高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探析

涂小麗 王宏偉

一、高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的意義

隨著財(cái)政體制改革和高校教育體制改革的推進(jìn),高校規(guī)模急速擴(kuò)張,教育經(jīng)費(fèi)節(jié)節(jié)攀升,資金來(lái)源呈現(xiàn)多元化趨勢(shì),招生數(shù)量不斷增加,承擔(dān)的教科研事務(wù)成倍擴(kuò)充,經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)量和事項(xiàng)處理的復(fù)雜程度也日漸增加,財(cái)務(wù)管理工作日益復(fù)雜化、多元化,巨大的工作量與有限的財(cái)務(wù)人員形成了尖銳矛盾,實(shí)施財(cái)務(wù)信息化對(duì)于緩解當(dāng)前矛盾,促進(jìn)財(cái)務(wù)規(guī)范化、精細(xì)化管理意義重大。

（一）減輕財(cái)務(wù)人員壓力，提高工作效率

信息化技術(shù)的發(fā)展為高校財(cái)務(wù)信息化提供了可能和技術(shù)保障,結(jié)合高校自身的實(shí)際情況,將財(cái)務(wù)工作與信息化技術(shù)充分融合,開發(fā)使用各種財(cái)務(wù)系統(tǒng),如網(wǎng)絡(luò)繳費(fèi)平臺(tái)、日常預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、信息發(fā)布平臺(tái)等系統(tǒng),能夠?qū)⒇?cái)務(wù)人員從大量繁瑣的學(xué)生收費(fèi),教職工報(bào)銷查詢等手工工作中解脫出來(lái),有效降低財(cái)務(wù)人員的工作壓力,使財(cái)務(wù)人員的工作重心由核算向管理轉(zhuǎn)變,提高財(cái)務(wù)管理工作效率,更好地為教學(xué)、科研工作服務(wù),擴(kuò)大高校的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）提高財(cái)務(wù)管理水平，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

借助于現(xiàn)代化信息技術(shù),通過財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)計(jì)算、傳輸財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),并對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分析,明顯提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理結(jié)果的真實(shí)性和精準(zhǔn)度,減少失誤,還能約束、規(guī)范財(cái)務(wù)工作行為,及時(shí)發(fā)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理中存在的問題,并能及時(shí)根據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)信息的變化進(jìn)行調(diào)控和協(xié)調(diào),實(shí)行動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)監(jiān)督管理。如通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施預(yù)算和支出科目控制,可以禁止項(xiàng)目超支及不合理支出發(fā)生,實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度及支出結(jié)構(gòu),通過信息的實(shí)時(shí)共享和分析,為各部門領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算支出提供科學(xué)的決策支持,降低高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理由“記賬式”向“管理型”轉(zhuǎn)變。

（三）統(tǒng)一數(shù)據(jù)資源管理，實(shí)現(xiàn)資源共享

通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè),調(diào)整業(yè)務(wù)核算流程,全面整合學(xué)校多個(gè)部門間的信息系統(tǒng),建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)與教務(wù)、科研、后勤等管理系統(tǒng)的互通互聯(lián),科學(xué)采集、整合高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息資源,輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng),經(jīng)過財(cái)務(wù)部門整理、分析后再通過平臺(tái)的查詢?cè)L問、信息發(fā)布等功能,反饋給相關(guān)部門,達(dá)到資源共享的目的。

二、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）認(rèn)識(shí)不足，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃

高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不僅要依靠財(cái)務(wù)人員,還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)、科研、人事、后勤、資產(chǎn)管理等相關(guān)部門配合實(shí)施。當(dāng)前隨著高校規(guī)模逐漸擴(kuò)大,校園事務(wù)日趨復(fù)雜,財(cái)務(wù)精細(xì)化管理要求日益提高,財(cái)務(wù)人員的工作量和工作難度大幅度攀升,但由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視程度不夠,未增加配備財(cái)務(wù)人員,且原有財(cái)務(wù)人員大多未經(jīng)過系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn),不能熟練掌握財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的操作技能,綜合型人才稀缺。而其他部門人員多認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化是財(cái)務(wù)部門的事情,各部門都有自己獨(dú)立的信息系統(tǒng),如教務(wù)、人事、科研等管理系統(tǒng),系統(tǒng)間沒有建立統(tǒng)一的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口,無(wú)法互聯(lián)互通,部門間信息和數(shù)據(jù)無(wú)法共享,嚴(yán)重阻礙了單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。

