AT公司貨幣資金內(nèi)部控制的管理實(shí)踐

劉 娜 姚小翠 王有梅

貨幣資金在一定程度上反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，特別是現(xiàn)金和銀行存款，它們都是資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)，所以，其很容易成為有心人的目標(biāo)，從而發(fā)生貪污，挪用公款等違紀(jì)行為。如果一個(gè)企業(yè)沒有很好管理貨幣資金，很容易造成資金閑置和浪費(fèi)，導(dǎo)致現(xiàn)金不足或過剩，使企業(yè)財(cái)力閑散，從而削弱企業(yè)的實(shí)力。隨著中小企業(yè)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位和作用日益明顯，其貨幣資金逐漸出現(xiàn)崗位不協(xié)調(diào)、審計(jì)不到位、職業(yè)人員素質(zhì)不高等問題。近年來，陸續(xù)有新聞媒體曝光關(guān)于錢引發(fā)的案件，如挪用公款賭博、攜巨款外逃、抽取回扣等。這些案件都與貨幣資金內(nèi)部控制有關(guān)。對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制的分析是一項(xiàng)緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象之一。本文擬對(duì)中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制進(jìn)行分析。

一、AT公司貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題

貨幣資金是企業(yè)重要的資產(chǎn)之一，其流動(dòng)性較強(qiáng)，控制風(fēng)險(xiǎn)也較大，為了企業(yè)的發(fā)展，管理決策者必須對(duì)貨幣資金帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。AT公司成立于2008年，擁有170多名員工，主要經(jīng)營(yíng)手機(jī)電池、對(duì)講機(jī)、電子玩具、電池充電器等通信、電器類產(chǎn)品，產(chǎn)品銷往國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)。近三年的現(xiàn)金維持在147234.14—209753.62元之間，呈上升后下降的波動(dòng)趨勢(shì)。銀行存款保持在2429268.5—2567730.71元之間，并且每年都在遞增。其他貨幣資金則在254818.96—379739.64元間逐年遞增。從近三年來看，貨幣資金占總資產(chǎn)比例23.36%—25.72%，而貨幣資金在流動(dòng)資產(chǎn)中所占的比例33.97%—35.67%，二者之差都在2%徘徊，說明它們?nèi)甑淖兓淮螅从吃摴镜呢泿刨Y金管理較好，但從貨幣資金占流動(dòng)資產(chǎn)比例來看，比重較大，資金利用率不高。貨幣資金，是企業(yè)內(nèi)部控制重點(diǎn)關(guān)注的焦點(diǎn)。下面將從貨幣資金內(nèi)部控制的“五要素”對(duì)AT公司貨幣資金內(nèi)部控制進(jìn)行分析，以便提高該公司的貨幣資金管理。

（一）管理者對(duì)財(cái)務(wù)管理和貨幣資金內(nèi)部控制不夠重視

AT公司的采購(gòu)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門人數(shù)分別是3、4、3人，銷售部門除了本部門的人員外，總經(jīng)理還特派副總經(jīng)理兼管銷售部門，另外其也花了大部分時(shí)間關(guān)注公司的銷售情況。在財(cái)務(wù)人員上，總經(jīng)理認(rèn)為把錢放在自己人身上比較安全，所以聘任親戚作為財(cái)務(wù)人員。另一方面，公司雖然制定了有關(guān)貨幣資金內(nèi)部控制規(guī)定，但是實(shí)際工作中并沒有認(rèn)真執(zhí)行。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，總經(jīng)理為了方便，直接自己審批并到出納報(bào)銷，其沒有按照貨幣資金的流程辦事。從部門設(shè)立人數(shù)及貨幣資金內(nèi)部控制規(guī)定執(zhí)行來看，管理人員并不了解，同時(shí)也不夠重視貨幣資金管理。

