高校學(xué)生戶籍檔案管理現(xiàn)狀分析與對策解析

吳鳳英

摘要：高等院校學(xué)生的戶籍檔案屬于國家人事檔案中非常重要的組成部分。本文重點(diǎn)針對高校學(xué)生戶籍檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并針對性地提出了解決對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校，學(xué)生檔案管理，現(xiàn)狀，對策

高校戶籍檔案的管理，具有一定的復(fù)雜性、專業(yè)性、政策性以及零碎性。隨著我國戶籍制度以及土地制度的改革，我國各大高校學(xué)生的戶籍檔案管理也發(fā)生了很大的變化。而且現(xiàn)階段，我國全國高校新入學(xué)學(xué)生的戶籍已經(jīng)不再需要大量的遷移，而是由學(xué)生自主決定，自愿遷移。但是隨著我國高校畢業(yè)勞動基業(yè)、出國留學(xué)、社會福利保障等因素的變化，高校學(xué)生的戶籍檔案的管理工作也出現(xiàn)了一系列問題，嚴(yán)重影響了高校學(xué)生戶籍檔案管理的工作質(zhì)量。

一、高校學(xué)生戶籍檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）管理混亂

首先，我國高校學(xué)生戶籍檔案管理的高峰期在每年的6月份和9月份。學(xué)生檔案管理工作的過于集中，導(dǎo)致檔案管理員會在有限的時(shí)間內(nèi)完成非常龐大的工作量。而此時(shí)涉及到的都是學(xué)生戶籍檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。而大多數(shù)高校的學(xué)生戶籍檔案管理人員又十分有限。在高峰期進(jìn)行學(xué)生戶籍檔案管理工作，無論是由專門的戶籍檔案管理人員獨(dú)立完成，還是臨時(shí)調(diào)派人手，都會出現(xiàn)不同程度的失誤、不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等現(xiàn)象，進(jìn)而造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的混亂，增加了后期工作的難度。

其次，根據(jù)戶籍管理制度以及居民身份證的管理制度，只要是年滿16周歲，就需要辦理居民身份證。而當(dāng)新生入學(xué)后，就需要進(jìn)行學(xué)校集體戶口所屬管地的居民身份證的辦理。而當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，如果異地就業(yè)就需要重新辦理居民身份證。這樣學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，至少需要更換兩次居民身份證，不僅造成了資源的浪費(fèi)，還導(dǎo)致了學(xué)生戶籍檔案管理的混亂。另外，還有學(xué)生離校后會經(jīng)過多次改派，高校就需要不斷的根據(jù)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)字的變更，增加了學(xué)生檔案歸檔流程的復(fù)雜性。

最后，“三戶”現(xiàn)象業(yè)導(dǎo)致了管理混亂。即高校畢業(yè)生在短時(shí)間內(nèi)沒有找到穩(wěn)定的工作，就只能將戶籍檔案滯留在學(xué)校；少數(shù)高校畢業(yè)生到外地打工后者自主就業(yè)，戶口遷移證由其個(gè)人保管，沒有進(jìn)行落戶；少數(shù)高校畢業(yè)生畢業(yè)后并未返回原籍，長期不辦理戶籍檔案的遷回，導(dǎo)致部分戶籍檔案文件發(fā)生了丟失。正是這三種情況的出現(xiàn)，降低了戶籍檔案對高校畢業(yè)生的約束，增加了高校學(xué)生戶籍檔案管理的難度，造成了高校學(xué)生戶籍檔案管理的混亂現(xiàn)象[1]。

（二）管理權(quán)限、技術(shù)支持以及從業(yè)素質(zhì)有限

首先，高校學(xué)生戶籍檔案的管理權(quán)限有限。我國大多數(shù)高校的學(xué)生戶籍檔案管理從屬于學(xué)校的保衛(wèi)部門，管理權(quán)限僅有學(xué)生戶籍檔案的管理和借用，并沒有戶籍檔案的跟蹤權(quán)限、核實(shí)權(quán)限以及備案權(quán)限。但是為了發(fā)揮戶籍檔案的作用，往往又需要使用這些權(quán)限。

其次，高校學(xué)生戶籍檔案管理的技術(shù)支持有限。目前公安局戶籍管理部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，部分高校的檔案部門也基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，而高校學(xué)生的戶籍檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)辦公自動化。但是這三大部門的工作對接卻存在一定的難度。公安局戶籍管理系統(tǒng)并沒有與高校集體戶籍管理進(jìn)行對接的專門管理模塊，而高校內(nèi)部的管理平臺也無法與公安局戶籍系統(tǒng)的管理部門進(jìn)行無縫對接。且高校學(xué)生戶籍檔案管理的工作內(nèi)容較為單一，只涉及戶籍檔案的管理和借用，很少有高校愿意為其配置專門的自動化辦公系統(tǒng)和硬件設(shè)備。另外，公安局的戶籍管理部門與高校的學(xué)生檔案管理部門相互獨(dú)立，彼此之間的格式標(biāo)準(zhǔn)都沒有統(tǒng)一起來，而且處于安全保密的要求，無法實(shí)現(xiàn)信息共享。