（二）計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)有待提高

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和完善的軟件系統(tǒng),但由于計(jì)算機(jī)更新升級(jí)速度快,多數(shù)高校資金壓力大,不能及時(shí)更新維護(hù)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng),設(shè)備陳舊,服務(wù)器配置低,故障頻繁,無(wú)法滿足信息化建設(shè)的設(shè)施環(huán)境要求。

對(duì)于軟件大多選擇通用財(cái)務(wù)軟件完成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算,如江蘇高校多選擇上海復(fù)旦天翼有限公司開發(fā)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。但由于通用軟件主要解決財(cái)務(wù)工作中的大多數(shù)共性業(yè)務(wù)。且多數(shù)通用軟件的源程序掌握在軟件開發(fā)公司手中,用戶僅有數(shù)據(jù)訪問權(quán)限,不具備控制能力,系統(tǒng)的更新升級(jí)都依賴于開發(fā)人員統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作,遇到財(cái)務(wù)軟件上的問題,往往只能求助于軟件公司,受困于軟件服務(wù)商。而每個(gè)高校有其自身發(fā)展的特點(diǎn)和獨(dú)特的管理文化,財(cái)務(wù)軟件上很多個(gè)性化的需求方案不能得到滿足,導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理效果大打折扣,降低了財(cái)務(wù)工作效率。

（三）配套制度不完善

實(shí)施財(cái)務(wù)信息化后,高校財(cái)務(wù)工作的環(huán)境、內(nèi)部控制的重點(diǎn)及范圍、業(yè)務(wù)處理流程發(fā)生了很大變化,財(cái)務(wù)職能由原先單一的核算職能轉(zhuǎn)變?yōu)椤昂怂恪⒐芾?、服?wù)”三位一體,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理方法和程序隨之改變,管控重點(diǎn)由人員控制延伸到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及人,關(guān)注會(huì)計(jì)信息的輸入、輸出控制及信息化系統(tǒng)管控等重點(diǎn)環(huán)節(jié)。原有的財(cái)務(wù)管理思想和財(cái)務(wù)管理制度已不能適應(yīng)信息化系統(tǒng)的發(fā)展要求,其財(cái)務(wù)流程大都延續(xù)手工會(huì)計(jì)階段的業(yè)務(wù)流程框架,根據(jù)部門或工作職能設(shè)置,沒有基于全局業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程脫節(jié)明顯,只能事后算賬,無(wú)法反映業(yè)務(wù)事件的完整面貌,不能支持事前計(jì)劃與事中的實(shí)時(shí)監(jiān)控,員工的職責(zé)不明確,內(nèi)部控制體系不完善,影響財(cái)務(wù)服務(wù)及管理效率。

（四）安全風(fēng)險(xiǎn)較大

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)上繳費(fèi)、預(yù)約報(bào)銷、網(wǎng)上簽批等新功能被開發(fā)出來(lái),在大大提高財(cái)務(wù)工作效率的同時(shí),也給財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由于財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)依托網(wǎng)絡(luò)來(lái)運(yùn)行,設(shè)備故障及軟件的安全漏洞會(huì)使得系統(tǒng)運(yùn)行中斷、數(shù)據(jù)丟失,造成工作的癱瘓；其次,網(wǎng)絡(luò)信息的開放性和共享性對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全帶來(lái)前所未有的風(fēng)險(xiǎn),一是在通過網(wǎng)絡(luò)保存、傳輸數(shù)據(jù)過程中,財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)在高校各部門之間頻繁流動(dòng),容易被未經(jīng)授權(quán)人員查閱而泄露甚至惡意篡改；二是可能遭受病毒攻擊,服務(wù)器一旦中病毒,所造成的損失將無(wú)法估計(jì)；此外,由于財(cái)務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)薄弱,操作失誤、泄露登錄信息甚至人為舞弊也會(huì)給單位財(cái)務(wù)造成不良影響。

