新形勢下高校人事檔案精細(xì)化管理的思考

劉 暢

（長春金融高等?？茖W(xué)校組織人事處，吉林 長春 130028）

高校是教育領(lǐng)域的重要組成部分，主要是指對公民進(jìn)行高等教育的學(xué)校。在我國，一般學(xué)生在接受高校的培育后，就會進(jìn)入企業(yè)或者單位為社會貢獻(xiàn)力量，因此，高校對于學(xué)生來說是非常重要的。在一般的高校中，都會有若干個專業(yè)，每個專業(yè)對學(xué)生的要求都是不同的，也就需要不同的教師和管理人員，所以，對于高校來說，它的管理模式是非常繁雜的，有著大量的人員需要登記和經(jīng)管，這種管理被統(tǒng)一稱為人事檔案管理，對學(xué)生、教師、在校人員等人的身份、資歷、政治面貌、品德作風(fēng)等信息進(jìn)行登記，是學(xué)校運(yùn)營的主要依據(jù)。但是現(xiàn)階段來說，在新的形勢背景下，許多高校在進(jìn)行檔案管理時存在著一定的問題，需要相關(guān)人員制定相應(yīng)的措施手段。

1 高校人事檔案精細(xì)化管理的重要性

對于高校來說，人事檔案管理是指收存學(xué)校在校人員的相關(guān)信息，進(jìn)行分類登記和保管的過程。這其中包括學(xué)生和教師等人員的家庭身份信息、政治面貌、履歷、獎勵、處分和自我鑒定等等，在高校期間，需要對這些人員進(jìn)行實時記錄，以此來對他們的思想發(fā)展、個人成長等做一個詳細(xì)的統(tǒng)計，也是學(xué)生畢業(yè)評價和教師工資的一個依據(jù)，可以在特定范圍下反應(yīng)一個人的基本面貌，是個人信息的存儲庫，因此，人事檔案的管理是非常重要的。而人事檔案的精細(xì)化管理則是在普通管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了管理模式，有效的運(yùn)用科學(xué)技術(shù)和文化等對其進(jìn)行治理，為學(xué)校的治理提供了保障，增強(qiáng)了檔案的機(jī)密性，加大了人事檔案的真實性，加強(qiáng)工作人員的管理，充分發(fā)揮人事檔案的作用，提升了檔案的真實性，為建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍奠定基礎(chǔ)。

2 高校人事檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

2.1 管理人員素質(zhì)不高

對于現(xiàn)階段的高校來說，許多學(xué)校并沒有聘請專業(yè)的檔案信息管理人員，仍然是教師代管或者管理人員的專業(yè)不符，這就導(dǎo)致了在檔案管理工作上會由于疏忽等原因出現(xiàn)很多細(xì)節(jié)方面的問題。而且檔案的管理需要的是信息處理方面的復(fù)合型人才，這對于高校在選擇檔案管理人員時是一大難點(diǎn)，如何吸引具有高知識層次和先進(jìn)技術(shù)的管理人員，是能否實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)，縱使許多高校引進(jìn)了科學(xué)的管理設(shè)備，但是沒有對應(yīng)的高素質(zhì)人才，仍然不能充分發(fā)揮它的作用，在檔案管理方面始終存在著漏洞。同時，部分管理人員對于工作熱情度不高，缺乏對人事檔案管理的重視，影響了檔案管理的專業(yè)性和真實性，這對于學(xué)校的發(fā)展來說是非常不利的。

2.2 管理制度不夠規(guī)范

目前許多高校對于人事檔案管理沒有建立完善的管理制度，沒有對管理作業(yè)進(jìn)行規(guī)范化要求，許多信息并沒有填寫完整就要進(jìn)行封存，在管理的過程中，相關(guān)人員對于工作的流程沒有一個正確的認(rèn)識，沒有進(jìn)行針對性的管理，許多工作的范圍模糊不清，一旦出現(xiàn)問題，找不到當(dāng)事責(zé)任人，這對于人事檔案管理工作來說，是有著嚴(yán)重影響的，很容易導(dǎo)致在儲存階段造成信息的丟失和殘缺，為后續(xù)工作帶來麻煩。同時，人事檔案的管理缺乏統(tǒng)一性，在管理上總是前后不一，這樣在調(diào)取人事信息的過程中，就會出現(xiàn)信息不全面等現(xiàn)象，對于學(xué)校工作的展開有著重要的消極影響。

