提高行政機(jī)關(guān)工作人員公文寫作水平途徑研究

郭媛媛

摘要：行政公文是一種具有法定效力和標(biāo)準(zhǔn)形式的文件材料，普遍應(yīng)用于政府機(jī)關(guān)和其他社會(huì)組織日常工作中，是處理公共事務(wù)的重要形式。通過行政公文，可以向受文單位傳達(dá)信息，體現(xiàn)組織目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)的意向。行政公文的撰寫則是向受文機(jī)關(guān)下達(dá)公文、傳達(dá)工作意圖的首要步驟。行政公文的寫作環(huán)節(jié)主要為：首先，根據(jù)實(shí)際情況選擇適合的行政公文種類并擬定初稿；然后，對(duì)擬定好的初稿進(jìn)行討論修改，進(jìn)一步完善內(nèi)容，精煉所需表達(dá)的思想。最后，將修改后的行政公文送審。在這一系列環(huán)節(jié)中，怎么通過提高自身寫作水平寫出一篇漂亮得體的行政公文，是進(jìn)行行政公文寫作的工作人員當(dāng)前最為棘手的問題。

關(guān)鍵詞：行政公文；寫作水平；公共事務(wù)

行政公文是深刻貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖、領(lǐng)會(huì)組織目標(biāo)、依據(jù)法律處理公共事務(wù)不可或缺的手段之一。行政公文寫作水平在一定程度上可以反映政府機(jī)關(guān)處理工作、傳達(dá)組織意圖的質(zhì)量和效率，是行政公文寫作人員在政府機(jī)關(guān)日常工作中最為實(shí)用能力之一。

一、對(duì)增強(qiáng)行政公文撰寫能力的必要性分析

提高行政公文工作人員的寫作能力水平的意義，主要有以下幾點(diǎn)：

（一）有利于提高發(fā)文單位行政管理水平

“政府機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)組織內(nèi)部的管理，提高自身服務(wù)水平，積極和外界進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。”[1]而行政公文可以向受文機(jī)關(guān)傳達(dá)組織目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)意圖和事務(wù)要求，是政府行使行政權(quán)力、管理社會(huì)事務(wù)的主要載體，是發(fā)文機(jī)關(guān)和受文機(jī)關(guān)雙方溝通的紐帶。因此，提高行政公文寫作水平，對(duì)于發(fā)文單位向受文機(jī)關(guān)精準(zhǔn)的傳達(dá)上級(jí)指令、提高行政管理水平有著重要的意義。

（二）有利于提高行政公文質(zhì)量

“行政公文作為處理公務(wù)、管理事務(wù)的一種文字承載形式，其重要特點(diǎn)就是行文的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化”[2]。這些特點(diǎn)，都要求從事公文寫作的人員具有一定程度的公文寫作水平，否則，將很難寫出合適、準(zhǔn)確、規(guī)范的公文。

（三）有利于樹立發(fā)文機(jī)關(guān)形象

一篇行政公文是否能精煉簡(jiǎn)潔的傳達(dá)組織意圖，直接關(guān)系著發(fā)文機(jī)關(guān)的形象問題。如果一個(gè)發(fā)文單位所發(fā)的公文詞不達(dá)意、調(diào)理不清、不易于理解，受文單位看不懂公文所表達(dá)內(nèi)容，就會(huì)對(duì)雙方造成一定誤解和損失。而好的公文，可以用準(zhǔn)確的語言，簡(jiǎn)練的表達(dá)發(fā)文主題，有助于受文機(jī)關(guān)閱讀理解，方便雙方交流或傳遞信息。這對(duì)于樹立發(fā)文單位良好的形象有著重要的意義。

二、對(duì)行政公文寫作的現(xiàn)狀及原因分析

（一）忽視語言能力的培養(yǎng)

現(xiàn)今政府工作人員的公文寫作水平差強(qiáng)人意，原因在于其受系統(tǒng)教育階段，忽視了語言能力的培養(yǎng)。當(dāng)前，大部分院校缺乏培養(yǎng)語言能力的重要課程，有的院校甚至沒有此方面的課程，直接造成了政府工作人員儲(chǔ)備力量對(duì)于公文寫作的能力水平不足，理解力不夠，資料積累不充分。

（二）缺乏實(shí)踐訓(xùn)練

目前政府工作人人員的公文寫作水平不足，有很大一部分原因是因?yàn)閷?shí)踐的少，在受教育階段沒有受到系統(tǒng)的公文寫作教育，在工作階段更是缺少實(shí)踐訓(xùn)練，導(dǎo)致現(xiàn)階段我國(guó)政府公務(wù)人員的公務(wù)寫作水平大打折扣。

墨子曰：“士雖有學(xué)，而行為本焉”。此句含義為：讀書人雖然應(yīng)該擁有學(xué)問，但是，能把學(xué)來的知識(shí)通過實(shí)際行動(dòng)表達(dá)出來才是最基本的掌握形式。這句話從現(xiàn)實(shí)層面深刻體現(xiàn)出了實(shí)踐的重要性。基礎(chǔ)知識(shí)固然應(yīng)該掌握，但是如果不能通過實(shí)際操作熟練的運(yùn)用，就不能算做悟到了知識(shí)的真諦。同理，如果公文寫作學(xué)習(xí)者只是看了充足的資料，并沒有進(jìn)行實(shí)際寫作，那也是沒用的。

