論企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的重點(diǎn)難點(diǎn)與應(yīng)對(duì)舉措

摘 要：當(dāng)前，企業(yè)財(cái)務(wù)管理向數(shù)字化、智能型管理轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為大勢(shì)。而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵則是財(cái)務(wù)管理真正走出原有核算型、事務(wù)型財(cái)務(wù)管理的限制，從財(cái)務(wù)職能服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)價(jià)值的管理者。財(cái)務(wù)共享中心在這一過程中扮演著不可或缺的重要角色。它通過將事務(wù)性工作從財(cái)務(wù)管理中剝離，使得財(cái)務(wù)部門有資源去參與更多業(yè)務(wù)決策和業(yè)務(wù)管控，將不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)和變數(shù)具體化、業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)化、可監(jiān)控，提前采取措施應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從而提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的合法合規(guī)性。通過建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心支撐企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)已經(jīng)成為眾多企業(yè)的選擇。但是，企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的過程中經(jīng)常會(huì)由于認(rèn)知不清、分工不明確、標(biāo)準(zhǔn)化不到位等一些列原因造成建設(shè)效果無(wú)法達(dá)到預(yù)期。筆者通過自身實(shí)踐，總結(jié)歸納了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建設(shè)和運(yùn)行中普遍存在的這些重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，并逐一對(duì)問題進(jìn)行了分析和解答。希望寶貴的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)能夠未準(zhǔn)備以及正在開展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的企業(yè)帶來啟發(fā)，避免建設(shè)過程中發(fā)生類似問題，提高建設(shè)成效。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;建設(shè)舉措

引言：根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的一般過程，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中的重點(diǎn)工作包括合理規(guī)劃、職責(zé)清晰、理順流程、優(yōu)化系統(tǒng)和健全機(jī)制。而難點(diǎn)和可能的風(fēng)險(xiǎn)主要有管理變革、建立標(biāo)準(zhǔn)化可量化的業(yè)務(wù)流程、循序漸進(jìn)的建立支撐中心高效運(yùn)轉(zhuǎn)的信息系統(tǒng)，以及建立清晰的人才發(fā)展路徑和持續(xù)改進(jìn)的管理機(jī)制。流程梳理、系統(tǒng)建設(shè)、人才發(fā)展和持續(xù)改進(jìn)是重中之重。以下，分別對(duì)這幾個(gè)重點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行剖析，并分別提出應(yīng)對(duì)舉措。

一、如何有效地開展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化流程梳理

盡管共享中心目前正逐步向“大共享”平臺(tái)（不再僅僅局限于財(cái)務(wù)共享，而是將企業(yè)信息管理、人力資源、采購(gòu)等業(yè)務(wù)統(tǒng)統(tǒng)納入共享范疇）的方向發(fā)展。但是，絕大多數(shù)企業(yè)仍會(huì)將共享服務(wù)中心定位于企業(yè)的成本中心。在組織職責(zé)劃分中，共享中心將主要承擔(dān)核算事務(wù)處理和數(shù)據(jù)支撐的職責(zé)?；诖耍瑸榱吮苊夤ぷ鲀?nèi)容遺漏和細(xì)化程度不夠，建議按照如下步驟和要求開展標(biāo)準(zhǔn)化流程梳理工作：

1.現(xiàn)狀調(diào)研

調(diào)研的目標(biāo)是讓參與單位和人員對(duì)財(cái)務(wù)共享的建設(shè)意義、工作要求有比較深入的了解，這是管理變革推動(dòng)的一個(gè)主要工作。同時(shí)，調(diào)研的過程也是參與單位能夠重新審視本單位業(yè)務(wù)流程與合規(guī)性的重要階段。能夠預(yù)見的業(yè)務(wù)問題主要包括流程節(jié)點(diǎn)不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)單據(jù)各異、審批權(quán)限不合理、數(shù)據(jù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等。調(diào)研工作組織形式包括業(yè)務(wù)訪談、問卷調(diào)研、會(huì)議研討和現(xiàn)場(chǎng)查看工作記錄等。為了確保工作質(zhì)量，建議現(xiàn)場(chǎng)訪談和查閱工作記錄應(yīng)著重細(xì)致開展，并且不限于一次，根據(jù)建設(shè)需要?jiǎng)討B(tài)組織。

2.高階業(yè)務(wù)流程梳理

高階流程標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)是形成企業(yè)統(tǒng)一專業(yè)的財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系關(guān)鍵點(diǎn)。通過開展高階流程設(shè)計(jì)，將重點(diǎn)回答以下問題：

*為了達(dá)到改善績(jī)效的目標(biāo)，有哪些流程需要再造;