（二）財(cái)務(wù)人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

財(cái)務(wù)人員是貨幣資金活動(dòng)流程的執(zhí)行者，其專業(yè)勝任能力對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制影響重大。AT公司除了財(cái)務(wù)經(jīng)理熟悉財(cái)經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)法有關(guān)的法律，具有較好的業(yè)務(wù)能力外，會(huì)計(jì)和出納的專業(yè)能力并不高，缺乏擔(dān)任該職位的專業(yè)能力。其次，公司沒有定期考核相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)，財(cái)務(wù)主管也沒有督促財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)，使財(cái)務(wù)人員對(duì)其自身專業(yè)知識(shí)的加強(qiáng)沒有積極性。

（三）缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)，風(fēng)險(xiǎn)判斷單憑經(jīng)驗(yàn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)越來越多。但AT沒有建立貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)的規(guī)章制度。對(duì)于市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)判斷，主要靠財(cái)務(wù)主管的分析和經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)及直覺，而他們大部分是對(duì)數(shù)據(jù)和外部環(huán)境進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，對(duì)一些貨幣資金會(huì)計(jì)信息和傳遞隱含的風(fēng)險(xiǎn)不能正確評(píng)估。從AT崗位職責(zé)調(diào)查知道，出納負(fù)責(zé)收支的同時(shí)編制現(xiàn)金和銀行存款的收付憑證，有時(shí)負(fù)責(zé)貨幣資金付款全過程，授權(quán)與審批沒有得到落實(shí)，造成錢賬不分離，這樣很容易出現(xiàn)舞弊等行為；總經(jīng)理沒有經(jīng)過財(cái)務(wù)主管的審核直接報(bào)銷并由出納入賬，其中缺乏憑證的審核，這在一定程度上隱含了信息失真的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）崗位職責(zé)不分離，授權(quán)審批制度不夠完善

AT出納人員存在崗位職責(zé)分不清的現(xiàn)象。該公司出納除了從事銀行業(yè)務(wù)外，平時(shí)還利用工作之便，對(duì)銀行存款對(duì)賬單獲取同時(shí)編制銀行余額調(diào)節(jié)表，完成后自己進(jìn)行審核?，F(xiàn)金盤點(diǎn)沒有按要求進(jìn)行，其盤點(diǎn)并不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏內(nèi)部監(jiān)督。這在一定程度上違反了職責(zé)不分離的原則，也在無形中給財(cái)務(wù)人員提供了私吞公款的機(jī)會(huì)。每筆付款都需要經(jīng)過總經(jīng)理審批，即所謂的“一支筆審批”，其隨意性比較大。購(gòu)買辦公用品的過程中沒有經(jīng)過部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管，直接由總經(jīng)理審批，反映其審批手續(xù)不完整。AT的采購(gòu)人員在購(gòu)買辦公用品時(shí)直接越過了部門經(jīng)理的審批，由總經(jīng)理辦理?？偨?jīng)理由于業(yè)務(wù)繁忙，經(jīng)常對(duì)付款申請(qǐng)單上的內(nèi)容隨意瀏覽，沒有仔細(xì)核對(duì)。再者，一個(gè)人核對(duì)付款資料很難發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，這很可能造成信息失真。

二、AT公司貨幣資金內(nèi)部控制改善措施

（一）管理者重視財(cái)務(wù)管理和貨幣資金內(nèi)部控制

首先AT公司管理者應(yīng)高度重視貨幣資金管理，經(jīng)理除了充分運(yùn)用多年積累的經(jīng)驗(yàn)外，在空余時(shí)間應(yīng)該學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)管理和貨幣資金內(nèi)部控制管理的相關(guān)知識(shí)，充分了解貨幣資金內(nèi)部控制對(duì)公司的意義。再者，總經(jīng)理應(yīng)該從AT的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，把對(duì)銷售的關(guān)注力度轉(zhuǎn)移一部分到財(cái)務(wù)部門上。同時(shí)，公司管理人員也要嚴(yán)格按規(guī)章辦事，不可越權(quán)，以上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)的辦法，促進(jìn)員工學(xué)習(xí)貨幣資金的理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行公司貨幣資金內(nèi)部控制制度。

（二）不斷提高財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德素質(zhì)

