以內(nèi)控視角加強(qiáng)科研事業(yè)單位的合同管理

羅 瑛

一、科研項(xiàng)目合同概述

科研項(xiàng)目合同是指科研事業(yè)單位的職工作為科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，以單位名義與自然人、法人、其他組織之間簽訂的設(shè)立、變更、終止科研工作權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同書、協(xié)議書、任務(wù)書、備忘錄，以及為實(shí)現(xiàn)特定經(jīng)濟(jì)目的、明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。

科研項(xiàng)目合同從管理對象來說，一是科研單位承擔(dān)科研項(xiàng)目所簽訂的科研計(jì)劃任務(wù)書；二是在每一項(xiàng)科研項(xiàng)目實(shí)施過程中所簽訂的各項(xiàng)合同；科研項(xiàng)目合同除具有一般合同特點(diǎn)外，還有其特殊性，如科研項(xiàng)目合同履行涉及發(fā)明權(quán)、科技成果所有權(quán)、轉(zhuǎn)讓權(quán)等，既受合同法的約束、又受知識產(chǎn)權(quán)制度的規(guī)范。

不管是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的劃撥還是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出都需要簽訂相關(guān)合同來完成。目前科研事業(yè)單位的合同管理作為單位內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)之一，存在一些不完善的地方，如合同風(fēng)險(xiǎn)意識缺失，合同簽訂流程不規(guī)范、可行性論證欠缺等現(xiàn)象，給單位的管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)。

二、科研項(xiàng)目合同管理現(xiàn)狀和問題

（一）合同管理風(fēng)險(xiǎn)意識薄弱

2012年11月財(cái)政部正式發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》以來，科研事業(yè)單位都按要求建立了內(nèi)部控制制度和規(guī)程，但由于科研事業(yè)單位大部分人員主要從事科研技術(shù)工作，在思想意識中存在重業(yè)務(wù)，輕管理的習(xí)慣，對內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識不足，簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)意識缺乏，不重視合同條款細(xì)節(jié)，依賴于慣例。因此，單位整體的內(nèi)控意識較為薄弱，特別是科研單位缺少內(nèi)控管理專業(yè)人員，大多數(shù)科研人員精力都花在科研項(xiàng)目申報(bào)和科研項(xiàng)目執(zhí)行工作上，對科研項(xiàng)目執(zhí)行過程中業(yè)務(wù)合同管理的重視程度不高，法律意識相對薄弱，只有在出現(xiàn)合同糾紛問題，不得不采取法律手段保護(hù)自身權(quán)益時(shí)才意識到項(xiàng)目合同管理的重要性。有的項(xiàng)目合同負(fù)責(zé)人還因怕麻煩、無時(shí)間顧及，甚至放棄維權(quán)，使得科研項(xiàng)目的執(zhí)行和效益無法合理保障，給科研單位造成一定的損失和負(fù)面影響。

（二）合同管理程序不完善

科研合同是科研項(xiàng)目實(shí)施過程所涉及的重要內(nèi)容，科研事業(yè)單位對科研合同管理雖然建立了相應(yīng)的管控體系，但由于缺乏對合同管理的了解和認(rèn)識，大多流于形式，以致于難以真正發(fā)揮有效的管控效果。在科研合同簽訂時(shí)期，經(jīng)辦人員往往由于對業(yè)務(wù)缺乏了解等原因，對合同細(xì)節(jié)內(nèi)容的簽訂相對比較隨意；科研事業(yè)單位合同簽訂模式多種多樣，涉及的內(nèi)容也復(fù)雜多變，合同管理人員因?qū)I(yè)能力的不足無法真正對簽訂的合同進(jìn)行有效指導(dǎo)與監(jiān)督；科研項(xiàng)目合同承辦部門、歸口管理部門和其他職能部門在進(jìn)行合同管理過程中，各個(gè)環(huán)節(jié)的管理職能和責(zé)任劃分不清晰，可能出現(xiàn)相互推諉、扯皮的現(xiàn)象；同時(shí)由于缺乏責(zé)任追究制度，不能從根本上對合同有效實(shí)施進(jìn)行管控。