2.3 信息更新不及時

無論是學(xué)生還是教職人員，在學(xué)校學(xué)習(xí)和工作期間都會對自己的履歷有一定的增加，或是受到不同的獎勵和處分，這些都是需要及時記錄到人事檔案中。但是現(xiàn)階段，高校的部分工作人員并沒有做到信息的及時更新，沒有做到人事檔案的動態(tài)性，一些有用的資料更新的不及時，相關(guān)管理人員并沒有對學(xué)校的情況有一個敏感度，首先對于學(xué)校來說，對學(xué)生或者教職人員的評判是根據(jù)人事檔案信息作為依據(jù)的，一些獎金和職稱也與他們一段時間內(nèi)的表現(xiàn)有關(guān)，如果人事檔案沒有做到及時更新，則會讓學(xué)校的評判受到一定的阻礙。也會對學(xué)校的管理產(chǎn)生一定的影響，不利于人才隊伍的建設(shè)。

2.4 管理模式不先進(jìn)

在學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教職人員不斷更新的前提下，部分高校的人事檔案管理仍然延用傳統(tǒng)的管理模式，大部分信息都是通過人工進(jìn)行記錄，并沒有借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致在工作期間可能由于工作人員的管理不當(dāng)，造成信息登記不全或者錯誤等現(xiàn)象。傳統(tǒng)的管理模式并不適應(yīng)于新形勢下的高校發(fā)展，許多人工操作已經(jīng)不能滿足檔案的更新記錄，越來越多的人事檔案需要有專業(yè)的系統(tǒng)來幫助整理，這需要相關(guān)人員想出解決辦法，加強(qiáng)這方面的精細(xì)化管理。

3 新形勢下加強(qiáng)高校人事檔案精細(xì)化管理的具體措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)

對于高校的人事檔案管理人員來說，在新形勢下，對于他們有了新的要求，無論是在工作態(tài)度還是專業(yè)技能上，都要跟上時代的發(fā)展，達(dá)到一定的要求，才能滿足精細(xì)化的管理目標(biāo)。首先，對于管理人員的聘用來說，學(xué)校需要在這方面做出一定的努力，通過提高工資待遇等福利，來吸引更多的高素質(zhì)人才。在人才的聘用方面，學(xué)校應(yīng)該對他們的綜合素質(zhì)進(jìn)行考量，不但要擁有較高的知識層面，還要懂得現(xiàn)代化的管理技術(shù)，有著一定的責(zé)任感，在工作期間可以獨(dú)立完成信息化的管理模式。另外，學(xué)校還要定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷的根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)來完善管理人員的技能，使工作人員在管理檔案時做到有序和負(fù)責(zé)，充分發(fā)揮人事檔案的作用，提高工作人員的精細(xì)化管理意識。

3.2 完善相關(guān)的管理制度

如果想實現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理，首先就是制定完善的管理制度，對基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范化管理，要求工作人員嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，避免出現(xiàn)錯誤信息收集的現(xiàn)象出現(xiàn)。首先，學(xué)校要成立統(tǒng)一的流程式管理，建立管理中的上下級制度，對工作人員來說也是一種制約，設(shè)立一個負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人對工作人員的職責(zé)和范圍進(jìn)行劃分，在工作期間，工作人員需要對自己范圍內(nèi)的工作進(jìn)行精細(xì)化處理，尤其是細(xì)節(jié)方面，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待。其次，在人事檔案的信息填寫上，學(xué)校應(yīng)該制定出統(tǒng)一的信息登記表，在學(xué)生或者教職人員填寫的過程中，一定要提醒不要落下任何信息，做到信息的完整和規(guī)范。另外，在信息的管理過程中，也要注意分門別類進(jìn)行詳細(xì)的登記，做到管理的透明化，保證信息的真實性。

3.3 充實檔案內(nèi)容

對于現(xiàn)階段的高校人事檔案管理來說，許多工作都過于淺層，沒有充分認(rèn)識到檔案的重要性。在高校的運(yùn)營過程中，檔案中的信息可以為學(xué)校的許多工作提供有利依據(jù)，所以在檔案的內(nèi)容設(shè)置上，一定要注意做到全面和完善。不僅僅要把重點(diǎn)工作業(yè)績和重大活動的獎勵等寫入到檔案中，對于教職人員的資歷、專業(yè)水平、資格證以及學(xué)生對于教職人員的評價等，都應(yīng)該納入到他們的檔案中，以此來反映教職人員的真實工作面貌。對于學(xué)生來說，需要尊重高校的規(guī)章制度，人事檔案中既要記錄他們受到的獎勵和處分，也要將平時的表現(xiàn)記錄到其中，也可以當(dāng)作獎學(xué)金的重要依據(jù)，另外，對于學(xué)生的家庭等情況最好也要填入到檔案中，以此來當(dāng)作是否可以接受國家貧困生獎學(xué)金補(bǔ)助的有力依據(jù)。充實人事檔案的內(nèi)容對于檔案的精細(xì)化管理來說是非常必要的。

