大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

張文娟

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的新要求，因此，檔案管理必將順應(yīng)時(shí)代發(fā)生翻天覆地的變化。本文旨在從多個(gè)方面分析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的變化，同時(shí)結(jié)合具體工作實(shí)踐，探討當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，并提出具有針對(duì)性的解決對(duì)策，以此促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、信息化和高效化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；問題；對(duì)策

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的變化

傳統(tǒng)檔案管理工作中，業(yè)務(wù)人員僅僅負(fù)責(zé)收集最終檔案，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔。而今，大數(shù)據(jù)發(fā)展浪潮下，檔案管理工作在管理方式、管理主體、管理對(duì)象以及管理重心等方面都發(fā)生了重大變化。

（一）檔案管理方式的變化

過去的檔案管理方式是人工手動(dòng)管理，工作時(shí)長，效率低下。不僅會(huì)消耗大量的人力、物力，還可能會(huì)出現(xiàn)一些人為性的錯(cuò)誤。同時(shí)，檔案資料的利用價(jià)值也得不到提高。

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)蓬勃發(fā)展檔案資料的處理速度、處理效率和處理精確度的不斷提高，檔案管理方式正逐步實(shí)現(xiàn)從人工、手動(dòng)管理向科技化、電子化管理的巨大跨越，朝著更智能、更高效的方向發(fā)展。

（二）檔案管理主體的變化

首先是思想觀念的變化。隨著管理方式的發(fā)展，檔案管理主體的思想觀念也隨之調(diào)整，樹立符合時(shí)代發(fā)展要求的數(shù)字化、信息化思維和創(chuàng)新意識(shí)。

其次是業(yè)務(wù)能力的變化。作為檔案服務(wù)主體執(zhí)行者，必須即時(shí)更新知識(shí)技能并熟練操作相關(guān)程序，使自己處于“老司機(jī)”狀態(tài)，有條不紊做好歸檔工作，這需要熟悉了解電子設(shè)備，具備操作電子設(shè)備的知識(shí)和能力，熟練掌握電子化檔案管理工具的使用方法。

（三）檔案管理對(duì)象的變化

始終源源不斷的各類檔案匯集，給檔案管理者以海量信息，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息分類處置發(fā)生了巨大的變化。這種變化具體表現(xiàn)為檔案資料規(guī)模巨大化、來源多元化、種類多樣化等多種新特點(diǎn)。

檔案資料的數(shù)量日益龐大，內(nèi)容不斷豐富拓展；檔案資料越來越廣闊，多元化的資料來源使檔案管理的難度有所提高；檔案資料日益多樣，對(duì)檔案分類的要求也更加精確。

值得注意的是，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的有力支持下，不同種類、不同來源的檔案資料之間能更好地建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，更好地體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值。

（四）檔案管理重心的變化

傳統(tǒng)的檔案管理往往側(cè)重于檔案資料的收集、整理與保存，追求將檔案資料收集完整，整理清晰，保存妥當(dāng)。當(dāng)檔案資料被保存起來之后，檔案管理往往就此止步。

而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，由于云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作重心也出現(xiàn)了明顯的轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦跈n案資料的利用與開發(fā)。新環(huán)境下，檔案管理工作將不再局限于整理保存好資料，而是更加注重對(duì)沉淀的檔案資料進(jìn)行二次開發(fā)、深度檢索升華，不僅使檔案資料歸類齊整有序，更要“靜物”活化，煥發(fā)“青春”，服務(wù)于當(dāng)代社會(huì)，讓歷史見證現(xiàn)實(shí)。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案工作者所面臨的問題

1.檔案管理者思想觀念落后

當(dāng)前，大部分檔案管理者的思想觀念仍停留在傳統(tǒng)階段，主觀上簡單地認(rèn)為檔案管理只是文件資料的收集和儲(chǔ)藏。實(shí)際上，大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作的現(xiàn)狀已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，對(duì)檔案管理的時(shí)效性、安全性、完整性都提出了更高的要求。

2.檔案業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

實(shí)際工作中，從事檔案管理工作的業(yè)務(wù)人員普遍是兼職，手頭上需要處理的事務(wù)龐雜，基本上沒有足夠的時(shí)間和精力去整理大量的檔案資料，造成部分檔案資料無法及時(shí)歸檔，甚至導(dǎo)致檔案缺失。

