讓大數(shù)據(jù)為高職院校檔案信息化升級服務(wù)

韓潔

摘? ? 要： 高職檔案管理在信息化升級工作中存在認(rèn)知片面、管理水平不高、技術(shù)水平低等問題。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)時代高職檔案管理工作呈現(xiàn)的特征，提出檔案信息化升級策略，以觀念變革為引領(lǐng)，以制度、組織建設(shè)為保障，以軟硬件資金投入為支撐，同步跟進(jìn)教育培訓(xùn)，同時做好信息安全工作，推動高校院校檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)? ? 高職檔案? ? 信息化建設(shè)? ? 信息安全

1.大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的高職檔案信息化管理特征

大數(shù)據(jù)是一種技術(shù)手段，幫助人們獲得新知識，創(chuàng)造新的價值，它的出現(xiàn)使檔案信息化建設(shè)由單純的“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)化以數(shù)字化的0、1二進(jìn)制碼轉(zhuǎn)換為基礎(chǔ)，是檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)方向。大數(shù)據(jù)視角下的高校檔案數(shù)據(jù)具備下述三個基本特征：

1.1檔案信息數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)級數(shù)化增長。

憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息匯聚與整理能力，高職院校的價值相關(guān)信息均可以檔案數(shù)據(jù)形式存儲，存儲形式可以是文件、實物檔案、信息、音像等。歸檔內(nèi)容除傳統(tǒng)檔案信息外，還包括信息化辦公過程中形成的快速增長的信息化數(shù)據(jù)[1]。同時，高職院校現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換對數(shù)字化加工處理提出要求，大量的實物檔案、文書會轉(zhuǎn)化出海量的數(shù)字檔案資源庫?，F(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)與新增數(shù)字信息的合集，使高職院校的檔案信息數(shù)據(jù)呈級數(shù)化增長趨勢。

1.2檔案數(shù)據(jù)覆蓋區(qū)域更廣、多源異構(gòu)。

在高等教育體系中，高職院校的受重視程度得到提高，教學(xué)、科研內(nèi)容日漸規(guī)范化、專業(yè)化;檔案數(shù)據(jù)存儲能力隨之得到提高，檔案來源更加多元化。加之新媒體技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)，數(shù)據(jù)產(chǎn)生形式發(fā)生了根本性變革。高職檔案信息涉及教學(xué)、科研、黨建、財會、基建、出版等多個板塊，高職檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)部分就是由這些相互關(guān)聯(lián)、多源異構(gòu)的數(shù)據(jù)組成的[2]。

1.3檔案信息價格呈現(xiàn)非均布現(xiàn)象。

雖然大數(shù)據(jù)時代的檔案信息數(shù)量快速增長，但信息價值卻呈現(xiàn)下降趨勢。為了增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)收集整理的有效性，高職院校會收集檔案數(shù)據(jù)相關(guān)的全面信息，使檔案數(shù)據(jù)具有較高的參考價值。但是，在具體應(yīng)用過程中，多數(shù)檔案信息的數(shù)據(jù)價值難以得到發(fā)揮[3]。

2.高職院校檔案管理信息化進(jìn)程中的問題

2.1認(rèn)知片面。

信息化被片面解讀為數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息化建設(shè)認(rèn)為是信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、文獻(xiàn)存儲數(shù)字化的機(jī)械相加。高職院校檔案建設(shè)被視為非教學(xué)內(nèi)容，在校園建設(shè)中不受重視，檔案管理員難以跟上科技信息發(fā)展步伐。以我院檔案信息化升級為例，檔案整理歸檔分為九大類：科研、教學(xué)、文書、聲像、照片、實物、設(shè)備、基建、會計，文獻(xiàn)數(shù)據(jù)由十年前的1萬多份發(fā)展到2018年底的4萬多份。但工作中對檔案的數(shù)字化改造、記錄數(shù)據(jù)等只是停留在表面，并未涉及內(nèi)容實質(zhì)，也未開展電子文檔管理和附加服務(wù)開發(fā)工作。檔案信息化建設(shè)片面強(qiáng)度硬件設(shè)備的數(shù)據(jù)承載能力，忽視應(yīng)用軟件開發(fā)和資源的有效利用。

