試論如何提升辦公室秘書公文寫作能力

摘 要：秘書的日常工作主要是掌管文書以及協(xié)助機(jī)關(guān)或者是部門負(fù)責(zé)人對(duì)日常工作進(jìn)行處理，因此秘書的首要任務(wù)是文稿撰寫。其中，對(duì)秘書的基本要求就是足夠的寫作能力。在工作上，秘書接觸的大都是公文寫作，也是秘書人員必須具備的技能之一。秘書的工作水平可以在其文字水平上體現(xiàn)。對(duì)于秘書來說，在工作上提高其文字水平才能將工作做好，確保機(jī)關(guān)可以高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)在新形勢(shì)的要求下，對(duì)秘書的公文寫作進(jìn)行提高十分重要。

關(guān)鍵詞：辦公室；秘書；公文寫作

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）35-0292-01

目前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，秘書人員面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，作為秘書人員只有提升自身綜合能力才能去更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展以及企業(yè)需求。而秘書人員的首要任務(wù)就是文稿的撰寫，提升秘書人員的寫作能力十分必要，會(huì)對(duì)公文撰寫的質(zhì)量以及效用造成直接影響，還會(huì)體現(xiàn)秘書人員的也許水平，因此提升秘書人員的公文寫作能力至關(guān)重要。

1 秘書公文寫作的內(nèi)容

公文寫作是指起草以及修改公文，其中需要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖以及愿望的寫作工作，其中包括起草初稿、討論修改成送審稿的一個(gè)過程。公文寫作與其他應(yīng)用文寫作的區(qū)別在于其屬于被動(dòng)寫作，規(guī)范性比較強(qiáng)，對(duì)象明確且具有一定的針對(duì)性，具有很強(qiáng)的群體性及決策性等，還具有較高的基本要求，需要確保公文內(nèi)容在政治上的正確性，要求實(shí)事求是，符合客觀規(guī)律，要重視文字表達(dá)，對(duì)格式以及程序的要求也比較高。而秘書是公文的撰寫者，在進(jìn)行公文撰寫時(shí)需要保證公文質(zhì)量以及效用，從而起到行文的目的。

2 提高秘書公文寫作的重要性

（1）社會(huì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下的要求。在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，秘書占有十分重要的作用，再加上各個(gè)企業(yè)對(duì)人才的要求也逐漸提高，秘書這這一職業(yè)也受到了人們的重視。而在傳統(tǒng)觀念中，秘書的工作具有局限性，大多數(shù)秘書人員自身綜合素質(zhì)還有待提高，甚至對(duì)于秘書這一職業(yè)，人們還存在一定的偏見[1]，在大眾的眼中，秘書一直是一個(gè)不算是必要的職業(yè)且不需要太多知識(shí)作為支撐，對(duì)于秘書這個(gè)職位，只要懂得計(jì)算機(jī)以及一般文案寫作就可以勝任，導(dǎo)致秘書能力具有局限性。但是，實(shí)際上，秘書不只是單一的打字、傳遞文件，其工作已經(jīng)延伸到報(bào)告的撰寫以及檔案的管理等。因此，要符合當(dāng)今社會(huì)形式的需求必須對(duì)秘書的公文寫作進(jìn)行提高。

（2）工作上的需求。公文寫作的特點(diǎn)在于具有嚴(yán)格的行文要求，尤其是在黨政機(jī)關(guān)、行政機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位等，占有十分重要的位置。企事業(yè)單位經(jīng)常需要用到公文寫作，例如年初工作計(jì)劃到工作正式落實(shí)，這整個(gè)過程中，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，進(jìn)行工作檢查，工作評(píng)比等都需要公文寫作來傳達(dá)意向，且對(duì)于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位而言，公文寫作是一切信息載體和文字體現(xiàn)，公文寫作水平直接關(guān)系到各項(xiàng)工作的開展。因此學(xué)習(xí)公文寫作，提升秘書公文寫作水平十分重要，關(guān)乎企事業(yè)單位的發(fā)展。

（3）服務(wù)期上下的需求。秘書的首要職業(yè)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)行工作匯報(bào)和信息反饋等，其中都需要用公文來傳遞，同時(shí)聯(lián)系工作和互通情況等也需要應(yīng)用公文來進(jìn)行溝通，為下級(jí)服務(wù)，對(duì)工作進(jìn)行部署和安排，也需要應(yīng)用公文作為載體，因此在各行業(yè)的工作中，公文寫作都具有橋梁和紐帶的作用。