（三）公文寫作不規(guī)范

公文寫作不規(guī)范主要包括兩個(gè)方面：第一，體式不規(guī)范。體式規(guī)范是行政公文與其他文種的不同之處?，F(xiàn)今公文體式不規(guī)范主要表現(xiàn)在文件版頭使用不規(guī)范、標(biāo)識(shí)使用不規(guī)范、標(biāo)題寫作不規(guī)范、非附件的公文錯(cuò)當(dāng)附件處理、不加蓋公章、主題詞漏標(biāo)或標(biāo)注不適當(dāng)、主送機(jī)關(guān)不精確、用紙不合理等問題。第二：公文文種的使用不規(guī)范。行政機(jī)關(guān)在制發(fā)公文時(shí)，“應(yīng)當(dāng)根據(jù)其自身的職責(zé)權(quán)力、撰寫公文的目的和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系”[3]等要素，準(zhǔn)確地選擇公文的文種。同時(shí)還要注意各個(gè)文種的席位差別。在現(xiàn)實(shí)的公文撰寫中，很多情況下都有文種使用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

三、對(duì)如何提高行政公文撰寫能力的方法分析

（一）提升思想觀念，重視公文寫作能力

當(dāng)下大部分政府人員思想覺悟不高，不夠重視公文寫作。每個(gè)公文寫作的工作人員，特別是政府部門上級(jí)人員都應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到，在利益主體多元化的當(dāng)今社會(huì)，行政公文已經(jīng)不再是可有可無、可多可少的內(nèi)部文件，行政公文的對(duì)象在擴(kuò)大，它面對(duì)的對(duì)象，將是包括各種利益主體在內(nèi)的廣大公眾。因此，行政公文已經(jīng)成為政府體現(xiàn)執(zhí)政理念、反映執(zhí)政能力的重要介質(zhì)。所以要想提升公文寫作水平，必須從思想上進(jìn)行深刻的變革，具體有以下兩點(diǎn)：

1.端正公文寫作態(tài)度

現(xiàn)在各級(jí)政府機(jī)關(guān)不僅文字材料的字量多，而且對(duì)于寫作公文的速度催的緊，許多政府人員時(shí)常為它熬夜工作，勞累不堪，在心理上產(chǎn)生了厭煩感。然而，既然在政府機(jī)關(guān)上班，就肯定會(huì)接觸各式各類的文字材料，所以，對(duì)于寫行政公文不應(yīng)該抱有懼怕之心，更不要覺得煩躁，應(yīng)該以樂觀上進(jìn)的態(tài)度對(duì)待寫作，要認(rèn)真寫，用心寫，叔本華曾說過：“作品是心靈的精華”。這深刻揭示了在寫作方面，用心是多么重要的事情。

2.保持公文寫作人員隊(duì)伍穩(wěn)定

公文寫作的人員不僅是人才，而且是一種培養(yǎng)周期較長(zhǎng)的、稀缺的、特殊的復(fù)合型人才，因而必須設(shè)法保持這支隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。一方面，要使他們有成就感的滿足，通過對(duì)他們寫作成果的認(rèn)可，引導(dǎo)價(jià)值取向，激勵(lì)公文寫作人員熱愛本職，鉆研問題，研究寫作。另一方面，對(duì)于文采特別好、態(tài)度特別積極、工作特別認(rèn)真的工作人員，應(yīng)該給予適當(dāng)?shù)男睦砘蛭镔|(zhì)鼓勵(lì)，相應(yīng)提高他們的工作條件，優(yōu)化待遇，從而調(diào)動(dòng)他們的積極性。

（二）提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)語言能力的培養(yǎng)

俗話說：“文如其人”?！耙黄咂焚|(zhì)的公文，離不開撰稿人的高素質(zhì)。公文的高品質(zhì)，實(shí)際上是撰稿人內(nèi)在素質(zhì)的外在表現(xiàn)，也體現(xiàn)了撰稿人濃厚地文化底蘊(yùn)，由此看來，研究公文寫作，光研究寫作技巧、寫作規(guī)律，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須在提高自身素質(zhì)上下功夫。也就是，功夫既要下在公文之內(nèi)，更要下在公文之外?！盵4]要想提高公務(wù)人員的寫作能力，首先應(yīng)該完善其自身的文化素養(yǎng)。有了較高的文化素養(yǎng)，較多的積累，較熟練的文字寫作技能，就可以更好的掌握公文寫作技巧，熟悉公文規(guī)范格式，提升自身行政寫作水平。主要途徑如下：