*未來內(nèi)部客戶對(duì)此能否達(dá)成共識(shí)并給與配合，與外部供應(yīng)商和客戶溝通與配合是否通暢順利;

*現(xiàn)有流程模式進(jìn)行改變后會(huì)帶來多大的風(fēng)險(xiǎn);母公司對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的承受能力如何;

*完成流程再造需要投入多少時(shí)間和員工數(shù)量;流程再造的成功幾率有多大。

通過高階流程設(shè)計(jì)工作的開展，企業(yè)將明確財(cái)務(wù)共享的范疇，并對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有了具體的掌握。同時(shí)，這一過程也將明確流程改造的關(guān)鍵決策點(diǎn)，包括：業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程銜接的原則和主要做法（如財(cái)務(wù)人員掃描發(fā)票還是業(yè)務(wù)人員提供發(fā)票影響）、報(bào)賬審核環(huán)節(jié)共享中心與原單位的職責(zé)、報(bào)賬審核流程的統(tǒng)一以及數(shù)據(jù)共享的原則和機(jī)制等。高階業(yè)務(wù)流程梳理將奠定詳細(xì)流程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。

3.詳細(xì)流程設(shè)計(jì)

在完成流程切分、流程框架搭建和關(guān)鍵點(diǎn)確認(rèn)后，需要結(jié)合未來的業(yè)務(wù)需求，對(duì)財(cái)務(wù)共享流程進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。

財(cái)務(wù)共享流程的設(shè)計(jì)通常遵循以下原則：

*合規(guī)合法原則：財(cái)務(wù)共享流程將符合法律法規(guī)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度等公司內(nèi)外部規(guī)章監(jiān)管要求。

*標(biāo)準(zhǔn)化原則：財(cái)務(wù)共享流程將盡量進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，一方面提高業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的流程處理能夠提升同質(zhì)化業(yè)務(wù)處理的效率，降低處理成本。

*簡(jiǎn)化原則：財(cái)務(wù)共享流程在滿足需求的前提下盡量簡(jiǎn)化，以降低流程復(fù)雜程度。

*自動(dòng)化原則：財(cái)務(wù)共享流程的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮盡量利用信息技術(shù)支撐（如工作流系統(tǒng)、電子影像、OCR、電子發(fā)票等），實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化。

*端到端原則：在允許的情況下，財(cái)務(wù)共享流程應(yīng)將流程覆蓋范圍擴(kuò)展至整個(gè)端到端范圍，以保證全流程的協(xié)調(diào)一致和資源安排。

*業(yè)務(wù)為先原則：財(cái)務(wù)共享流程的設(shè)計(jì)將以支持企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展為導(dǎo)向。

*服務(wù)為先原則：財(cái)務(wù)共享流程的設(shè)計(jì)將以“為客戶提供滿意服務(wù)”為目標(biāo)，關(guān)注客戶滿意度的提升。

遵循這些原則，詳細(xì)流程設(shè)計(jì)是一個(gè)具體的標(biāo)準(zhǔn)化過程。企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員反饋和領(lǐng)先實(shí)踐確定優(yōu)化需求，對(duì)每一個(gè)流程，根據(jù)優(yōu)化需求、設(shè)計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)以及初步的IT實(shí)施方案，按照SIPOC方法（Supplier供應(yīng)者;Input輸入;Process流程;Output輸出;Customer客戶）進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。針對(duì)不同的優(yōu)化需求，可以采用流程研討會(huì)、領(lǐng)先實(shí)踐模型引入等方法完成流程的初步設(shè)計(jì)。在完成流程的初步設(shè)計(jì)后，將由財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)人員對(duì)詳細(xì)流程進(jìn)行驗(yàn)證，確保流程的可行性。以費(fèi)用報(bào)銷流程設(shè)計(jì)示例如下：

二、如何建設(shè)支撐財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行的高可靠信息系統(tǒng)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心支撐系統(tǒng)是企業(yè)整體信息化的重要組成部分。在開展財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的總體要求，并著重對(duì)以下方面加強(qiáng)管理：

1.把握“可落地”原則進(jìn)行系統(tǒng)功能規(guī)劃

建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心支撐信息系統(tǒng)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，切不可脫離企業(yè)實(shí)際而盲目“追新、求全”，而應(yīng)按照企業(yè)架構(gòu)（EA）方法，從共享業(yè)務(wù)出發(fā)，準(zhǔn)確評(píng)估現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用覆蓋情況，基于共享服務(wù)中心的定位，設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)建設(shè)路線圖。