（三）合同管理缺少專業(yè)人才

科研事業(yè)單位主要是以科學(xué)技術(shù)人員為主，管理人員編制較少。特別是科研項(xiàng)目合同的管理既需要合同管理的專業(yè)知識又要懂科研項(xiàng)目的業(yè)務(wù)內(nèi)容，同時(shí)還需要掌握相關(guān)的法律知識。但是當(dāng)前在管理人員當(dāng)中很少有科研項(xiàng)目合同管理的專業(yè)性人才，更不具備扎實(shí)專業(yè)的合同管理經(jīng)驗(yàn)，都是邊干邊學(xué)，存在著合同管理專職人員較少、管理人員缺少專業(yè)知識以及合同管理水平難以提升的問題。同時(shí)現(xiàn)有合同管理人員缺乏專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，可能出現(xiàn)合同管理風(fēng)險(xiǎn)管控不嚴(yán)，限制科研事業(yè)單位合同管理工作的有效提升。

（四）合同管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)

科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，合同管理一般是按科研項(xiàng)目分類歸口管理，由于科研事業(yè)單位管理部門人員少、事務(wù)繁雜，合同管理職能和責(zé)任不夠清晰，部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺，如歸口管理部門負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目合同訂立審核、登記歸檔等環(huán)節(jié)，沒有對合同有效履行，收入是否到位，支出是否合理等要素進(jìn)行后續(xù)跟蹤和監(jiān)管；而財(cái)務(wù)部門只關(guān)注單個(gè)合同經(jīng)費(fèi)涉及金額、收付款和采購方式，不清楚合同涉及其他方面的相關(guān)內(nèi)容，以及科研項(xiàng)目合同執(zhí)行情況等，合同數(shù)據(jù)沒有全方位實(shí)現(xiàn)有效共享，出現(xiàn)管理脫節(jié)的現(xiàn)象。

（五）合同管理手段落后

合同管理貫穿于科研單位內(nèi)部科研業(yè)務(wù)活動(dòng)的整個(gè)過程，完善的合同管理是科研單位有效運(yùn)作的重要手段和保障。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科研事業(yè)單位項(xiàng)目合同數(shù)量多、周期長，管理難度大。一個(gè)科研項(xiàng)目可能會(huì)有幾個(gè)、十幾個(gè)，甚至幾十上百個(gè)科研合同；同時(shí)，科研事業(yè)單位縱向、橫向科研項(xiàng)目合同主體眾多、種類紛雜，合同資料繁多且復(fù)雜?，F(xiàn)在大多數(shù)科研事業(yè)單位都是沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，但在合同管理過程中涉及的部門較多，合同要素也各不相同，低下的數(shù)據(jù)利用率和不斷膨脹的數(shù)據(jù)量，造成信息采集不完整、實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，共享率偏低，導(dǎo)致工作效率不高、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題。單位管理部門很難從整體上了解和掌握的單位科研項(xiàng)目合同簽訂、執(zhí)行等管理情況，存在合同管理的風(fēng)險(xiǎn)。

三、完善科研項(xiàng)目合同管理的對策建議

（一）提高管理意識

在不斷完善科研事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作過程中，不斷提高單位領(lǐng)導(dǎo)和管理工作者對合同管理的思想意識和管理意識；邀請專業(yè)人員開展豐富多彩的宣傳和培訓(xùn)，對科研合同訂立、文本撰寫等過程進(jìn)行指導(dǎo)，對合同糾紛案例進(jìn)行剖析，增強(qiáng)科研人員法律意識和合同管理理念，逐步提升科研單位合同管理人員的整體專業(yè)水平，降低單位合同管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）明確職責(zé)權(quán)限

科研項(xiàng)目合同在訂立和執(zhí)行過程中隱藏著一定的風(fēng)險(xiǎn)。為了防范風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)科研項(xiàng)目合同標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，通過有效的管理制度保證科研項(xiàng)目合同簽訂時(shí)選取的合作方符合單位科研項(xiàng)目的要求，保證合同內(nèi)容細(xì)致、全面，將合同簽訂過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