1.加強(qiáng)寫作素材的積累

要注重對(duì)不同文種范文的積累，根據(jù)不同業(yè)務(wù)，選擇常用文種，范文多了，遇到任務(wù)就能參考；要注重對(duì)上級(jí)精神的積累，學(xué)習(xí)重要文件、會(huì)議精神，養(yǎng)成做筆記的習(xí)慣，可摘錄，可用自己的話表述，記得越多，聯(lián)想越豐富，思想越活躍；要注重對(duì)精彩語句的積累，對(duì)與工作聯(lián)系緊密的報(bào)刊文章、網(wǎng)上資料、思想性強(qiáng)的觀點(diǎn)、精辟語言，注意摘抄記錄；要注重對(duì)相關(guān)資料的積累，主要指與工作有關(guān)的情況、經(jīng)驗(yàn)等，要想多知道，就得多留心，多關(guān)注。

2.重視資料的歸納與整理

對(duì)寫作素材進(jìn)行積累之后，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行細(xì)致的歸納與整理，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的分析和綜合的研究，以便于更好的掌握收集到的資料。并在自己腦海形成結(jié)構(gòu)完整的框架體系，在需要運(yùn)用的時(shí)候可以及時(shí)調(diào)出。

（三）善于模仿學(xué)習(xí)，適當(dāng)進(jìn)行仿寫操練

“學(xué)習(xí)”其中的“學(xué)”，就是指模仿和效仿。仿寫在行政公文寫作的學(xué)習(xí)中占有很關(guān)鍵的地位?！胺聦懢褪悄７路段倪M(jìn)行寫作。”[5]。仿寫分為兩個(gè)部分：形式上的仿寫和內(nèi)容上的仿寫。

形式上的仿寫主要有以下幾點(diǎn)：

1.模仿范例公文的體裁和體式

體裁就是指公文種類。公文的仿寫首先要掌握公文程式化的要求[6]。每學(xué)習(xí)一種文體，如計(jì)劃、總結(jié)、制度、請(qǐng)示等，都需要進(jìn)行仿寫，直到掌握了該文種與其它文種的相同點(diǎn)與不同點(diǎn)，準(zhǔn)確掌握了體裁與體式的要求。

2.模仿范例公文的語言

所有的公文都是用語言組合而成的，根據(jù)不同主題的需要，運(yùn)用不同的方法去組織語言，就形成了不同的文種。因此，增強(qiáng)自身語言表達(dá)能力對(duì)于學(xué)好行政公文的寫作顯得尤為重要。內(nèi)容上的仿寫主要有以下幾點(diǎn)：

1.明確主題，圍繞主題模仿寫作

公文的主題，即公文的主要想表達(dá)的思想。任何公文，無論有多少字，都有一個(gè)明確的中心思想。確定公文的主題，需要經(jīng)過反復(fù)的推敲研究，定準(zhǔn)這篇文章到底應(yīng)該闡明一個(gè)什么樣的觀點(diǎn)，針對(duì)人們最關(guān)心的問題，撰寫這篇公文。

2.糾正錯(cuò)誤，采用邊練邊糾錯(cuò)的方法寫作

練習(xí)時(shí)可針對(duì)有錯(cuò)誤的例文進(jìn)行格式、語言、結(jié)構(gòu)等方面的修改，直到滿意后再對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)答案找出不足之處，用此法多改多練效果明顯。在實(shí)踐中也可注意收集公文實(shí)例，找出其中不足或不規(guī)范之處進(jìn)行修改。

（四）必須多加練習(xí)，重視理論與實(shí)踐的關(guān)系

俗話說：“讀十篇不如做一篇”。公文寫作能力的提高要靠實(shí)踐。在看了足夠多的公文材料，學(xué)習(xí)了豐富的公文寫作知識(shí)后，還應(yīng)該多寫多練，反復(fù)實(shí)踐。這是提高公文寫作能力最有效的途徑。

宋朝詩(shī)人陸游有詩(shī)句曰：“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。這句話意思是學(xué)問只是從書本上獲得終究感到膚淺，必須身體力行，親自實(shí)踐，才能顯出真知。理論知識(shí)是前人經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，理論知識(shí)固然重要，但必須與實(shí)踐相結(jié)合，在實(shí)際運(yùn)用中進(jìn)一步深化，才能成為真知，成為自己的東西。只有在實(shí)踐中，把自己學(xué)到的公文寫作理論運(yùn)用到實(shí)踐中去，才能提高公文寫作能力。

（五）文章不厭百回改，反復(fù)推敲佳句來

善作不如善改，要想提高行政公文寫作能力，就必須做到在寫完公文初稿之后，進(jìn)行反復(fù)推敲和細(xì)致的斟酌。能把文字操縱自如，使它述說一切，甚至述說一般不易表達(dá)的事情，這比動(dòng)用一些死語舊詞更為困難。寫作最重要的過程就是修改。在修改擬定好的公文時(shí)，把公文當(dāng)別人寫的，從旁觀者的角度去發(fā)現(xiàn)問題，仔細(xì)挑出毛病并修改，直到可以用最精煉的語言表達(dá)最準(zhǔn)確的意思。

參考文獻(xiàn)：

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