HD公司內(nèi)部控制問題及對中小企業(yè)的啟示

王 盛 王雅逸

一、HD公司簡介及其業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

（一）HD公司基本情況

HD科技股份有限公司(以下簡稱“HD公司”),是由HD集團公司發(fā)起設(shè)立的一家中等規(guī)模的股份有限公司。2001年2月28日,HD公司取得N市工商行政管理局頒發(fā)的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。

（二）HD公司業(yè)務(wù)流程基本情況

HD公司為了提高效率,規(guī)定由財務(wù)部李某負責(zé)保管公司的支票以及支票的印章,同時還要求其兼職負責(zé)出差人員的差旅費核銷工作。HD公司的操作流程中規(guī)定,出納人員應(yīng)憑借出差人員制作的出差費用開支登記表,記錄未使用的金額,以及對有關(guān)的報銷憑證進行審核,然后制作核銷表,最后拿著核銷表到銀行核銷,并將未曾使用的金額存至銀行賬戶。

HD公司規(guī)定倉庫管理員張某負責(zé)對計劃購買的且已經(jīng)列入存貨清單的A材料填寫請購單,會計部門對沒有列入存貨清單的項目(筆記本電腦)填寫請購單。采購部門在收到倉庫及會計部門的請購單后,由該部門劉某尋找供應(yīng)商,進行詢價并確定最終供應(yīng)商,再由采購部門職員賈某負責(zé)編制預(yù)先連續(xù)編號的A材料及電腦訂購單。訂購單一式四聯(lián),經(jīng)被授權(quán)的采購人員肖某簽字后,由賈某分別送交給供應(yīng)商、負責(zé)驗收的部門、提交請購單的部門和負責(zé)采購業(yè)務(wù)結(jié)算的應(yīng)付憑單部門。驗收部門林某負責(zé)清點原材料的數(shù)量,然后將原材料交由倉庫人員張某存入A庫房,并編制預(yù)先連續(xù)編號的驗收單交倉庫人員簽字確認(rèn)。驗收單一式三聯(lián),將其中兩聯(lián)分送交應(yīng)付憑單部門和倉庫,并將其中一聯(lián)留存驗收部門以備日后檢查核對。應(yīng)付憑單部門核對三單,即賣方發(fā)票、驗收單和訂購單,并編制預(yù)先連續(xù)編號的付款憑單。在付款憑單經(jīng)許某批準(zhǔn)后,應(yīng)付憑單部門將付款憑單連同賣方發(fā)票及時送交會計部門,并將未付款憑單副聯(lián)保存在未付款憑單檔案中。會計部門收到附有供應(yīng)商發(fā)票的付款憑單后即應(yīng)及時編制有關(guān)的記賬憑證,并據(jù)此登記原材料和應(yīng)付賬款賬簿。

HD公司規(guī)定銷售業(yè)務(wù)員在接受客戶訂購單之后,將訂購單送交賒銷部門,賒銷部門將訂購單與該客戶已被授權(quán)的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較,決定是否接受某客戶的訂購單。賒銷業(yè)務(wù)批準(zhǔn)是由信用管理部門根據(jù)企業(yè)制度的賒銷政策在每個客戶已授權(quán)的信用額度內(nèi)進行,超過信用額度的賒銷,報送給更高一級管理人員審批。倉庫負責(zé)人員在收到經(jīng)過批準(zhǔn)的銷售單后備貨,由發(fā)運部門的職員在裝運前,對所裝運的貨物進行檢查,確保所裝運的貨物沒有損壞。發(fā)運部門發(fā)出貨物后,將發(fā)運單返還給倉庫部門,并將其中一聯(lián)送交財務(wù)部門開具發(fā)票,財務(wù)部門根據(jù)審核無誤的發(fā)運單,開具銷售發(fā)票。期末,由負責(zé)應(yīng)收賬款的人員匯總每個客戶的信息,向客戶寄送對賬單,以核對賬目。在收到客戶的回函后,如發(fā)現(xiàn)存在核對不符的事項,由負責(zé)主營業(yè)務(wù)收入的人員進行及時核對,并編制對賬情況匯總表提交管理層審閱。

HD公司規(guī)定A車間接到生產(chǎn)通知單后直接到倉庫領(lǐng)取其所需要的原材料,并進行生產(chǎn)和記錄。A車間生產(chǎn)完畢后,由質(zhì)量檢測人員獨立檢測產(chǎn)品質(zhì)量,并簽發(fā)半成品驗收單。倉庫管理員檢查半成品驗收單,并清點半成品數(shù)量。填寫一式四聯(lián)的半成品入庫單,一聯(lián)交給倉庫收料,一聯(lián)倉庫留存,一聯(lián)車間記錄,一聯(lián)送交財務(wù)部門作為記賬憑證。B車間到倉庫領(lǐng)用半成品,進行生產(chǎn)。生產(chǎn)結(jié)束后,將產(chǎn)成品送入倉庫。倉庫管理員填寫產(chǎn)成品驗收單,并清點產(chǎn)成品數(shù)量,填寫一式四聯(lián)的產(chǎn)成品入庫單,一聯(lián)倉庫收貨,一聯(lián)倉庫留存,一聯(lián)生產(chǎn)部門核對,一聯(lián)遞交財務(wù)部門作為入賬憑證。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制普遍存在的問題