在科研項(xiàng)目合同管理中，應(yīng)結(jié)合科研單位的實(shí)際情況，按照分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)、定期輪崗等原則，在內(nèi)控制度體系建設(shè)中強(qiáng)化內(nèi)部決策與權(quán)力行使流程的管控，防止權(quán)力濫用；建立決策、執(zhí)行和監(jiān)管相互制約的內(nèi)控體系，逐步細(xì)化、完善合同管理制度，強(qiáng)化制度的可操作性；明確合同審批權(quán)限，職責(zé)范圍；涉及大額資金或重大事項(xiàng)時(shí)，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體決議?？蒲许?xiàng)目合同的承辦部門，應(yīng)在其職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同業(yè)務(wù)，遵循不相容崗位分離原則，明確各自的職責(zé)，形成制衡管理機(jī)制；歸口管理部門對合同業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，審查和確定合同所列業(yè)務(wù)的程序是否符合規(guī)定要求。此外，根據(jù)科研項(xiàng)目的類型、合同類別等，提供合同文本模版給科研人員參考，規(guī)范合同管理的基礎(chǔ)工作，提高工作效率；及時(shí)對合同進(jìn)行歸檔登記，定期檢查合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，保證合同有效實(shí)施。

（三）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)

科研單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立和完善財(cái)會(huì)部門與合同歸口管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，促進(jìn)合同管理的有效履行。科研項(xiàng)目合同管理不是一項(xiàng)單獨(dú)、簡單的工作，合同的實(shí)施和管理需要單位內(nèi)部相關(guān)部門之間進(jìn)行有效的溝通和配合來共同完成。一般合同的訂立通常涉及不同經(jīng)濟(jì)資源的流入或流出，特別是一些跨年度合同的執(zhí)行和實(shí)施會(huì)對不同年度的財(cái)務(wù)預(yù)算安排、收支業(yè)務(wù)等產(chǎn)生一定影響。通過不同部門之間的溝通協(xié)作，有利于把預(yù)算管理、收支管理與合同管理結(jié)合起來，從而使科研單位可以更加科學(xué)、合理地配置資源，提高資源的使用效益和管理效率；實(shí)時(shí)了解和掌握項(xiàng)目合作方的合同執(zhí)行狀況，實(shí)現(xiàn)對合同風(fēng)險(xiǎn)的提前發(fā)現(xiàn)、提前預(yù)防，一旦出現(xiàn)違約、違規(guī)行為，可第一時(shí)間掌握證據(jù)，防止糾紛發(fā)生。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)

合同管理應(yīng)當(dāng)是全過程、全方位的管理。為了滿足科研單位合同管理中業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律、知識產(chǎn)權(quán)等方面的要求，及時(shí)引進(jìn)合同信息化管理系統(tǒng)，從項(xiàng)目合同的簽訂、審批、收付款、變更、附件、合同統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，利用合同管理信息化系統(tǒng)對合同進(jìn)行全生命周期的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)的跟蹤管理。

科研單位應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，提升精細(xì)化管理水平，提高工作效率，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。利用合同信息管理系統(tǒng)，自動(dòng)形成單位管理需求的報(bào)表和報(bào)告，實(shí)現(xiàn)對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)比對、分析和統(tǒng)計(jì)，為單位選擇合格供應(yīng)商、客戶信用度評價(jià)，以及客戶管理等工作提供數(shù)據(jù)支撐和決策依據(jù)。另外，合同管理系統(tǒng)還應(yīng)與科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)對接聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、資源、信息能夠有效融合共享，并貫穿項(xiàng)目審批的全過程，避免業(yè)務(wù)流程被分割、獨(dú)立，出現(xiàn)重復(fù)審批的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)合同事前、事中、事后的統(tǒng)一管理，提高合同管理效能，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

（五）強(qiáng)化履職監(jiān)督

為了保證合同得以有效履行，應(yīng)建立合同管理監(jiān)督審查制度。合同執(zhí)行和管理部門應(yīng)跟蹤合同履行情況，建立臺賬，及時(shí)跟蹤合同實(shí)施進(jìn)展；相關(guān)職能部門應(yīng)進(jìn)行全流程監(jiān)督，分析確定合同控制各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)，并及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，采取相應(yīng)措施，合理有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，將合同損失降到最低。合同管理嚴(yán)格按照科研單位內(nèi)控規(guī)程執(zhí)行，強(qiáng)化過程管理，并對合同管理進(jìn)行全面監(jiān)督檢查。此外，還應(yīng)建立合同考核追蹤和責(zé)任追究制度，保證合同有序、有效執(zhí)行。