（4）提升自身水平的需求。對(duì)于從事秘書行業(yè)的人員來說，學(xué)習(xí)公文寫作才能取得更多的信息，去了解更多的信息、情況、動(dòng)態(tài)，從而逐漸使得自己的能力得到鍛煉[2]，逐漸把握好大局，也可以開拓自身視野。同時(shí)還可以增加自身知識(shí)，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)說話藝術(shù)及思維，在工作上更具有計(jì)劃性、條理性，對(duì)于問題也具有分析和處理的能力，對(duì)自身公文寫作能力進(jìn)行提高，也會(huì)成為寶貴的人力資源。對(duì)于秘書人員來說十分必要。

3 提高秘書公文寫作能力的對(duì)策

（1）對(duì)理論知識(shí)進(jìn)行積累。提高自身理論素質(zhì)才能讓頭腦更加敏銳，使得自己的思維更加活躍，寫出來的東西的立場(chǎng)觀點(diǎn)更具有正確性，且其思想內(nèi)容也比較深刻。理論具有潛移默化的作用，無法做到立竿見影，因此將理論打牢需要做出長期艱苦的努力。在日常讀書或者調(diào)查研究的過程中，可以記下看到的、聽到的、有用的觀點(diǎn)，豐富自己的材料庫，同時(shí)自己所積累的知識(shí)、資料需要結(jié)合自己的實(shí)際情況，具有明確的目標(biāo)。秘書人員接觸比較多的寫作也是公文寫作，要做到理論知識(shí)的積累，需要有意識(shí)地去選讀公文范例，將其進(jìn)行借鑒，多讀，讀熟，才能了解文章的調(diào)子和作法[3]，長期下來對(duì)文章寫作具有很大的好處。以往實(shí)踐也證明，只有對(duì)知識(shí)不斷豐富，才能增強(qiáng)自身素質(zhì)，提升秘書公文寫作能力。

（2）培養(yǎng)自身的實(shí)踐能力。公文寫作的才能，大都是刻苦實(shí)踐得來的，只有多練、多寫才能達(dá)到熟能生巧，真正學(xué)到本領(lǐng)，“紙上得來終覺淺，須知此事要躬行”秘書需要對(duì)公文寫作能力進(jìn)行提升，少不了自己親自實(shí)踐，在積累理論知識(shí)的基礎(chǔ)上都進(jìn)行公文寫作的聯(lián)系，才是關(guān)鍵的一個(gè)步驟，這樣才能在實(shí)踐中逐漸摸索出方法。在實(shí)踐中獲取知識(shí)是最扎實(shí)，也是最能發(fā)現(xiàn)問題的。也可以知道，沒有經(jīng)過認(rèn)真的培養(yǎng)和訓(xùn)練，沒有結(jié)合刻苦學(xué)習(xí)和實(shí)踐，是無法寫出好的公文的。

（3）理論和實(shí)踐相結(jié)合。進(jìn)行公文寫作，其中每一詞每一句都具有很高的要求，要想提高秘書人員的公文寫作，需要明確理論與實(shí)踐相結(jié)合的重要性。在訓(xùn)練的過程中需要將理論和實(shí)踐相結(jié)合，才能提煉出鮮明的觀點(diǎn)，使得文章更具有深度。大多數(shù)秘書人員在掌握了理論方面的知識(shí)，卻在實(shí)際應(yīng)用中無法下手，是因?yàn)闆]有完全消化理論知識(shí)，沒有真正應(yīng)用到實(shí)踐中去。每一項(xiàng)學(xué)習(xí)的目的都在于運(yùn)用，只有結(jié)合實(shí)踐才能學(xué)透理論，因此在公文寫作中需要做好理論與實(shí)踐相結(jié)合。

4 小 結(jié)

良好的公文寫作是提升自我價(jià)值的表現(xiàn)，提高公文寫作能力可以讓秘書人員更好地履行崗位職責(zé)，而且優(yōu)秀的秘書人員永遠(yuǎn)是一種寶貴的資源。積累自身理論知識(shí)的同時(shí)多寫多練，堅(jiān)持不懈，爭(zhēng)取運(yùn)用到自己以后的公文文稿起草工作中去，盡快提高自己的行文能力。所以，寫作能力的提高是整體素質(zhì)的提高，這種素質(zhì)將會(huì)使自己終身受益。提高公文寫作能力既是提高工作效率、做好機(jī)關(guān)工作的需要，也是發(fā)展和完善自身的需求。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2018-11-8