業(yè)務(wù)架構(gòu)描述共享服務(wù)中心在總體企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)下定義的共享業(yè)務(wù)能力及其關(guān)系，既是共享流程方案的成果，也是信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的起點(diǎn);應(yīng)用架構(gòu)識(shí)別共享服務(wù)中心所涉及的信息系統(tǒng)群，包括高層應(yīng)用界面劃分與功能定義，以及各應(yīng)用間的集成關(guān)系;識(shí)別各個(gè)業(yè)務(wù)功能的要求，診斷現(xiàn)有應(yīng)用是否滿足。根據(jù)應(yīng)用模塊間交互的緊密程度、互聯(lián)互通需求，識(shí)別應(yīng)用模塊間的組合關(guān)系。最終形成面向服務(wù)的應(yīng)用架構(gòu)診斷結(jié)果，對(duì)診斷結(jié)果中識(shí)別出的問題設(shè)計(jì)解決方案，以優(yōu)化整個(gè)信息系統(tǒng)構(gòu)建和實(shí)施;技術(shù)架構(gòu)描述支持應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與部署的技術(shù)能力。其通過定義各個(gè)信息基礎(chǔ)設(shè)施之間的關(guān)系，從宏觀和微觀角度分析信息系統(tǒng)的技術(shù)要求，為保障、支撐應(yīng)用建設(shè)提供一個(gè)現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)

基于標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)高效支撐、技術(shù)應(yīng)用與時(shí)俱進(jìn)和提供高可靠性數(shù)據(jù)的建設(shè)初衷來看，在信息系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)著重加強(qiáng)以下方面管理：

（1）功能覆蓋方面

*共享中心系統(tǒng)應(yīng)該能夠支持新的組織架構(gòu);

*流程管理功能能夠?qū)崿F(xiàn)共享流程的無(wú)縫流轉(zhuǎn)，能夠跟蹤流程步驟和執(zhí)行狀態(tài);

*系統(tǒng)支撐流程的簡(jiǎn)化、自動(dòng)化;

*業(yè)務(wù)用戶和財(cái)務(wù)用戶使用操作是否方便、簡(jiǎn)潔、易應(yīng)用。

（2）技術(shù)支撐方面

*共享中心技術(shù)架構(gòu)能夠支持高并發(fā)、高可用的要求;

*共享中心應(yīng)用的技術(shù)提供了功能的可擴(kuò)展性，從而支持未來共享中心在業(yè)務(wù)方面的轉(zhuǎn)型和提升;

*共享中心技術(shù)路線的兼容性，應(yīng)能支撐動(dòng)態(tài)引入新技術(shù)工具。

（3）數(shù)據(jù)管理方面

*共享中心系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)完善、成熟;

*共享中心系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)具有可擴(kuò)展性，支持未來的拓展，特別是財(cái)務(wù)輔助分析方面，數(shù)據(jù)的過程管理機(jī)制健全，數(shù)據(jù)質(zhì)量可靠。

通過回答上述這些關(guān)鍵問題，使得企業(yè)能夠?qū)扔械腅RP系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)整合有一個(gè)比較清晰的認(rèn)識(shí)。并且，能夠使企業(yè)決策者拓展視野，積極引入新技術(shù)（如AI、區(qū)塊鏈、RPA等）應(yīng)用，奠定財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)能力的基礎(chǔ)。

三、如何建立有效的人才培養(yǎng)和可持續(xù)發(fā)展機(jī)制

外部人員聘用和內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)共享中心人員的主要來源。而大部分企業(yè)會(huì)選擇培養(yǎng)原有財(cái)務(wù)人員，特別是年輕人員，為共享中心的長(zhǎng)期發(fā)展奠定人員基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)共享中心中，類似的情況十分常見。如不能建立有效的人才培養(yǎng)機(jī)制，讓人員能力得到良好發(fā)展，則容易造成人才流失的情況的發(fā)生。而在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正式運(yùn)行后，其業(yè)務(wù)能力也應(yīng)隨著中心成熟度的發(fā)展而不斷發(fā)展，通過良好的自我改進(jìn)機(jī)制推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，并為從成本中心向利潤(rùn)中心發(fā)展奠定基礎(chǔ)。這兩點(diǎn)是關(guān)系到共享中心長(zhǎng)久高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此在此共同探討。

1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人才發(fā)展

（1）如何合理規(guī)劃財(cái)務(wù)人員崗位

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的不同階段，其對(duì)人的需求有所區(qū)別。本文特別強(qiáng)調(diào)在共享中心正式穩(wěn)定運(yùn)行后，從原單位中精簡(jiǎn)的財(cái)務(wù)人員安置。鑒于各吸納單位財(cái)務(wù)人員相對(duì)精簡(jiǎn)、基本以核算業(yè)務(wù)為主，將主要采取在本單位進(jìn)行轉(zhuǎn)型的策略，減少人員變動(dòng)，主要采取以下幾種策略：