最后，高校學(xué)生戶籍檔案管理的從業(yè)素質(zhì)有限。高校學(xué)生戶籍檔案的服務(wù)水平以及管理質(zhì)量取決于高校學(xué)生戶籍檔案管理員的自身素質(zhì)。但是目前我國大多數(shù)高校學(xué)生戶籍檔案管理員都是由高校輔導(dǎo)員或者學(xué)生班長來臨時(shí)擔(dān)任，他們既沒有掌握學(xué)生戶籍遷移管理和服務(wù)的工作準(zhǔn)則，也不熟悉相應(yīng)的工作流程，直接影響了高校學(xué)生戶籍檔案管理的工作質(zhì)量以及工作效率。

二、高校學(xué)生戶籍檔案管理的對策分析

（一）核準(zhǔn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

為了有效解決高校學(xué)生戶籍檔案管理混亂的現(xiàn)狀，有必要對高校學(xué)生戶籍檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行核準(zhǔn)，這也是提高高校學(xué)生戶籍檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。而且一旦高校學(xué)生戶籍檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者缺失，將會嚴(yán)重影響學(xué)生戶籍檔案的正常使用，同時(shí)也會給戶籍檔案管理員增加不必要的工作壓力。所以，必須要針對所有學(xué)生戶籍檔案中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的清點(diǎn)，進(jìn)行細(xì)致的查缺補(bǔ)漏，為后期的學(xué)生戶籍檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

（二）通過宣傳加強(qiáng)法律意識

法律可以對全體社會成員形成一種普遍的約束力，而提升人們的法律意識，可以提升工作效率。所以，為了有效解決高校學(xué)生戶籍檔案管理混亂的現(xiàn)狀，有必要通過宣傳加強(qiáng)工作人員的法律意識。通過加強(qiáng)戶籍檔案管理的法律意識宣傳，讓工作人員意識到戶籍檔案管理的重要性，進(jìn)而提升學(xué)生戶籍檔案管理員的從業(yè)素質(zhì)，提升學(xué)生戶籍檔案管理的工作質(zhì)量。另外，還可以通過高校自身的影響力和各種宣傳渠道，與學(xué)生戶籍檔案管理工作進(jìn)行結(jié)合，提升學(xué)生戶籍檔案管理的工作效率[2]。

（三）與各部門進(jìn)行有效的溝通

為了有效解決高校學(xué)生戶籍檔案管理混亂的現(xiàn)狀，有必要確保學(xué)校戶籍管理部門與各部門的有效溝通。首先，可以與公安局戶籍管理部門溝通，獲得所需的管理權(quán)限，提升高校戶籍檔案管理的工作效率。其次，可以與學(xué)校檔案管理部門溝通，確保學(xué)生戶籍檔案管理工作的規(guī)范性、工作流程的流暢性、技術(shù)支持的有力性。最后，可以與學(xué)生工作部門進(jìn)行有效的溝通，更好的進(jìn)行學(xué)生管理與學(xué)生服務(wù)。

（四）組建專業(yè)化的高校學(xué)生戶籍檔案管理專兼職隊(duì)伍

為了有效解決高校學(xué)生戶籍檔案管理混亂的現(xiàn)狀，有必要組建專業(yè)化的高校學(xué)生戶籍檔案管理專兼職隊(duì)伍。受到諸多因素的影響，高校戶籍檔案管理的專職工作人員的人數(shù)是有限的，當(dāng)遇到戶籍檔案管理高峰期的時(shí)候，為了保障工作效率，需要從其他部門臨時(shí)選調(diào)人手。但是戶籍檔案管理工作又具有一定的專業(yè)性，非專業(yè)人士很難高效的開展檔案管理工作。所以，為了保證高校學(xué)生戶籍檔案管理的工作質(zhì)量，非常有必要對從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)組建一支兼職的學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)，與專職人員一同接受培訓(xùn)，使其掌握學(xué)生戶籍檔案管理的工作流程、工作準(zhǔn)則，以及相關(guān)法律法規(guī)。這樣可以有效緩解高峰時(shí)期學(xué)生戶籍檔案管理員的工作壓力，又可以提升學(xué)生戶籍檔案管理員的工作效率[3]。

結(jié)語：

綜上所述，學(xué)生戶籍檔案管理與學(xué)生的個(gè)人利益有著緊密的聯(lián)系。但是高校學(xué)生戶籍檔案管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理混亂，管理權(quán)限、技術(shù)支持以及從業(yè)素質(zhì)有限等問題。而要想保證學(xué)生戶籍檔案的管理質(zhì)量，必須要核準(zhǔn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、通過宣傳加強(qiáng)法律意識、與各部門進(jìn)行有效的溝通、組建專業(yè)化的高校學(xué)生戶籍檔案管理專兼職隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭軍，陳明華，楊樹清，張敬榮.高校學(xué)生戶籍檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].大連民族大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，20（01）：79-81.

[2]吳玉霞.高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2016，45（03）：174-176.

[3]孫韋霞，張木蘭.探析高校戶籍管理現(xiàn)狀及對策[J].科技視界，2014（16）：164+192.