提高財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德素質(zhì)至關(guān)重要。從AT的出納人員可知，其財(cái)務(wù)人員專業(yè)知識(shí)和法律意識(shí)并不高，缺乏擔(dān)任該崗位的專業(yè)勝任能力。因此，要規(guī)范財(cái)務(wù)人員的行為，就要建立相應(yīng)的選拔、培養(yǎng)、考察制度。首先，AT的管理者應(yīng)該摒棄資金放在自己人手里更安全的心理，從公司的實(shí)際出發(fā)，在招聘財(cái)務(wù)人員時(shí)，要考慮該人員是否具有貨幣資金管理的職業(yè)道德素養(yǎng)；是否遵守會(huì)計(jì)的法律法規(guī)；是否具有勝任該職位的財(cái)會(huì)知識(shí)和專業(yè)能力。二是加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德教育和法律意識(shí)。公司人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)，期刊等方法學(xué)習(xí)財(cái)會(huì)知識(shí)，也可以通過邀請(qǐng)具有豐富經(jīng)驗(yàn)的教授開展貨幣資金管理理論和業(yè)務(wù)講座，要求財(cái)務(wù)人員參加并學(xué)習(xí)。三是定期考核財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)知識(shí)和業(yè)務(wù)方面的能力，公司可以采取鼓勵(lì)政策，如會(huì)計(jì)人員在一個(gè)月內(nèi)的工作中沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤，可以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；公司員工考取有關(guān)崗位的證件，如中、高級(jí)會(huì)計(jì)證、注冊(cè)會(huì)計(jì)師證等，相關(guān)費(fèi)用可以報(bào)銷，充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員的積極性。AT通過這些方式，引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員積極學(xué)習(xí)，提高財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)，為公司的持續(xù)發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)對(duì)貨幣資金各種風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和防范意識(shí)

1.成立風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)。因?yàn)锳T的規(guī)模和人數(shù)有限，公司可以從各部門中選取與貨幣資金接觸的有關(guān)專業(yè)人員組成風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，并規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)成員至少每月對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)執(zhí)行過程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，找出存在的風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)采取防范措施。如有需要也可以從外部聘請(qǐng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家對(duì)公司的貨幣資金進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。

2.加強(qiáng)對(duì)貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量和定性分析。AT的經(jīng)理和財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)貨幣資金定量和定性的分析，其可以根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表和有關(guān)貨幣資金的資料，對(duì)貨幣資金結(jié)構(gòu)、變現(xiàn)能力、獲取現(xiàn)金能力、收益質(zhì)量等與貨幣資金有關(guān)的指標(biāo)進(jìn)行定量分析。另外，公司管理決策層和財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)貨幣資金相關(guān)信息和經(jīng)驗(yàn)對(duì)其進(jìn)行分析，同時(shí)強(qiáng)化貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)，必要時(shí)，也可以采取調(diào)查分析法和專家分析法等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

（四）建立職務(wù)崗位相分離制度，完善授權(quán)審批制度

首先，針對(duì)AT貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題，健全貨幣資金有關(guān)崗位的責(zé)任制度，明確每個(gè)崗位的權(quán)限和職責(zé)，確保貨幣資金有關(guān)職務(wù)相分離。在實(shí)際工作中，AT要嚴(yán)格要求財(cái)務(wù)主管、會(huì)計(jì)和出納嚴(yán)守工作崗位，明白應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么。如出納應(yīng)該在每日下班前結(jié)出現(xiàn)金日記賬余額并實(shí)地盤點(diǎn)現(xiàn)金，看賬物是否相同；同時(shí)，需明確不可以兼任會(huì)計(jì)崗位的工作，會(huì)計(jì)亦然。再者，出納也不可以為了便利，一個(gè)人負(fù)責(zé)編制余額調(diào)節(jié)表，取得銀行存款對(duì)賬單，要交給財(cái)務(wù)主管審核。雖然AT公司財(cái)務(wù)人員比較少，在不相容崗位上難以分離，但至少做到錢賬分離。

