加強高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性

顧艷艷

（蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇蘇州）

高等教育學(xué)籍管理工作有利于實現(xiàn)高校對學(xué)生個性化管理的目標(biāo)，由于學(xué)籍管理工作涉及的內(nèi)容較多，一旦工作人員在工作中出現(xiàn)紕漏將會出現(xiàn)較大差錯。隨著高等教育體制改革的不斷深入，我國教育部門越來越重視學(xué)籍管理工作。但是目前我國部分高校仍然在使用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理辦法，導(dǎo)致一系列問題的發(fā)生，阻礙了學(xué)籍管理工作的更新和維護。

1 加強高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于完整存放和整理學(xué)籍檔案

在學(xué)籍管理工作，工作人員需要從不同院校和不同的部門收集相關(guān)的資料，這在一定程度上增加了學(xué)籍檔案收集工作的難度。通常情況下，學(xué)籍檔案需要收集3-4年的學(xué)生在校期間的所有信息和資料，并且將它們匯總[1]。為此高校需要利用信息化技術(shù)，建立完善的學(xué)生學(xué)籍檔案，這樣學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上搜索和查詢就可以看到自己的學(xué)籍信息，這樣有利于促進學(xué)籍檔案收集和整理工作高水平、高效率、高質(zhì)量的完成。相關(guān)工作人員也可以建設(shè)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息化建設(shè)系統(tǒng)的作用，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的反饋、整理和標(biāo)注等等，提升學(xué)籍檔案管理工作的客觀性、有效性、真實性、準(zhǔn)確性。

1.2 有利于提高學(xué)籍檔案的利用質(zhì)量和利用效率

學(xué)籍檔案是我國高校在檔案管理中利用率最高的學(xué)籍管理辦法。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理模式下，學(xué)籍查詢流程比較復(fù)雜、繁瑣，查詢的方法缺乏合理性，會耗費大量的時間和精力，嚴(yán)重阻礙學(xué)籍檔案利用率的提升。隨著社會的進步，科技水平的提升，高校利用信息技術(shù)加強學(xué)籍管理信息化建設(shè)，這大大提升了高校學(xué)籍信息查詢和管理的便捷性，最大程度存儲學(xué)籍檔案信息，充分發(fā)揮了學(xué)籍檔案信息的作用和價值，提高了學(xué)籍檔案的利用率。

2 我國高等教育學(xué)籍管理中存在的問題

2.1 學(xué)籍管理制度不健全

隨著社會的進步，科技水平的提升，社會和人們對高等教育學(xué)籍信息化管理提出了新的要求。但是目前我國部分高校仍然在使用傳統(tǒng)的、落后的學(xué)籍管理制度，這不僅不會順應(yīng)時代的發(fā)展，而且會嚴(yán)重降低學(xué)籍管理的質(zhì)量和效果。雖然部分高校使用了信息化學(xué)籍管理制度，但是在實際應(yīng)用過程中卻沒有充分考慮高校實際的發(fā)展情況，僅僅流于形式，無法從根本上起到作用。在這種不完善的學(xué)籍管理制度下，存在著很多漏洞，嚴(yán)重降低了學(xué)籍管理工作的質(zhì)量。為此高校要結(jié)合自身的發(fā)展情況，充分發(fā)揮學(xué)籍管理信息化的價值。

在傳統(tǒng)高校學(xué)籍管理制度下主要包括學(xué)生的成績和獎罰情況這兩個方面。但是在現(xiàn)代化教育背景下，高?？焖侔l(fā)展，考察學(xué)生的方法變得多種多樣，它貫穿于學(xué)生整個教育過程中，如果高校仍然局限于學(xué)生成績和獎罰情況這兩點將會導(dǎo)致學(xué)籍管理工作停滯不前，也無法充分發(fā)揮學(xué)籍管理工作的價值。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間各種動態(tài)表現(xiàn)的重要依據(jù)和體現(xiàn)，對學(xué)生后續(xù)的學(xué)習(xí)和發(fā)展十分重要，因此高校要提高對學(xué)籍管理工作的重視程度。在學(xué)籍管理工作中不要僅僅局限于傳統(tǒng)的、固定的方法，而是要不斷更新和完善學(xué)籍管理制度。

2.2 學(xué)籍檔案管理工作并沒有真正做到與時俱進

目前，我國部分高校對學(xué)籍檔案管理工作缺乏足夠的重視，高校教師和學(xué)生都沒有認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的真正價值和意義，也沒有改變和糾正傳統(tǒng)的思維觀念。在我國高等教育中更加注重教育，教師注重教學(xué)效率的提升，學(xué)生重視學(xué)習(xí)質(zhì)量的提升。因此高校管理人員會將更多的時間和精力放在教育上，忽視了學(xué)籍管理工作，這樣會增加學(xué)籍管理問題出現(xiàn)的幾率[2]。學(xué)籍管理問題的出現(xiàn)相會嚴(yán)重影響高等教育的質(zhì)量和效率，長此以往會出現(xiàn)惡性循環(huán)，阻礙高等教育的順利進行。因此高校教師和學(xué)生要積極轉(zhuǎn)變思想，提高對學(xué)籍檔案管理工作的重視程度。