2.2制度建設(shè)不到位。

制度建設(shè)包含兩層含義：一是檔案信息化管理制度不健全，數(shù)字檔案收集、保管、歸檔、應(yīng)用流程不規(guī)范。亟待設(shè)立的制度包括：數(shù)字檔案移交制度、數(shù)字鑒定制度、檔案數(shù)據(jù)管理制度、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)制度、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度等。二是檔案信息化建設(shè)配套制度未得到有效落實，檔案信息化工作為列入正規(guī)工作流程，配套制度為列入院校規(guī)章制度體系。

2.3管理技術(shù)水平不足。

在檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建過程中，未實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)軟硬件環(huán)境和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合。系統(tǒng)選用缺乏對信息技術(shù)發(fā)展動向的前瞻性和預(yù)見性，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能否在日常工作時連續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行難以得到保障，技術(shù)先進(jìn)性的缺失伴隨著非可持續(xù)性。以檔案查詢系統(tǒng)為例，各高校間差異度不高，相互借鑒情況明顯，阻礙技術(shù)的進(jìn)步。另外，檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)留有一定的柔性，如果信息化系統(tǒng)參照一成不變的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，就會喪失未來信息技術(shù)的接入空間。

2.4管理不足。

2.4.1一些檔案管理負(fù)責(zé)部門缺乏對信息化建設(shè)的前瞻布局能力，實行環(huán)節(jié)缺乏具備執(zhí)行力的組織推行既定計劃，檔案管理信息化建設(shè)未在學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃中得到明確，在檔案信息化建設(shè)過程中不具備來自學(xué)校層面的政策、技術(shù)、資金支持。我院每年用于檔案維護(hù)的專項經(jīng)費(fèi)不超10萬元。

2.4.2一些高職院校檔案信息化建設(shè)缺乏效率，存在盲目、重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象;在籌建環(huán)節(jié)一些高新設(shè)備采購占有資金比例過大，設(shè)備先進(jìn)性過于超前，資金浪費(fèi)嚴(yán)重;一些建設(shè)方案可行性評估流于形式，短期建設(shè)目標(biāo)與中長期建設(shè)目標(biāo)為明顯區(qū)分，信息化建設(shè)缺乏持續(xù)性。

3.基于大數(shù)據(jù)的高職檔案信息化升級策略

大數(shù)據(jù)時代各行業(yè)的業(yè)態(tài)發(fā)生了深刻變化，檔案信息化建設(shè)成為新的發(fā)展趨勢。大數(shù)據(jù)將割裂的單一個體聯(lián)系起來，甚至是看起來毫無關(guān)聯(lián)的事物在大數(shù)據(jù)命題下都成了偽命題，繼而建立聯(lián)系并持續(xù)發(fā)酵。從棗莊科技職業(yè)學(xué)院檔案信息化升級工作中情況看，高職院校檔案信息化建設(shè)需要與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，建立高校、政府、社會三方協(xié)作平臺，加強(qiáng)對檔案信息化內(nèi)涵及信息化建設(shè)的認(rèn)識，保障檔案管理資金來源，培訓(xùn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，在信息化管理升級過程中同步實施信息安全維護(hù)。

3.1觀念變革引領(lǐng)。

大數(shù)據(jù)視角下的高職檔案管理以信息化升級為中心，檔案管理部門、人員首先變革固有觀念和管理模式，分析大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)特征，以及其與檔案信息化建設(shè)的結(jié)合點。對現(xiàn)有資源和技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行重組，采購現(xiàn)代化信息設(shè)備，引入互聯(lián)網(wǎng)管理思維，實現(xiàn)高職檔案管理與大數(shù)據(jù)的有機(jī)結(jié)合。突破傳統(tǒng)思維邊界，推動高職檔案管理向更高水平升級，提高管理效率，開發(fā)附加服務(wù)項目。