其次，AT總經(jīng)理不需要對(duì)每一筆付款親自審批，對(duì)于一些費(fèi)用報(bào)銷，尤其是零星支出，經(jīng)理可以將權(quán)限下放給財(cái)務(wù)主管或者其他經(jīng)理，同時(shí)，規(guī)定他們支付審批的權(quán)限，并嚴(yán)格要求其執(zhí)行，不可以超過貨幣資金的授權(quán)范圍。權(quán)力的下放有利于縮短報(bào)銷期限，提高工作效率。

（五）建立審計(jì)部門，加強(qiáng)貨幣資金內(nèi)部控制監(jiān)督

企業(yè)的貨幣資金內(nèi)部控制實(shí)施少不了相應(yīng)的監(jiān)督控制，只有與監(jiān)督相配合，貨幣資金控制過程才能得到更好的評(píng)價(jià)和運(yùn)作，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題加以糾正。AT公司的規(guī)模不大，經(jīng)理出于對(duì)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門的成本考慮，沒有設(shè)立該部門。但是隨著公司近幾年的發(fā)展，其銷售收入在6000萬元左右，這已經(jīng)表明公司有足夠的資金成立這個(gè)部門。況且，從公司貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)，控制活動(dòng)，信息與溝通都說明內(nèi)部監(jiān)督的重要性。雖然AT公司每年都會(huì)對(duì)年報(bào)進(jìn)行審計(jì)，但這些外部機(jī)構(gòu)僅限于會(huì)計(jì)方面的審計(jì)，對(duì)公司內(nèi)部控制審計(jì)涉及的內(nèi)容不多，而公司經(jīng)營(yíng)者出于時(shí)間和人員的限制，一般也沒有進(jìn)行詳細(xì)分析。因此，為了加強(qiáng)貨幣資金內(nèi)部控制監(jiān)督，公司有必要建立一個(gè)獨(dú)立的審計(jì)部門。公司可以從外界招收有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)員，成立審計(jì)小組，對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行定期或不定期審查監(jiān)督。針對(duì)AT貨幣資金內(nèi)部控制情況，應(yīng)該對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行檢查：首先，對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行突擊檢查。AT應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)金盤點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)金實(shí)行突擊盤點(diǎn)或者定期盤點(diǎn)，在檢查的過程中也需要結(jié)合現(xiàn)金收付憑證和現(xiàn)金日記賬等資料，檢查其賬物是否相符，現(xiàn)金辦理業(yè)務(wù)是否合理。再者，加強(qiáng)銀行日記賬和銀行對(duì)賬單的核對(duì)，要求會(huì)計(jì)人員根據(jù)核對(duì)無誤的資料如實(shí)填制銀行余額調(diào)節(jié)表。其次，定期檢查公司在貨幣資金業(yè)務(wù)過程中是否存在不相容職位混崗的現(xiàn)象，如出納是否兼顧審核或者復(fù)核的崗位；檢查貨幣資金的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證和賬務(wù)復(fù)核，其審批手續(xù)是否完整，是否合理等；檢查貨幣資金付款過程中的印章是否由一個(gè)人保管和辦理；票據(jù)的購(gòu)買、領(lǐng)用、保管等相關(guān)手續(xù)是否按照公司規(guī)章辦理。

三、結(jié)論與啟示

在我國(guó)中小企業(yè)中，有許多企業(yè)對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)資金利用效率低下。通過了解AT公司的貨幣資金內(nèi)部控制的基本情況，分析發(fā)現(xiàn)AT存在管理人員對(duì)財(cái)務(wù)管理和貨幣資金內(nèi)部控制不夠重視、財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不高、崗位職責(zé)不分離、缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)，授權(quán)審批制度以及內(nèi)部監(jiān)督等問題。為了提高公司貨幣資金的利用效率，加強(qiáng)公司的貨幣資金管理，提出一系列的措施，如加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員專業(yè)能力、完善授權(quán)崗位制度、建立風(fēng)險(xiǎn)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)公司對(duì)貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)敏感度、建立審計(jì)部門加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督等，完善新興AT的貨幣資金內(nèi)部控制制度，從而促進(jìn)公司的持續(xù)發(fā)展。