淺析大型企業(yè)物資管理信息化建設(shè)實踐

摘 要：物資管理信息化日益成為企業(yè)提高物資管理效率、降低管理成本的重要手段，但是如何保證物資管理信息化建設(shè)的成功是長期困擾企業(yè)決策者的難題，本文通過詳細(xì)介紹河南能源化工集團(tuán)在物資管理信息化建設(shè)中的具體做法和保障措施，為大型企業(yè)物資信息化建設(shè)工作的順利開展提供了成功經(jīng)驗，具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：物資管理；企業(yè)管理信息化；物資信息化管理

中圖分類號：TP399；F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）09-0156-02

Abstract：Information management information has increasingly become an important means for enterprises to improve the efficiency of material management and reduce the cost of management. But how to ensure the success of information construction of material management is a difficult problem that perplexes the decision-makers for a long time. This paper introduces the details of Henan energy and chemical industry group in the information construction of material management in detail. The practice and safeguard measures provide a successful experience for the smooth development of material information construction in large enterprises.

Keywords：material management；enterprise management informationization；material information management

0 引 言

河南能源化工集團(tuán)有限公司（簡稱“河南能源”）是一家國有特大型能源化工集團(tuán)，目前擁有職工20余萬人，分布在河南、新疆、上海等十幾個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）以及澳大利亞等國家。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，河南能源物資供應(yīng)業(yè)務(wù)量不斷加大，物資供應(yīng)地點也更加分散，集團(tuán)公司對物資管控的難度進(jìn)一步加大。傳統(tǒng)的、分散的物資管控模式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的需要。因此，實施物資管理信息化建設(shè)，引入物資管理信息化管理模式，通過打造統(tǒng)一的、立體化的物資管理信息平臺，強(qiáng)化集團(tuán)內(nèi)部物資供應(yīng)管控，規(guī)范優(yōu)化各項業(yè)務(wù)流程，提高各單位（部門）間業(yè)務(wù)協(xié)同是企業(yè)提升物資管理水平的必然選擇。

為保障物資管理信息化建設(shè)的成功，河南能源在充分學(xué)習(xí)吸收其他企業(yè)信息化建設(shè)先進(jìn)做法的基礎(chǔ)上，總結(jié)出一套適合大型企業(yè)集團(tuán)物資管理信息化建設(shè)的實施做法和保障措施，具體內(nèi)容如下。

1 物資信息化建設(shè)規(guī)劃和思路

構(gòu)建一個平臺、兩級管理、三條通道、開放共享的物資管理架構(gòu)，如圖1所示。

1.1 一個平臺

在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和社會互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，建立集團(tuán)統(tǒng)一物資管理信息化平臺。統(tǒng)一應(yīng)用方面，通過統(tǒng)一的信息化平臺，使集團(tuán)的物資管理制度政策得以有效推行；統(tǒng)一技術(shù)方面，規(guī)范和統(tǒng)一集團(tuán)物資管理信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)統(tǒng)一的對外接口與外部系統(tǒng)連接。

1.2 兩級管理

既要重點滿足集團(tuán)公司物資管控的需要，同時也要兼顧下屬企業(yè)物資管理的需要。集團(tuán)層面，主要滿足集團(tuán)制度貫徹、數(shù)據(jù)集約、資源調(diào)控、信息對稱、查詢控制等管理需要；企業(yè)層面，主要滿足企業(yè)內(nèi)部管理、符合業(yè)務(wù)、簡單易用等管理需要。

1.3 三條通道

一是集團(tuán)物資管理制度的下發(fā)通道，集團(tuán)將統(tǒng)一的制度下發(fā)到下屬企業(yè)，實現(xiàn)集團(tuán)戰(zhàn)略控制和集中管理；二是數(shù)據(jù)收集通道，下屬企業(yè)將各項物資管理數(shù)據(jù)上傳到集團(tuán)總部，通過信息的集成，實現(xiàn)信息的對稱和集權(quán)，滿足集團(tuán)對下屬企業(yè)的監(jiān)控與管理；三是橫向的業(yè)務(wù)協(xié)同通道，通過協(xié)同商務(wù)機(jī)制，實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部往來業(yè)務(wù)的及時、準(zhǔn)確和高效，內(nèi)部業(yè)務(wù)處理完全自動化。