三、推進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,正確認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)信息化體系在現(xiàn)代高校管理機(jī)制建設(shè)中的重要地位及部門間相互配合的重要性,結(jié)合自身的實(shí)際情況,對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)給予人財(cái)物支持。同時(shí),要?jiǎng)訂T學(xué)校上下全員參與財(cái)務(wù)信息化建設(shè),加強(qiáng)對(duì)教職員工的培訓(xùn)教育。滿足信息化建設(shè)發(fā)展的需要。另一方面組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能和財(cái)務(wù)軟件的操作,定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),積極參與對(duì)外的學(xué)習(xí)交流活動(dòng),顯著提升其自身的計(jì)算機(jī)能力,培養(yǎng)信息化管理思維,熟練掌握財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)操作,對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的實(shí)際問題及時(shí)進(jìn)行解決,與開發(fā)商共同開發(fā)適合本校的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),確保信息化系統(tǒng)的順利運(yùn)行,并能落實(shí)信息化建設(shè)目標(biāo)。

（二）完善配套制度

根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需求及獨(dú)特的管理文化,結(jié)合高校內(nèi)部控制工作的內(nèi)容及要求,制定統(tǒng)一、規(guī)范的財(cái)務(wù)制度和操作流程,建立面向財(cái)務(wù)信息化的內(nèi)部控制制度,對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)如數(shù)據(jù)管理、崗位責(zé)任、軟硬件維護(hù)、上機(jī)操作管理、信息系統(tǒng)安全等重新確定,不斷完善內(nèi)部控制管理體系,用制度約束、規(guī)范各部門及教職員工的經(jīng)濟(jì)行為,將單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)管理活動(dòng)及內(nèi)部控制活動(dòng)等嵌入財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)運(yùn)行管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程、全方位監(jiān)控,確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)安全運(yùn)行。

（三）打造業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化流程，推進(jìn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化管理

梳通、整理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在學(xué)校內(nèi)部各部門及其系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行、傳輸?shù)牧鞒?查找薄弱環(huán)節(jié),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。對(duì)同質(zhì)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中、標(biāo)準(zhǔn)化處理,如學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放過去由各二級(jí)院系各自處理,給經(jīng)辦人、審核人、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員帶來(lái)大量重復(fù)的報(bào)批、審核、財(cái)務(wù)處理工作,且發(fā)放時(shí)間、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)不同,造成各二級(jí)院系學(xué)生之間的矛盾。而歸口學(xué)工處統(tǒng)一時(shí)間、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)集中辦理,則大大提高了工作效率。

運(yùn)用流程再造思想,重新設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程,同步推進(jìn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接工作與財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè),統(tǒng)一物流、信息流、資金流,將流程控制規(guī)則、方法及程序置于財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中,發(fā)揮流程事件跟蹤、操作記錄等監(jiān)控功能,實(shí)施跨部門、跨系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)流程管理,跟隨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生按照處理流程的不同節(jié)點(diǎn)依次推進(jìn),業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)同步傳遞信息數(shù)據(jù),便于業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)管理工作協(xié)同進(jìn)行,強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門與其他部門之間的資金流、信息流暢通,及時(shí)反饋各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行進(jìn)程信息。

財(cái)務(wù)核算中心根據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度,結(jié)合信息化建設(shè)具體要求,編制財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)指南,對(duì)各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行闡述,按照業(yè)務(wù)思維從業(yè)務(wù)發(fā)生所需原始資料、補(bǔ)充資料及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行指引,解決教職工經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理核算的困惑,方便辦理業(yè)務(wù),有效提升財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合。

