機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的問(wèn)題分析

摘 要：事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理關(guān)系到所有參保職工的個(gè)人利益，是我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)發(fā)展的需要，屬于國(guó)民經(jīng)濟(jì)和人民生活的范疇。有關(guān)部門(mén)和管理人員面對(duì)檔案管理的困難，應(yīng)及時(shí)總結(jié)和制定解決方案，更好地服務(wù)于政府部門(mén)和事業(yè)單位的養(yǎng)老工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）35-0013-01

前 言

隨著機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的不斷改革，機(jī)關(guān)單位的退休待遇問(wèn)題，成為機(jī)關(guān)單位人員關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。在機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革過(guò)程中，由于機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏規(guī)范性，存在較多問(wèn)題，影響了檔案管理工作的有效開(kāi)展。因此，保證機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范性，對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，有著重要的意義。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作難點(diǎn)

隨著我國(guó)社會(huì)形勢(shì)的改變，老齡化加劇，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提供養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)的人員數(shù)量不斷增加，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的數(shù)量越來(lái)越多，我國(guó)對(duì)養(yǎng)老事業(yè)的重視程度也在不斷提升，所以保險(xiǎn)制度也會(huì)隨著政策改變而發(fā)生變化，這都導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)需要管理的檔案數(shù)量迅速增加，管理難度也越來(lái)越大；由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作特點(diǎn)，有些職員的工作部門(mén)和單位會(huì)發(fā)生調(diào)動(dòng)，職員的工作間也會(huì)隨之改變，相應(yīng)的，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容也需要進(jìn)行更新，機(jī)關(guān)事業(yè)單位崗位具有流動(dòng)性這一特點(diǎn)，也導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的工作內(nèi)容更為復(fù)雜；由于我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有大量機(jī)關(guān)事業(yè)單位為適應(yīng)國(guó)家和社會(huì)需要，進(jìn)行了改制和并軌，職員退休時(shí)，已經(jīng)脫離原工作單位，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位中增加了大量人事檔案，檔案量的增加直接影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理難度，減緩了工作效率，甚至?xí)绊懖糠滞诵莨ぷ髡卟荒芗皶r(shí)的享受到相關(guān)養(yǎng)老待遇。

2 機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平不高

目前我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的登記工作和存儲(chǔ)工作還處于半人工狀態(tài)。表面上登記信息、問(wèn)卷調(diào)查、分揀資料都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)記錄，但實(shí)際上還是人力占大部分比重。不僅如此，檔案的起草與修改的是通過(guò)人為操作，電腦錄入，而檔案的儲(chǔ)存則是通過(guò)建立文檔，分類(lèi)后儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。兩種方式涉及的是不同的計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，這就使得資料的存儲(chǔ)與提取出現(xiàn)斷層。而在不同的保險(xiǎn)公司之間，這樣的差異會(huì)更加明顯，使用的計(jì)算機(jī)檔次不同，不同類(lèi)型的計(jì)算機(jī)軟件也不同，由此造成的無(wú)統(tǒng)一化的規(guī)范，都在一定程度上拉低我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理水平低下。

2.2 管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

現(xiàn)階段進(jìn)行檔案管理的工作人員基本上都沒(méi)有受到專(zhuān)業(yè)的信息管理培訓(xùn)，大多數(shù)上崗的檔案管理人員對(duì)檔案知識(shí)，信息技術(shù)知之甚少。保險(xiǎn)公司招聘員工后也沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，更甚之一部分僅是兼職人員，兼職人員流動(dòng)性大，工作交接也不到位，將資料分裝到檔案盒后也沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)細(xì)致的整理，導(dǎo)致大量檔案信息混亂。

2.3 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)不完善

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)中一個(gè)突出問(wèn)題就是檔案一經(jīng)存儲(chǔ)后再次提取困難。這主要是因?yàn)楹笈_(tái)信息整理系統(tǒng)不夠完善，大量的檔案積壓，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)整理。而工作人員之間分工不明確，大量重復(fù)存儲(chǔ)工作，卻沒(méi)有進(jìn)行整理工作，出現(xiàn)問(wèn)題便相互推卸責(zé)任。除了檔案信息混亂以外，檔案信息的分散也是一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題。這就要求有完善的機(jī)制在養(yǎng)老檔案信息錄入后進(jìn)行整合分析，并進(jìn)行后期管理以便提取。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作措施

3.1 完善檔案管理制度、提高檔案管理水平

檔案管理工作要基于我國(guó)已經(jīng)制定的相關(guān)管理制度，制定科學(xué)有效的管理方案，以機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)際工作情況為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，制定行之有效的工作程序，將有效信息及時(shí)歸檔、存檔，確保檔案完整性。同時(shí)，要將檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，注重檔案保密性，將這些工作內(nèi)容都能得到相關(guān)規(guī)定和制度制約，從而保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)。

3.2 加大宣傳，提升檔案管理的意識(shí)

機(jī)關(guān)單位需要加大養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的宣傳，利用單位平臺(tái)和部門(mén)培訓(xùn)等，提升檔案管理的意識(shí)。①單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證相應(yīng)制度，可以有效的執(zhí)行。②加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督。對(duì)檔案管理的工作情況，進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理工作按照制度，規(guī)范化進(jìn)行。③提升員工的檔案管理意識(shí)，自覺(jué)配合檔案管理人員的各項(xiàng)工作。

3.3 創(chuàng)新檔案管理方式，運(yùn)用科技手段管理檔案

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，工作效率差，檔案管理風(fēng)險(xiǎn)高，容易出現(xiàn)檔案損壞和丟失現(xiàn)象。隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展，信息化檔案管理方式以及逐漸被各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位，更應(yīng)緊跟時(shí)代腳步，推行信息化檔案管理方式。具體實(shí)施方式為：建立數(shù)字檔案，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，并對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理；使用檔案管理軟件，將檔案管理向自動(dòng)化方向推進(jìn)，檔案管理軟件具有強(qiáng)大功能，不但可以幫助使用者快速將檔案進(jìn)行分類(lèi)，還能夠通過(guò)檢索功能立刻調(diào)出需要查詢的檔案內(nèi)容。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化融入檔案管理工作，可以有效提高工作效率，提升工作質(zhì)量。

3.4 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才

機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。因此，機(jī)關(guān)單位需要做好檔案管理人才的培養(yǎng)，具體措施有：①加強(qiáng)外部檔案管理人才引入和內(nèi)部檔案管理人才的培養(yǎng)。外部招聘具有專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)的人員，內(nèi)部依靠檔案管理方面的專(zhuān)家和教授，對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)教學(xué)和講座，組織單位檔案管理人員，參觀市檔案局或者省檔案局，學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)。②為了促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行，做好檔案管理人才的儲(chǔ)備。制定檔案管理人才的招聘、培訓(xùn)計(jì)劃等，保證檔案管理人員的人才供應(yīng)。

對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的執(zhí)行和管理問(wèn)題日益嚴(yán)峻，養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中的檔案管理，是養(yǎng)老保險(xiǎn)工作內(nèi)容的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，需要相關(guān)工作人員對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行及時(shí)的更新和不斷完善，以保證養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]杜曼麗.機(jī)關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀分析與探索研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（15）：105.

收稿日期：2018-11-1