3.2制度、組織建設(shè)保障。

檔案信息化管理需要有明確的職責(zé)劃分和管理體系，指定部門總負(fù)責(zé)人和子項目專項負(fù)責(zé)人，工作績效納入高職院校在崗人員年度考核體系。成立平行于常規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化檔案室，集中管理院校范圍內(nèi)的不同載體、不同類別的電子檔案;聘用專職數(shù)字檔案管理員，或?qū)ΜF(xiàn)有員工進(jìn)行專項培訓(xùn)。建立與檔案信息化建設(shè)配套的管理制度，作為現(xiàn)行檔案管理制度的補(bǔ)充，對電子檔案收集、歸檔、整理、保存工作進(jìn)行規(guī)范;確保電子檔案信息的完整、真實、有效;對高職院校范圍內(nèi)的檔案信息化工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督。

3.3資金投入，軟硬件升級支撐。

3.3.1硬件基礎(chǔ)設(shè)施升級。以數(shù)字檔案室硬件升級改造為主，用于檔案管理應(yīng)用程序運(yùn)行的服務(wù)器;用于電子檔案數(shù)據(jù)存儲的磁帶機(jī)、光盤（庫）、磁盤矩陣;用于電子檔案數(shù)據(jù)信息安全存儲的加密設(shè)備;用于電子檔案管理的I/O設(shè)備。

3.3.2軟件基礎(chǔ)設(shè)施升級。應(yīng)用軟件主要用于電子文件的收集、存儲、整理、應(yīng)用，通過光纖與OA系統(tǒng)進(jìn)行連接，進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交換，主要包括數(shù)字檔案室管理軟件和分類檢索軟件;配置服務(wù)器操作系統(tǒng)、Scan軟件、Database軟件、圖片處理軟件、病毒防護(hù)與查殺軟件、數(shù)據(jù)備份軟件等。

3.3.3網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)建設(shè)。建立與其他高職院校數(shù)字檔案庫進(jìn)行實時數(shù)據(jù)訪問和交互的信息通道，同時與電子政務(wù)網(wǎng)建立鏈路。

3.3.4智能立體庫建設(shè)。制造業(yè)的物料立體庫技術(shù)已經(jīng)比較成熟，借鑒相關(guān)技術(shù)，建設(shè)具有溫濕度控制能力的規(guī)范化立體庫，實時采集、監(jiān)控檔案庫房的溫濕度數(shù)據(jù)信息;假裝監(jiān)控安防系統(tǒng)，實施24小時不間斷記錄和自動連接報警系統(tǒng)。

3.4培訓(xùn)教育環(huán)節(jié)同步跟進(jìn)。

實現(xiàn)高職院校檔案管理效率和檔案價值的最大化是檔案信息化升級的目標(biāo)。檔案資源經(jīng)過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析整合后，可以支撐教育方案決策，服務(wù)于院校長期發(fā)展規(guī)劃。對檔案管理人員而言，這是極具挑戰(zhàn)性的。一是需要高水平的檔案專業(yè)知識，開展專項信息技能培訓(xùn)，引入先進(jìn)技術(shù)手段;二是加強(qiáng)與兄弟院校間的交流，互相交換成功經(jīng)驗，對照自身存在的缺陷和不足，進(jìn)行針對性的改進(jìn)強(qiáng)化;三是建立激勵考核制度，大力支持引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行崗位創(chuàng)新。同時，開展檔案信息化管理的安全知識培訓(xùn)。信息互聯(lián)的大數(shù)據(jù)時代，泛在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在提供便捷鏈路的同時，也引入安全隱患。檔案管理部門應(yīng)重視檔案信息化安全工作，實施軟硬件物理防護(hù)的同時，設(shè)立信息安全防護(hù)制度，對檔案管理人員進(jìn)行崗位安全培訓(xùn)。

4.結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)及快速發(fā)展，為高職院校檔案信息化升級帶來了契機(jī)。棗莊科技職業(yè)學(xué)院在檔案信息化升級實踐過程中，面向應(yīng)用需求，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息資源建設(shè)為核心，建立檔案編制、開發(fā)、利用三位體系，支撐決策機(jī)制和附加服務(wù)。同時，正面對待對于建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，在解決過程中健全、完善檔案信息化機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

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