1.4 開放共享

基于河南能源集團(tuán)信息化建設(shè)的需要，為避免大集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)體系間因為不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)（財務(wù)系統(tǒng)、物管系統(tǒng)和人事系統(tǒng)等）垂直管理所造成的信息“煙囪”，在“一個平臺”的基礎(chǔ)上，直接打通與其他系統(tǒng)的聯(lián)系，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r與集團(tuán)財務(wù)、銷售、人力資源等內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行實時數(shù)據(jù)交換。

2 制定科學(xué)合理的物資分類編碼體系

科學(xué)合理的物資編碼是物資管理信息化工作成功實施的前提條件，為此，河南能源專門抽調(diào)專家組成了專項小組，以科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、可擴(kuò)充性原則、綜合實用性原則以及與有關(guān)分類體系的兼容性原則為指導(dǎo)，對各成員企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行了認(rèn)真地分析研究，通過盤點庫存，查閱技術(shù)資料，參考同行業(yè)的物資編碼規(guī)則，并結(jié)合自身的特點，形成了一整套物資編碼理論和編碼規(guī)則，共編制物資編碼20余萬條，涵蓋了煤礦目前正在使用的所有物資設(shè)備，保證了物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行。不僅填補(bǔ)了國內(nèi)煤炭行業(yè)物資編碼理論上的空白，而且對今后的煤炭行業(yè)物資編碼有著深遠(yuǎn)的意義。

3 搭建高效的項目管理機(jī)構(gòu)

鑒于物資管理信息化建設(shè)項目實施周期長、單位多、項目業(yè)務(wù)節(jié)點多，需要協(xié)調(diào)配合多，為了保證項目順利進(jìn)行，河南能源集團(tuán)抽調(diào)專家及相關(guān)人員組成專業(yè)的項目實施機(jī)構(gòu)，對物資管理信息系統(tǒng)項目進(jìn)行統(tǒng)一管理。建立健全項目建設(shè)管理制度，從組織、人員、考核、培訓(xùn)、需求、時間、質(zhì)量和文檔等方面完善項目管理內(nèi)容，建立物資管理信息化實施的管理體系，從制度上保證人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化。同時堅持做到日碰頭、周例會、月總結(jié)，切實把實施工作落到實處，控制好質(zhì)量、進(jìn)度、成本，認(rèn)真貫徹“組織協(xié)調(diào)、督促檢查、落實考核”政策，有力確保項目順利實施。

4 全面實施業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組

物資管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)的基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)，直接涉及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集、信息數(shù)據(jù)的傳遞、資金流轉(zhuǎn)的安全、業(yè)務(wù)流程的規(guī)范等各個方面。河南能源實施物資管理信息化建設(shè)關(guān)注的不僅僅是物資管理本身，同時利用此次信息化建設(shè)的機(jī)會，對企業(yè)的物資管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了全面的梳理和優(yōu)化。

在具體操作中，河南能源采用了ESIA分析法（清除、簡化、整合、自動），在原有業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上，有針對性地對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了清除、簡化、整合、自動等維度的綜合處理，全面對標(biāo)，將信息化應(yīng)用的效果和價值盡可能地進(jìn)行量化體現(xiàn)。經(jīng)過長達(dá)一年的深入調(diào)研、分組討論、集中確認(rèn)、整體測試和優(yōu)化修訂等工作，按照“整體規(guī)劃、分步實施、突出重點、盡快見效”的要求，信息化項目組結(jié)合集團(tuán)物資管理現(xiàn)狀，重新對各項采購、庫存管理業(yè)務(wù)進(jìn)行流程梳理，并針對物資與財務(wù)管理的集中管控提供了一體化的解決方案，共對13個一級業(yè)務(wù)流程、43個二級業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化。