此外，從事檔案管理工作的業(yè)務(wù)人員還普遍存在年齡較大、學(xué)歷較低、專業(yè)知識(shí)老化等問題。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，現(xiàn)階段，仍有許多檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)能力難以滿足實(shí)際的需求，對(duì)新的電子信息技術(shù)手段的應(yīng)用存在一定的困難。

（二）檔案管理規(guī)范化所面對(duì)的問題

1.檔案收集手段落后

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料呈現(xiàn)出海量增長的狀態(tài)，數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多樣。面對(duì)龐大的檔案資料規(guī)模，檔案管理工作的手段卻仍相對(duì)落后，大多數(shù)情況下還是依靠人工手動(dòng)收集整理，工作效率低下，管理方式過于陳舊，信息化建設(shè)步伐相對(duì)緩慢，與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要求還有一定差距。

2.檔案資料缺乏歸檔標(biāo)準(zhǔn)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料正由傳統(tǒng)紙質(zhì)件為主，轉(zhuǎn)向現(xiàn)代電子件為主，涵蓋了電子文檔、圖片、音頻、視頻等新型載體，這給予我們一個(gè)新課題：數(shù)字檔案時(shí)代，現(xiàn)代電子件歸檔標(biāo)準(zhǔn)的制定與落實(shí)。

部分單位在制度上已經(jīng)規(guī)定要將這些電子文件納入檔案中，但是對(duì)于電子檔案歸檔的規(guī)范卻沒有明確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如文件的命名、分類的標(biāo)準(zhǔn)等都沒有統(tǒng)一的要求，業(yè)務(wù)人員進(jìn)行整理時(shí)帶有很大的隨意性，造成文件歸檔混亂，很多文件在需要的時(shí)候無法便捷檢索和使用。

3.檔案資料利用率低

一些單位將檔案管理與檔案歸集畫上等號(hào)，認(rèn)為檔案管理只是需要把資料收集保存好，未考慮到檔案利用。檔案歸集不以使用為目的，往往就會(huì)出現(xiàn)檔案雖然保存了起來，但在需要使用時(shí)卻發(fā)現(xiàn)資料查找困難，舊紙質(zhì)檔案變黃、破損、模糊等情況，嚴(yán)重影響檔案的資料的價(jià)值利用。

（三）檔案管理安全性所面臨的問題

1.權(quán)限、保密等問題突出

首先，相對(duì)于以往的檔案管理，大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案的共享屬性將有可能造成信息安全的失效。過去是所有檔案資料集中存放于一個(gè)固化的空間，保密安全性得以較好管控；現(xiàn)代大數(shù)據(jù)背景下，開放資源，相關(guān)用戶通過互聯(lián)網(wǎng)登陸數(shù)據(jù)庫，同時(shí)也承擔(dān)了某些不法分子遠(yuǎn)程侵入謀取利益的潛在風(fēng)險(xiǎn)]。再次，過去只允許檔案管理員在封閉的時(shí)空——規(guī)定的時(shí)間（上班時(shí)間）、固定的地點(diǎn)（檔案室）存取相關(guān)資料，其它人員沒有個(gè)人的申請(qǐng)并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的審批同意，不能接觸檔案，如此程序筑起檔案安全的防火墻。大數(shù)據(jù)背景下的信息獲取方式，則是直接通過用戶名和密碼的輸入檢索所需內(nèi)容，這樣也增加了用戶名和密碼被黑客盜取的可能性，從而造成信息外泄和數(shù)據(jù)被破壞。

