企業(yè)勞務(wù)服務(wù)項目采購策略淺析

王月琴

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，社會分工不斷細化，各類服務(wù)行業(yè)異軍突起，成為我國經(jīng)濟發(fā)展的主力軍。企業(yè)不再采用傳統(tǒng)運營模式，而將內(nèi)部一部分非核心的、生產(chǎn)過程中簡單而重復(fù)性的，或輔助性、臨時性的服務(wù)作業(yè)以外包的形式分發(fā)給不同的勞務(wù)承包公司，以降低企業(yè)管理成本。然而勞務(wù)服務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展面臨的一個現(xiàn)實問題是勞務(wù)服務(wù)隊伍管理水平和服務(wù)能力的參差不齊，各類服務(wù)團隊分散地充斥在企業(yè)生產(chǎn)流程的各個環(huán)節(jié)，采購人如何在市場上選擇到合適的合作伙伴，事關(guān)企業(yè)正常的生產(chǎn)運營和降本增效。本文以中鹽吉蘭泰鹽化集團有限公司多年來對勞務(wù)服務(wù)型項目采購的探索和實踐提出一些應(yīng)用方法及策略，以供參考。

一、推行集中采購，凸顯采購規(guī)模效應(yīng)

集中采購是將有限而分散的采購資源集中起來，統(tǒng)一采購，形成規(guī)模應(yīng)對市場，吸引潛在投標人參與采購標的競價，這種采購方式是政府常用的采購方式之一。

采購人可以充分利用集中采購的規(guī)模效應(yīng)將企業(yè)所有外包給承包單位的勞務(wù)服務(wù)項目整合，把服務(wù)性質(zhì)相同或服務(wù)方式相近的項目歸類，合理劃分標包，統(tǒng)一由專業(yè)人員以公司層面集中組織采購活動。這樣既可以減少下級項目主管單位的工作量，又可避免非專業(yè)人員組織采購的隨意性；既保障了采購的合法性，又可以形成采購的規(guī)模效應(yīng)，提高了社會的關(guān)注度和采購的競爭性，正可謂一舉多得。

二、合理選擇采購方式，增強采購科學(xué)性

眾所周知，根據(jù)不同的分類方法采購方式分很多種，最常見的分類方式就是以選擇交易主體的方式劃分的招標、詢價、訂單、磋商、競價、比選等方式。

勞務(wù)服務(wù)是一個技術(shù)含量相對較低的行業(yè)，且有別于其他如工程、物資采購項目的履約方式，但其服務(wù)質(zhì)量和效率卻對企業(yè)正常的生產(chǎn)運營有重要影響。所以，這類項目并不適用于簡單地只考慮價格的采購方式，亦不適用于采購流程長、時間長，只有一次性報價的招標方式采購。勞務(wù)服務(wù)項目的采購不能只簡單地重視其采購成本，還應(yīng)將承包單位的規(guī)模、服務(wù)能力、履約信用等實際情況作為考察其能否勝任采購項目的依據(jù)。

面對日益崛起的勞務(wù)服務(wù)行業(yè)，龐大的潛在供應(yīng)商市場，我們既要選擇符合采購條件的承包單位，又要達到降本增效的采購目的。所以，通過對各類采購方式進行系統(tǒng)分析，此類項目更適用于政府采購中常用的競爭性談判和公開招標方式相結(jié)合的方式采購。利用招標的“公開性”將采購信息充分公開，吸引潛在投標人前來投標，提高項目競爭力；利用競爭性談判方式與符合采購人資格條件、采購要求的供應(yīng)商輪次談判，商定價格、條件和合同條款，最終選擇到既符合采購要求又價格低廉的供應(yīng)商。

三、制定談判策略，提高談判效率

組建專業(yè)、高效的項目談判小組。采購人應(yīng)根據(jù)不同的項目選擇項目單位負責(zé)人和熟悉項目情況的相關(guān)人員與抽取的行業(yè)談判專家組成談判小組。采購人還可以邀請上級管理機構(gòu)前來監(jiān)督、指導(dǎo)，共同參與談判工作，增加談判活動的嚴肅性和權(quán)威性。談判活動還應(yīng)有監(jiān)督機構(gòu)現(xiàn)場監(jiān)督談判過程，保障項目談判過程的合理、合法。

所謂知己知彼，百戰(zhàn)不殆。談判組在談判前要有充分的準備，應(yīng)在開標前熟悉項目采購資料，清楚采購人所能接受的價格底線與上限，開標后要對投標人及其投標資料進行審查了解，擬定談判計劃、方法，明確談判目標。

專家組應(yīng)集中與單個投標人分別進行談判，為了提高談判效率，更要選擇投標人中有權(quán)作決定的代表進行談判。談判過程要盡可能使用數(shù)據(jù)和事實說話，提高談判的專業(yè)性和客觀性，最終選出最符合采購需求且報價最低的投標人作為成交人。

四、細化采購文件內(nèi)容，防止合同實施風(fēng)險

細化采購信息資料。勞務(wù)服務(wù)項目的特點就是項目內(nèi)容、數(shù)據(jù)繁雜而瑣碎，容易出現(xiàn)差錯導(dǎo)致后續(xù)定標后或合同履約階段風(fēng)險，采購資料必須準確而嚴謹，所以建議此類項目的采購資料盡可能采用表格形式呈現(xiàn)，將所有采購信息如采購內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)地點、工作量、服務(wù)人員數(shù)量、輔助設(shè)備數(shù)量規(guī)格、投標人資格等信息全部分解在表項中，項目合同以鏈接方式放在表格中，讓采購信息一目了然，讓投標人簡單、有效、快速了解相關(guān)信息，準確做出投標決策。采購文件還應(yīng)醒目地標示廢標條件以提醒投標人注意，防止采購項目無端地流標。