3.4 隨時更新檔案信息

在檔案的管理過程中，工作人員還應(yīng)該根據(jù)學(xué)生和教師的在校表現(xiàn)，隨時對他們檔案中的資歷和相關(guān)信息進(jìn)行補(bǔ)充和更新，以此來完成人事檔案管理的精細(xì)化。工作人員要及時跟蹤在校人員的教學(xué)情況，對他們所獲得的榮譽(yù)和處分有一個大致的了解，定期對教職人員以及學(xué)生的情況進(jìn)行記錄，同時，管理人員還要將這些人事檔案做到有效的利用，高校里許多獎學(xué)金和職稱的評判都是通過人事檔案中的具體資歷作為依據(jù)的，所以工作人員要做到積極向上級部門匯報，定期將有人事檔案改動的文件報備給相關(guān)部門，積極主動的提高高校中人事檔案的地位作用，做到管理上的認(rèn)真負(fù)責(zé)，為學(xué)校對于學(xué)生和教職人員的評價奠定基礎(chǔ)。

3.5 改善現(xiàn)有管理模式

對于高校的人事檔案管理來說，可以在經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，通過計算機(jī)系統(tǒng)成立學(xué)校自己的數(shù)據(jù)庫，通過對現(xiàn)代化設(shè)備和軟件的購買，實現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理。首先，工作人員可以將所有的信息登記到相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備中，實現(xiàn)信息管理的電子化，這對于檔案管理來說有著重要的作用，可以減少在記錄過程中出現(xiàn)的錯誤，對檔案進(jìn)行備份，避免人事檔案丟失后，后續(xù)工作不能相應(yīng)的展開。另外，領(lǐng)導(dǎo)部門也要為管理人員做出相應(yīng)的表率工作，加強(qiáng)對于人事檔案管理方面的管理力度，認(rèn)可檔案管理的重要性，改變現(xiàn)有的管理模式，加大這方面的投資，為人事檔案的精細(xì)化管理做出有效的保障。

3.6 建立檔案管理系統(tǒng)

對于現(xiàn)階段的高校人事檔案管理來說，成立專門的檔案管理系統(tǒng)是精細(xì)化管理的必經(jīng)之路，也是提高管理工作效率的有力手段。檔案管理系統(tǒng)可以幫助工作人員完成規(guī)范化的統(tǒng)一管理，包括對檔案的采集、管理和查閱，做到相關(guān)負(fù)責(zé)人不需要通過管理人員就可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行檔案的查閱，為學(xué)校的管理工作提供了極大的方便。首先，檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化的管理模式，是一套集多種應(yīng)用為一體的檔案管理軟件，可以對檔案材料進(jìn)行收集、鑒別、整理、傳遞、統(tǒng)計和查閱等日常工作，并且提高了領(lǐng)導(dǎo)人員的信息管理和監(jiān)督水平，在網(wǎng)絡(luò)上就可以隨時監(jiān)控到人事檔案管理的具體信息，提高了工作的標(biāo)準(zhǔn)，為學(xué)校的工作提供保障。其次。檔案管理系統(tǒng)是一套流水化的作業(yè)模式，避免對工作環(huán)節(jié)上的遺漏，可以自行對軟件內(nèi)的檔案進(jìn)行分類和統(tǒng)計分析，工作人員只需要將數(shù)據(jù)調(diào)動出來，就可以知道想要的信息。另外，檔案管理系統(tǒng)還具有用戶管理、事物提醒等功能，既增加了檔案的保密性，又確保了檔案管理的實時性，對于精細(xì)化管理來說起到了重要的作用。

3.7 加強(qiáng)檔案的利用率

在高校中成立人事檔案管理的初衷并不是信息存儲庫，而是需要通過人事檔案中的信息來提高學(xué)校的管理效率，完成學(xué)校的部分工作。因此，在高校人事檔案的精細(xì)化管理中，最重要的就是提高檔案的利用率，不要把檔案變成死氣沉沉的文件，而是管理人員通過對檔案中內(nèi)容的分析，給學(xué)校的相關(guān)部門提供可靠的數(shù)據(jù)，從而為某些工作提供保障。管理人員可以定期對在校人員的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，判斷在這一階段是否有表現(xiàn)突出的優(yōu)異員工或者學(xué)生，并且及時向?qū)W校傳遞這些信息，樹立工作人員的服務(wù)理念，加強(qiáng)學(xué)校的人才隊伍建設(shè)。除此之外，在學(xué)校進(jìn)行人事變動、晉升職稱、獎學(xué)金評判和訴訟取證等工作時，管理人員可以及時提供一些有效的信息，為學(xué)校的管理工作打好基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

總而言之，對于新形勢下高校的發(fā)展來說，人事檔案管理有著重要的作用。相關(guān)人員需要針對學(xué)校在檔案管理上出現(xiàn)的問題進(jìn)行整改，在管理模式、工作人員、管理制度等方面做到精細(xì)化的管理，提高管理水平，為建立人才隊伍提供保障。