*部分優(yōu)秀的、經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)人員，轉(zhuǎn)型承擔(dān)預(yù)算與報(bào)表分析相關(guān)工作，以增強(qiáng)本單位財(cái)務(wù)管理與分析能力;

*部分財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型至前端業(yè)務(wù)的合作伙伴，為業(yè)務(wù)提供支持，如：參與銷售、采購(gòu)合同的會(huì)簽，審核款項(xiàng)收付相關(guān)財(cái)務(wù)條款，對(duì)合同經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行管控;

*其他財(cái)務(wù)人員，可以承擔(dān)資產(chǎn)實(shí)物管理、稅務(wù)管理、支票及印鑒保管、原始單據(jù)的收集與向財(cái)務(wù)共享中心傳遞職責(zé)。

（2）共享中心的人才發(fā)展

對(duì)于企業(yè)而言，財(cái)務(wù)共享中心除了可以為所屬企業(yè)提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)，還將成為其財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)基地和新增企業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的孵化器。

財(cái)務(wù)人員在共享中心內(nèi)部提供服務(wù)崗位和專家崗位兩條發(fā)展路徑，完善人員輪崗與職位晉升機(jī)制。服務(wù)崗位途徑可由初級(jí)會(huì)計(jì)晉升為高級(jí)會(huì)計(jì)、會(huì)計(jì)主管，專家崗位發(fā)展路徑可由初級(jí)會(huì)計(jì)晉升為流程專員、流程專家。通過加強(qiáng)與二級(jí)單位財(cái)務(wù)和三級(jí)單位財(cái)務(wù)的融合，向符合條件人員提供轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的發(fā)展渠道。圖示如下：

2.構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可持續(xù)發(fā)展能力

良好地運(yùn)營(yíng)管理體系是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心得以不斷優(yōu)化發(fā)展的基礎(chǔ)。一般而言，共享中心的運(yùn)營(yíng)管理主要包括績(jī)效管理、服務(wù)管理、質(zhì)量管理以及服務(wù)客戶反饋四方面：

（1）績(jī)效管理。在共享中心中，有別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)職能，更加關(guān)注人員在處理業(yè)務(wù)的效能、成本和正確性方面的指標(biāo)?？?jī)效管理與服務(wù)水平協(xié)議有機(jī)結(jié)合，回答績(jī)效發(fā)生偏差時(shí)如何進(jìn)行整改。隨著共享中心成熟度的不斷提升，績(jī)效監(jiān)控指標(biāo)的設(shè)置也應(yīng)不斷細(xì)化和量化。

（2）服務(wù)管理。共享中心首先是企業(yè)的服務(wù)單元。基于此，共享中心的管理應(yīng)以服務(wù)管理對(duì)象和服務(wù)因素管理為基礎(chǔ)。設(shè)置動(dòng)態(tài)的服務(wù)水平協(xié)議，以及服務(wù)對(duì)象的參與評(píng)價(jià)機(jī)制，促進(jìn)共享中心業(yè)務(wù)不斷完善。

（3）質(zhì)量管理。共享中心的質(zhì)量管理需要與企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)控管理要求相結(jié)合，通過設(shè)置質(zhì)量管理崗位，與績(jī)效管理要求相結(jié)合，建立完善的業(yè)務(wù)過程評(píng)價(jià)機(jī)制，確保流程受控，為財(cái)務(wù)管理和企業(yè)決策提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。

（4）客戶反饋機(jī)制。共享中心的運(yùn)行不是孤立的，需要不斷得到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)方面的反饋，以正視自身發(fā)展水平，從中得到利于共享中心不斷改進(jìn)的要求或動(dòng)因。因此，財(cái)務(wù)共享中心一定要建立服務(wù)對(duì)象信息收集和反饋機(jī)制，并設(shè)置人員對(duì)這些信息進(jìn)行分析評(píng)估，從中獲取業(yè)務(wù)和服務(wù)改進(jìn)信息，實(shí)現(xiàn)自我改進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

在歷經(jīng)三十多年后的今天，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的方法論已經(jīng)大體趨于成熟。但是，如何將建設(shè)中的關(guān)鍵要素系統(tǒng)全面地落實(shí)卻仍是需要逐步探討和開發(fā)的。在企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型管理日趨深入的情況，筆者衷心希望這些總結(jié)和建議能夠?yàn)榻ㄔO(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)帶來參考和借鑒。

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作者簡(jiǎn)介：張少云，女（1970.09- ），漢族，內(nèi)蒙古臨河人，會(huì)計(jì)學(xué)碩士，高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：電網(wǎng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理