科學(xué)設(shè)置合同條款，防范合同履約風(fēng)險。采購人應(yīng)認真對待合同條款的設(shè)定，尤其是對合約期內(nèi)出現(xiàn)的違約責(zé)任、是否調(diào)價及調(diào)價方法在合同中加以明確，關(guān)鍵條款也明示投標人。

加強采購資料審核，保障采購信息準確。為了保證采購信息及資料準確無誤，采購人應(yīng)合理安排采購進程，根據(jù)采購項目的數(shù)量和復(fù)雜程度，給出充裕的時間收集、整理、審核采購資料，確保最終的采購信息準確無誤。

五、公開采購信息，增強項目競爭力

采購應(yīng)打破地域界限，公開采購信息，更能體現(xiàn)公開、公平的采購原則。采購人可以面向國內(nèi)以采購公告的方式發(fā)出邀請，歡迎各方有實力的潛在投標人前來參與項目投標競爭。但因勞務(wù)采購標的物的特點和履約方式與采購設(shè)備或工程類項目不同，參與競爭的往往是項目周邊或離項目相對較近的潛在投標人居多，所以項目周邊的宣傳力度應(yīng)更大一些。

互聯(lián)網(wǎng)時代，采購人可以充分利用各類信息發(fā)布平臺，如在國家公開采購指定的“中國采購與招標網(wǎng)”，或者招標代理機構(gòu)網(wǎng)址及采購人自己公司的網(wǎng)頁進行采購信息的宣傳，可以使用公司內(nèi)部辦公應(yīng)用平臺或信息軟件將采購信息發(fā)送給每一位員工，充分利用企業(yè)員工的個人社會資源將采購信息最大限度傳送至每一位可能參與投標競爭的潛在投標人。努力營造健康的競爭環(huán)境，充分提高項目的競爭力，從而為達到采購人預(yù)期的采購目標奠定基礎(chǔ)。

六、合理設(shè)定最高投標限價，防控采購風(fēng)險

對于一些企業(yè)因受自然地域環(huán)境限制，存在潛在投標人較少而不能形成充分而有效的競爭的情況，為避免投標人胡亂報價，哄抬價格或形成團體圍標、竄標情況，從而造成發(fā)包方不可彌補的經(jīng)濟損失，采購人可以選擇設(shè)置項目最高投標限價來規(guī)避這一風(fēng)險。

最高投標限價又稱招標控制價，是招標采購方式中控制價格的一種方式。最高投標限價具有強制約束力，投標報價超過最高限價即為無效投標。因此最高限價不可以毫無依據(jù)隨意設(shè)定，一旦設(shè)置不合理，會導(dǎo)致采購失敗，所以應(yīng)當慎之又慎。企業(yè)可以參考往年各個采購項目的執(zhí)行價格，在此基礎(chǔ)上，對項目組成價格進行全面分解，充分調(diào)研周邊同類或相近行業(yè)市場，全方位核算項目成本，根據(jù)以往承包經(jīng)驗綜合考慮多方元素，在平等互利的原則下最終設(shè)置合理的最高投標限價，在保障服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，避免出現(xiàn)承包人違約或暴利情況造成企業(yè)損失。

最高投標限價應(yīng)以醒目的方式在采購文件中向投標人明示，并要告知投標人報價一旦超越最高限價將予以廢標，以防止投標人因理解不到位致使采購無疾而終。

七、明確談判方向，科學(xué)設(shè)定降本目標

降本目標是談判活動最終要達到的目標，因此確定一個科學(xué)合理的目標是采購活動能否達到預(yù)期目的的關(guān)鍵。降本目標的設(shè)定首先是基于事實的成本測算，再加上合理的利潤從而形成采購人的降本目標。降本目標不應(yīng)設(shè)定為一個固定的值，而應(yīng)設(shè)置成一個合理的區(qū)間，即由理想降本目標和最低降本目標。否則在談判過程中容易走進死胡同，到兩不讓步的地步，不利于談判目標的實現(xiàn)和完成。理想降本目標為談判專家指明方向，最低降本目標就是采購文件中的最高限價標，是采購人的底限。

談判過程中，采購人不應(yīng)一味地注重價格的高低，在保障資質(zhì)和基礎(chǔ)條件符合采購要求的同時應(yīng)提防低投標人低于成本的報價。有的投標人為了達到中標的目的，以低于成本的報價惡意競爭，得到項目卻無法正常履約，最終損害了采購人的利益。

八、建立供應(yīng)商評價考核制，加強合作供應(yīng)商管理

選擇一個好的供應(yīng)商，就是選擇了好的產(chǎn)品或優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，做好合作供應(yīng)商的評價管理對于企業(yè)采購管理有著重要的意義。企業(yè)應(yīng)建立各類供應(yīng)商評價考核制度，建立供應(yīng)商檔案。項目主管單位如實做好勞務(wù)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、管理能力、服務(wù)有效性等內(nèi)容的記錄和評價考核，并在履約期結(jié)束后，對勞務(wù)供應(yīng)商合約期內(nèi)整體服務(wù)情況進行綜合評價，劃分等級，對合格供應(yīng)商在下一次采購期給予同等條件下優(yōu)先選擇的機會，對不合格供應(yīng)商列入企業(yè)黑名單，限期內(nèi)不再與之合作。

九、結(jié)語

采購管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要一環(huán)，企業(yè)應(yīng)加強采購管理，與時俱進探索、創(chuàng)新各類采購模式和方法，推進企業(yè)采購降本增效，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。