近年來,隨著經(jīng)濟體制改革的深入和信息化水平的不斷提高,企業(yè)內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的地位越來越重要。國家也陸續(xù)出臺《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引等相關(guān)法規(guī),要求所有企業(yè)建立、健全內(nèi)部控制制度。根據(jù)相關(guān)規(guī)定發(fā)現(xiàn)的HD公司在內(nèi)部控制上存在的以下問題,其實在大部分中小企業(yè)中也普遍存在。

（一）中小企業(yè)對內(nèi)部控制不重視

HD公司等中小企業(yè)的管理者對內(nèi)部控制不夠重視,導(dǎo)致企業(yè)無章可循或有章不循,使得內(nèi)部控制失去了應(yīng)有的剛性和嚴(yán)肅性。從實際情況看,許多企業(yè)將內(nèi)部控制的范圍狹隘地框定在會計控制、管理控制和內(nèi)部審計中,對于控制環(huán)境、風(fēng)險評估和信息與溝通如何實施甚少考慮,甚至有管理層至今仍然把內(nèi)部控制局限于內(nèi)部會計控制上,或者認(rèn)為這僅與財會部門有關(guān)而與其他部門無關(guān)。

（二）中小企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計有缺陷

HD公司等中小企業(yè)由于考慮控制成本而弱化或逾越內(nèi)部控制,比如讓出納從銀行領(lǐng)取銀行對賬單或兼職編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。缺乏體系化的較為完善的內(nèi)部控制制度制約領(lǐng)導(dǎo)行為,導(dǎo)致“一言堂”或領(lǐng)導(dǎo)凌駕制度的現(xiàn)象。內(nèi)部控制設(shè)計缺乏整體性,沒有掌控全局,只為一部分人設(shè)計,只有一部分人執(zhí)行。

（三）中小企業(yè)風(fēng)險控制體系不完善

HD公司等中小企業(yè)內(nèi)部控制主要為事后補救、缺乏前瞻性,不能積極預(yù)防風(fēng)險。一些企業(yè)缺乏完整的內(nèi)部風(fēng)險控制體系,不僅進行多元化投資、多方面經(jīng)營、盲目擴張,而且不考慮客觀條件以及風(fēng)險,甚至有部分企業(yè)未經(jīng)論證盲目地超速發(fā)展造成資金鏈斷裂。另一些中小企業(yè)法律意識淡薄,在重大決策、工商談判、對外出具法律文書等活動中缺乏嚴(yán)格的法律論證和工作程序,導(dǎo)致企業(yè)面臨違法危險。

三、對我國中小企業(yè)內(nèi)部控制問題的啟示

（一）提高中小企業(yè)對內(nèi)部控制的重視程度

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)實行企業(yè)負責(zé)人責(zé)任制,即企業(yè)負責(zé)人必須具有戰(zhàn)略眼光、重視內(nèi)部控制,主動帶頭執(zhí)行內(nèi)部控制制度,積極宣傳內(nèi)部控制。企業(yè)只有站在戰(zhàn)略的高度重視內(nèi)部控制,才能躍上一個新的臺階。企業(yè)要像宣傳新會計準(zhǔn)則那樣,廣泛宣傳和推介內(nèi)部控制,使企業(yè)管理層和廣大員工充分認(rèn)識到內(nèi)部控制是滲透在企業(yè)經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)的控制過程和活動,是一項系統(tǒng)化的工程。企業(yè)只有提高管理層和員工對內(nèi)部控制的認(rèn)識和理解,并讓其充分重視,才能形成一個長效的內(nèi)控機制及優(yōu)質(zhì)的內(nèi)控氛圍。

（二）中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化內(nèi)部控制設(shè)計

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)在事前預(yù)設(shè)規(guī)章防止違規(guī),如讓采購、銷售、勞動工資等貨幣資金收支業(yè)務(wù)處理與記賬相互獨立；收入單據(jù)的開具與審核相互獨立；支出和報銷單據(jù)的編制、審批、審核相互獨立：收付款結(jié)算辦理與審核相互獨立；支票的簽發(fā)與出納相互獨立；記賬憑證的編制與審核相互獨立；出納與會計相互獨立,現(xiàn)金、銀行存款日記賬的登記與總賬相互獨立；由出納員以外人員編制銀行存款調(diào)節(jié)表和對現(xiàn)金進行稽核；不由一人保管全部印章。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立良好的控制環(huán)境使得員工積極主動地參與到公司的管理上來,提供信息交流平臺。

（三）中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全風(fēng)險控制體系

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時且不斷對風(fēng)險控制制度進行修改,保證制度走在錯誤前。企業(yè)在擴張和投資前,應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎分析可能發(fā)生的風(fēng)險的領(lǐng)域,定性、定量地分析方案的可行性,做好預(yù)防措施,制定緊急應(yīng)對方案。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)對員工進行培訓(xùn),普及必要的法律知識,重點關(guān)注法律顧問在重大事件中的意見以防止違法現(xiàn)象出現(xiàn)。同時,中小企業(yè)要牢固樹立風(fēng)險意識,不斷健全風(fēng)險控制體系,持續(xù)提升管理水平,爭取將企業(yè)做大做強。