5 模擬工作場景，加強(qiáng)員工培訓(xùn)

物資管理信息化實施過程是企業(yè)信息化管理思想和工具的知識轉(zhuǎn)移過程，項目成功的標(biāo)志是培養(yǎng)出成功操作物管系統(tǒng)的用戶。因此，實施顧問要對用戶進(jìn)行持續(xù)反復(fù)地信息化培訓(xùn)；對用戶來說，只有學(xué)習(xí)才能真正掌握物管系統(tǒng)的運(yùn)用，對實施顧問來講，要培訓(xùn)才能真正實現(xiàn)知識的轉(zhuǎn)移。

為了確保系統(tǒng)的順利運(yùn)行，項目組先后在各煤業(yè)公司，結(jié)合擬上線單位的特點進(jìn)行了模擬上線培訓(xùn)工作。模擬上線工作包括動員大會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、操作練習(xí)、上機(jī)考核、數(shù)據(jù)錄入、現(xiàn)場指導(dǎo)六個工作環(huán)節(jié)，涉及試點單位30余家，操作人員近500人次。為確保模擬上線運(yùn)行工作順利開展，在模擬上線測試階段，項目組搭建了真實業(yè)務(wù)場景，準(zhǔn)備了真實的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過保管崗位和業(yè)務(wù)崗位的模擬運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)了前期軟件設(shè)計方面存在的問題，避免了系統(tǒng)漏洞給上線運(yùn)行帶來的風(fēng)險。另外，通過模擬運(yùn)行使各單位的軟件操作人員熟練操作軟件，在實際工作能夠解決日常出現(xiàn)的一些非技術(shù)性問題。同時針對模擬運(yùn)行發(fā)現(xiàn)的問題，對軟件進(jìn)行了二次修改，確保軟件滿足日常工作需要，還編寫了按照業(yè)務(wù)流程劃分的操作手冊和按照崗位劃分的崗位手冊。

6 加強(qiáng)物資管理信息化建設(shè)考核機(jī)制

隨著信息化建設(shè)工作的順利實施，各單位信息化管理機(jī)制逐漸建立運(yùn)行，但信息系統(tǒng)的應(yīng)用廣度和深度卻參差不齊，為實現(xiàn)共同提高，加速推廣信息系統(tǒng)的應(yīng)用，一方面，河南能源規(guī)范項目考核制度。依據(jù)SMART原則，制定并下發(fā)考核標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則；另一方面，加大獎懲力度。依據(jù)項目實施計劃，按照計劃節(jié)點對項目推廣的工作進(jìn)行定期不定期檢查驗收，對按時、保質(zhì)、保量完成推廣任務(wù)的單位給予獎勵；對因工作失誤造成信息失真或?qū)е峦菩泄ぷ鳒蟮呢?zé)任人，將根據(jù)情節(jié)分別進(jìn)行處罰或處分，直至解除合同。有效地控制了項目實施進(jìn)度，確保信息化建設(shè)重點項目優(yōu)質(zhì)有序推進(jìn)、高效實施及各項建設(shè)目標(biāo)的全面實現(xiàn)。

實踐證明，企業(yè)物資管理信息化的成功建設(shè)，不但在于企業(yè)管理層對物管信息化建設(shè)的重視程度和資源投入力度，也在于建設(shè)過程中在“業(yè)務(wù)主導(dǎo)”和“技術(shù)主導(dǎo)”，“最好的”和“最適合”的指導(dǎo)原則中進(jìn)行正確取舍，同時也要做到周密準(zhǔn)備，保證信息化建設(shè)一次成功，避免“一鼓作氣，再而衰，三而竭”的結(jié)果。

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作者簡介：董冰（1974-），男，經(jīng)濟(jì)師，碩士研究生。研究方向：企業(yè)管理。