、檔案專業(yè)人員、檔案管理的整體思路，所以在在檔案管理過程中常會(huì)出現(xiàn)信息丟失或泄露，紙質(zhì)檔案一般情況下是存放在指定的倉庫中的，隨著文件檔案的日益增加，好多的管理者重視新存入的檔案而忽略以前的檔案，這樣對(duì)倉庫管理人員產(chǎn)生直接的影響，使得他們工作怠慢，從而會(huì)造成檔案丟失甚至是為了利益而出賣企業(yè)機(jī)密的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致文件檔案泄露。

2 工程類檔案分析的種類及其作用

工程檔案分析主要分為三大類，即文字式、列表式和文字列表式。文字式，是以文字總結(jié)的形式對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量信息進(jìn)行全面的總結(jié)分析，比如檔案利用情況匯總和檔案情況匯報(bào)提綱等。列表式是以列表的形式對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行全面直觀地表述的情況。文字列表式是把文字式和列表式進(jìn)行結(jié)合，內(nèi)容有文字也有列表，比較直觀、全面、系統(tǒng)和詳細(xì)。

通過對(duì)所存檔案進(jìn)行詳細(xì)系統(tǒng)的分析，可以掌握檔案的數(shù)量和質(zhì)量情況，比如館藏情況和利用情況等，然后為利用者和決策者提供所需資料。尤其對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程檔案來說，檔案分析是極其重要的，不僅能夠比較全面地了解工程運(yùn)營(yíng)的全部情況還能夠通過比較避免一些項(xiàng)目中反復(fù)出現(xiàn)的一些問題，從而有利于節(jié)約開支和優(yōu)化工程的進(jìn)程。

3 房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案管理與存檔過程中的注意事項(xiàng)

《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》對(duì)工程類檔案的歸檔范圍進(jìn)行了詳細(xì)描述。對(duì)于綜合性文件，主要包括項(xiàng)目建議書批復(fù)和項(xiàng)目建議書、用地申請(qǐng)報(bào)告、國有土地使用權(quán)出讓合同、工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察報(bào)告、征地拆遷安置等有關(guān)協(xié)議等等。對(duì)于土建和安裝質(zhì)量保證資料，主要包括開工報(bào)告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、實(shí)驗(yàn)單匯總表和安裝材料與設(shè)備合格證等。對(duì)于土建工程竣工文字材料，主要包括工程定位測(cè)量資料、圖紙會(huì)審記錄、地基處理記錄、土壤各種實(shí)驗(yàn)報(bào)告、材料的出廠證明文件、材料的出廠檢測(cè)報(bào)告、隱藏工程的檢查記錄和商品混凝土出廠合格證等等。對(duì)于竣工圖。包括各種專業(yè)的竣工圖和綜合圖，而其中各種專業(yè)的竣工圖又包括建筑、給排水、結(jié)構(gòu)、電氣、消防、裝修和通通風(fēng)等，綜合圖又包括建筑、水景、綠化、道路、照明、建筑小品等的平面布置。

工程類檔案的歸檔質(zhì)量方面也有一些需要注意的事項(xiàng)。比如，工程類檔案的內(nèi)容必須證實(shí)有效和準(zhǔn)確，并與實(shí)際工程相一致；工程類檔案的內(nèi)容和濃度必須和國家的相關(guān)的設(shè)計(jì)、勘探、施工和監(jiān)理等方面的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范和規(guī)程相符；已經(jīng)歸檔的檔案必須為原件；工程類檔案必須保持自己清楚、圖標(biāo)整潔和圖樣清晰并保證蓋章手續(xù)完備；工程類檔案的圖紙必須采用國家標(biāo)準(zhǔn)的圖幅；工程類檔案所用的紙張需要采用適宜長(zhǎng)期保存的紙張，圖紙常常采用藍(lán)曬圖，竣工圖一般采用新藍(lán)圖，如果使用計(jì)算機(jī)出圖，那么所出的圖必須清晰，不能夠使用復(fù)印件；所有的竣工圖必須加蓋竣工圖章。

工程類檔案在立卷原則、要求和方法上的注意事項(xiàng)。在立卷原則方面，需要遵循工程類文件的自然形成規(guī)律，并且保持卷內(nèi)文件的一定聯(lián)系，當(dāng)某個(gè)工程項(xiàng)目是由多個(gè)單位工程構(gòu)成時(shí)，那么工程文件就要按照單位工程來組卷；在立卷要求方面，在立卷過程中，案卷不要太厚，不要出現(xiàn)重復(fù)的文件，對(duì)于不同載體的文件要分別組卷。在立卷方法方面，工程類文件按照建設(shè)程序可以劃分為五個(gè)部分，分別為工程準(zhǔn)備階段的文件、實(shí)工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

工程類文件卷內(nèi)檔案的排列方面的注意事項(xiàng)。工程類文字資料應(yīng)該按照事項(xiàng)和專業(yè)順序排列，其中屬于同一事項(xiàng)的請(qǐng)示和批復(fù)及同一文件的定稿和印本，還有主件和附件都不能分開，并且按照一定順序排列，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，印本在前定稿在后，主件在前附件在后，而圖紙需要按照專業(yè)進(jìn)行排列，相同專業(yè)的圖紙應(yīng)按照?qǐng)D號(hào)順序排列，文字和圖紙均有的案卷，文字材料在前圖紙?jiān)诤蟆?/p>

4 房地產(chǎn)工程類檔案管理的有效措施

提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在建立完善的檔案管理制度外，為了高效地執(zhí)行檔案管理工作，對(duì)檔案管理組織的業(yè)務(wù)水平有很高的要求，需要綜合素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人員，想要提升管理隊(duì)伍的水平，就需要房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員不斷進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，加深他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作的重要性并通過培訓(xùn)提升他們?cè)跈n案管理方面的技能。

與時(shí)俱進(jìn)。隨著房地產(chǎn)檔案的數(shù)量的增加，與其對(duì)應(yīng)的種類也在增多，因此為了幫助用戶全面利用房地產(chǎn)檔案和有效促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，必須與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化對(duì)房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理。

完善檔案信息檢索體系。注意對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，尤其是對(duì)于其中一些錯(cuò)漏信息的整理，做好對(duì)檔案賬目的核實(shí)；做好檔案編目工作；注意對(duì)房地產(chǎn)電子檔案進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)丟失。

5 總結(jié)

綜合上面的分析，我們可以看出，房地產(chǎn)工程類的檔案是和民生息息相關(guān)的檔案，如果管理不合理，勢(shì)必會(huì)對(duì)建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)帶來一定的影響的，所以我們一定要按照有關(guān)法律法規(guī)做好檔案管理工作，為全面實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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