（四）通過智慧校園搭建財(cái)務(wù)管理一體化平臺(tái)

財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)的內(nèi)容包括：全面預(yù)算管理系統(tǒng)、網(wǎng)上簽批系統(tǒng)、日常預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)、工資管理、學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)等。高?？山柚鷮W(xué)校智慧校園建設(shè),對(duì)校內(nèi)所有信息資源進(jìn)行科學(xué)整合、重組和共享,統(tǒng)一、規(guī)范數(shù)據(jù)采集方式,使其成為一個(gè)完整、統(tǒng)一的管理平臺(tái)。利用教務(wù)、科研、人事、資產(chǎn)等管理系統(tǒng)資料組成校園信息共享數(shù)據(jù)庫(kù),通過各系統(tǒng)預(yù)留拓展接口,實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的信息共享,使得財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以主動(dòng)獲取從其他部門的相關(guān)信息,并將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)向其他部門各信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)推送,由被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù),打造網(wǎng)絡(luò)無(wú)縫互通和師生個(gè)性化服務(wù)相互融合的“智慧校園”財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)。如財(cái)務(wù)處通過平臺(tái)從教務(wù)系統(tǒng)獲取學(xué)生的專業(yè)、年級(jí)等信息資料,在收費(fèi)系統(tǒng)確定相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取學(xué)雜費(fèi)等,再通過平臺(tái)將各專業(yè)、班級(jí)學(xué)生的繳費(fèi)情況推送到學(xué)工處的學(xué)生管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)繳費(fèi)信息實(shí)時(shí)共享。

（五）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范

1.強(qiáng)化技術(shù)防范意識(shí),建立校園網(wǎng)絡(luò)信息安全保障體系。首先,必須安裝殺毒軟件,建立完善的防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)及數(shù)據(jù)安全管理技術(shù),定期更新數(shù)據(jù)庫(kù),加密存儲(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息,保持對(duì)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控,有效隔離外部非法訪問及病毒,定期進(jìn)行電腦體檢、程序升級(jí),及時(shí)修補(bǔ)安全漏洞,保障系統(tǒng)使用安全。其次,強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員的安全防護(hù)意識(shí),學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)并嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)措施,定期對(duì)計(jì)算機(jī)及其他存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行全面病毒查殺,妥善保管系統(tǒng)登錄密碼。第三是加強(qiáng)硬件設(shè)備的安全管理,做好數(shù)據(jù)備份工作,對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期與不定期檢查,避免因計(jì)算機(jī)故障造成系統(tǒng)無(wú)法運(yùn)行,數(shù)據(jù)丟失,保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全完整。

2.做好權(quán)限設(shè)定。系統(tǒng)管理員應(yīng)依據(jù)明確分工、相互獨(dú)立、相互牽制、相互制約的安全管理原則,明確崗位職責(zé)和崗位權(quán)限,分別授予不同崗位人員不同類別、相互牽制的訪問操作權(quán)限,確保數(shù)據(jù)操作訪問權(quán)限的嚴(yán)謹(jǐn)安全,同時(shí)加強(qiáng)用戶監(jiān)管,定期開展對(duì)工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn),避免操作失誤帶來(lái)的損失。

高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是有效提高高校財(cái)務(wù)管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié),對(duì)提升學(xué)校整體管理水平、專業(yè)建設(shè)、科研發(fā)展等具有積極的推進(jìn)作用和現(xiàn)實(shí)意義。高校需結(jié)合實(shí)際情況統(tǒng)籌規(guī)劃,完善相關(guān)制度,通過智慧校園搭建財(cái)務(wù)管理一體化平臺(tái),實(shí)施業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化流程,加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)作,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,促進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作的高效運(yùn)行,真正實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理的“科學(xué)化”、“規(guī)范化”、“信息化”,確保高校自身的可持續(xù)發(fā)展。