2.數(shù)據(jù)安全性存在隱患

目前的檔案信息化管理中，應(yīng)對(duì)危險(xiǎn)的手段比較單一，大多通過加注密碼保護(hù)或進(jìn)行物理性的斷網(wǎng)阻攔，這些手段治標(biāo)不治本。檔案專業(yè)人員并不掌握深層次的電腦專業(yè)技術(shù)，沒有互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)衛(wèi)士的維護(hù)，無論硬件軟件都可能存在數(shù)據(jù)失竊的潛在風(fēng)險(xiǎn)。另外，工作人員操作失誤、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等也將增大檔案數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、解決問題的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，在管理方式、管理主體、管理對(duì)象以及管理重心等各要件出現(xiàn)了翻天覆地的大轉(zhuǎn)折。無論領(lǐng)導(dǎo)、檔案一線業(yè)務(wù)工作者，都要擁抱并形成互聯(lián)網(wǎng)思維，積極應(yīng)對(duì)新現(xiàn)象、新內(nèi)容，創(chuàng)新檔案管理模式，不斷更新知識(shí)，讓互聯(lián)網(wǎng)思維占據(jù)大腦，擁有大數(shù)據(jù)、大資源觀念。從“管資料”向“管數(shù)據(jù)”拓展，檔案保管從館庫存儲(chǔ)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)倉庫，用新的思想、新的技術(shù)手段做好檔案管理工作。

要轉(zhuǎn)變認(rèn)為“過時(shí)”的檔案資料已經(jīng)失去使用價(jià)值的舊觀念，增強(qiáng)檔案開發(fā)與利用意識(shí)，革新“重藏輕用”的管理觀念，致力于提高檔案資料的開發(fā)利用效率，挖掘檔案中的深層潛在價(jià)值。

（二）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才

大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，專業(yè)人才無疑有強(qiáng)大的作用力量，才能做到：物盡其用，人盡其才?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，我們需要專業(yè)的檔案管理人才，需要專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，更好勝任信息化檔管理工作。

因此傳統(tǒng)的檔案管理者必須清醒認(rèn)識(shí)到時(shí)代進(jìn)步、知識(shí)更新所帶來的新氣象，應(yīng)積極參與新專業(yè)技能的培訓(xùn)，形成檔案管理新思維，掌握并熟練運(yùn)用新技術(shù)新方式提高檔案管理水平，提高檔案利用效率。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

過去檔案服務(wù)注重“以我為主”，有什么內(nèi)容就呈現(xiàn)什么服務(wù)。檔案利用者往往檢索不到自己所需內(nèi)容。大數(shù)據(jù)背景下，個(gè)性化需求凸顯，檔案服務(wù)因此提供對(duì)應(yīng)的特定機(jī)制，一個(gè)開放多元化的社會(huì)服務(wù)體系隨之誕生，實(shí)現(xiàn)從“供給導(dǎo)向”到“需求導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)變。

傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式單一，服務(wù)內(nèi)容較少，通常先由檔案利用者提出所需的檔案資料要求，檔案管理者再從海量資料中查找出來。這種方式速度慢、準(zhǔn)確性低，且十分被動(dòng)。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變被動(dòng)服務(wù)的思想觀念，提供積極主動(dòng)的檔案服務(wù)，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息處理等技術(shù)，建立各種數(shù)據(jù)模型，讓“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，?shí)現(xiàn)檔案利用率和復(fù)活率的大提升。

（四）提高檔案安全系數(shù)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代數(shù)據(jù)安全的重要意義不容置疑。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)先行，檔案信息處置全程追蹤、有效管控，相應(yīng)的登陸進(jìn)入方式和要求必須嚴(yán)格執(zhí)行，備份用戶信息和使用路徑；將檔案使用準(zhǔn)則與保密條例緊密結(jié)合，真正做到信息資源的安全共享。

國家應(yīng)該加強(qiáng)該方面的法律法規(guī)建設(shè)；檔案機(jī)構(gòu)加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，在軟硬件加大投入，做好宣傳、教育、培訓(xùn)等工作；業(yè)務(wù)人員除加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，更應(yīng)提高自身認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)安全和服務(wù)意識(shí)等。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)不僅是各類信息的海量匯集，也是新時(shí)代應(yīng)用廣泛、高效快捷的專業(yè)情報(bào)呈現(xiàn)。檔案管理信息化正因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)突飛猛進(jìn)所致，把握大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理的融合發(fā)展，是當(dāng)下檔案管理部門及每個(gè)業(yè)務(wù)人員面臨的新課題，檔案管理新思維、新模式的探討與整合，是新時(shí)代新技術(shù)所需，我們必須迎難而上、砥礪前行，開創(chuàng)檔案管理新局面。

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