2.3 學(xué)籍管理人員水平有限

高校學(xué)籍管理工作是一項復(fù)雜的、繁瑣的工作任務(wù)，對管理人員的專業(yè)水平要求較高。在學(xué)籍管理系統(tǒng)運行中，管理人員是直接操作人，如果學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)較低、專業(yè)能力較差將會阻礙高校學(xué)籍管理信息化發(fā)展進程的順利進行。目前我國大部分高校學(xué)籍管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的、系統(tǒng)的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，沒有全面掌握管理技能和管理知識[3]。在日常的學(xué)籍管理工作經(jīng)常出現(xiàn)工作態(tài)度不端正、工作遺漏的情況，這樣會在一定程度上降低高校學(xué)籍管理質(zhì)量和管理水平的提升。

2.4 使用的管理方式落后

在新的發(fā)展形勢下，高校需要不斷改進學(xué)籍管理體制，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式無法滿足高校發(fā)展的需求。但是目前我國部分高校仍然在使用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式，在實際學(xué)籍管理工作中，管理人員使用手工操作，這不僅降低了學(xué)籍管理效率，而且會耗費大量的人力、物力和財力，不利于學(xué)籍管理工作的更新和發(fā)展。

3 高等教育學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作存在的策略

3.1 不斷完善學(xué)籍管理制度，提升學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性

高校要根據(jù)自身發(fā)展情況適當(dāng)?shù)膬?yōu)化和調(diào)整學(xué)籍管理制度，要具備與時俱進的精神，滿足學(xué)生的畢業(yè)需求[4]。高校要聘請有豐富經(jīng)驗的專業(yè)和學(xué)者，充分掌握和了解學(xué)生的意見，建立一套完善的學(xué)籍管理制度。同時高校在學(xué)籍檔案管理工作中要充分考慮學(xué)生的學(xué)習(xí)特點和市場發(fā)展因素，結(jié)合課程特征實現(xiàn)考試形式的靈活性和多樣性，不斷規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作。

3.2 秉承現(xiàn)代化的管理理念

觀念的進步是創(chuàng)新和發(fā)展的重要基礎(chǔ)和前提。為了促進高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的順利進行，高校要積極轉(zhuǎn)變觀念[5]。在信息化時代背景下，高校在學(xué)籍管理過程中要使用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，樹立正確的、先進的管理理念，在實際操作中實現(xiàn)信息的有效互動，進而加快高校學(xué)籍管理工作的進程，促進高校學(xué)籍管理工作的順利進行。同時高校要提升學(xué)籍管理工作的科學(xué)性與合理性，將計算機技術(shù)與學(xué)籍管理制度有效結(jié)合在一起，建立一套與高校發(fā)展相符的信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)。

3.3 加強對學(xué)籍管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)和素質(zhì)教育

學(xué)籍管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)直接影響著高校學(xué)籍管理質(zhì)量。因此高校要全面提升學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)[6]。在日常管理工作中高校要根據(jù)不同崗位聘請專業(yè)水平高的人才，仔細(xì)學(xué)籍管理人員的計算機技能，進而提高日后學(xué)籍管理工作的便利性和高效性。同時高校在安排學(xué)籍管理人員上崗前要對其進行短期的專業(yè)培訓(xùn)，讓學(xué)籍管理人員在培訓(xùn)中全面了解自身的工作職責(zé)、工作特點，在實際工作中真正貫徹和落實工作職責(zé)，防止出現(xiàn)工作交叉的問題，進而促使學(xué)籍管理人員更加快速、有效的操作和使用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮學(xué)籍管理工作的作用和價值，促進高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)。

3.4 加大對學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作的資金投入

高校在學(xué)籍管理信息建設(shè)工作中需要耗費大量的資金保障。高校要想順應(yīng)時代的發(fā)展，必須加大資金投入，購入先進的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，為學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作奠定良好的基礎(chǔ)[7]。因此為了推動高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作的順利進行，高校要為學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作提供足夠的資金支持，不斷優(yōu)化高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)條件。

結(jié)論：

綜上所述，在高校發(fā)展中，學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作是重要的組成部分。目前我國高校在學(xué)籍管理信息化建設(shè)中存在著很多問題尚待解決。為此高校需要加大資金投入，不斷完善學(xué)籍管理信息化設(shè)備，積極使用先進的學(xué)籍信息化管理技術(shù)，培養(yǎng)更多專業(yè)水平高的學(xué)籍管理人員，加快高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)進程，提升高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的規(guī)范性和完整性。