淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

摘 要：完整的檔案管理是對于企業(yè)工作A重要資料的記錄和保存，是一個企業(yè)合理運營工作的基礎。但是在目前信息化的新形勢下，往往存在著不規(guī)范、不合理的問題，因此，需要對現(xiàn)有檔案管理進行改革，確保檔案管理的完善。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作改革

中圖分類號：D630.1 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）24-0031-01

引 言

事業(yè)單位是國家所設立的公益性組織，是區(qū)別于政府機構的結構形式。事業(yè)單位檔案管理工作對地方及本單位在經濟社會的發(fā)展中起著重要的作用。事業(yè)單位檔案管理工作具有其自身特點，在新時期、信息化時代的發(fā)展下，如何更好地改進事業(yè)單位檔案管理工作，是完善單位建設、制度建設的關鍵。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的新原則

面對新形勢，事業(yè)單位檔案管理工作應該堅持以下新原則：

1.1 規(guī)范性原則

面對紛繁復雜的新形勢，事業(yè)單位檔案管理要堅持規(guī)范性原則，確保檔案收集過程中的正確性、管理過程中的正確性、使用過程中的原則性與操作流程中的規(guī)范性。

1.2 靈活性原則

在堅持規(guī)范性原則的基礎上，針對一些新情況和新問題，應該本著“具體問題具體分析”的原則，提高工作的靈活性，使事業(yè)單位檔案管理能夠適應新的社會形勢、滿足新的社會需求。

1.3 服務性原則

事業(yè)單位檔案管理部門要提高服務意識，秉承“主動熱情、積極創(chuàng)新”的工作理念，盡量滿足單位員工、社會企業(yè)、兄弟機構、社會個人等各方各面的需求，提高服務質量和工作效率。

1.4 科技性原則

要滿足信息社會對于檔案管理工作的需求，檔案管理部門要秉承科技性原則，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設與科技化建設。

2 事業(yè)單位當前檔案管理開展所面臨的問題

2.1 檔案管理工作的開展機制不夠完善

在以往的檔案管理工作開展的過程中，整體檔案管理工作的開展缺乏一個科學有效地機制，相關信息資料本身的管理和控制上缺乏良好的規(guī)范性和有序性。相關管理部門的職責設置不夠明確清晰，管理上也缺乏集中控制。這種機制上的不完善，進而造成了檔案管理工作的開展秩序受到影響，管理狀態(tài)存在一定的混亂影響了檔案資料本身的真實性和價值，影響了檔案管理工作自身的價值和實際作用的發(fā)揮。

2.2 管理水平有限

以往檔案管理工作的開展中，相關的管理方式較為陳舊，并且依然沿用以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，整體檔案管理工作的開展存在著諸多的問題，工作效率十分有限。例如，部分檔案管理人員在參與信息化管理建設的過程當中，僅僅從年度、月度的立卷歸檔案卷數量，查詢服務提供的數量等提供服務，而沒有從更加全面的角度，對于檔案信息資源進行利用。這種管理方式的不合理和管理方式的不先進，也對當前檔案管理工作的開展產生了很大的影響。如何提升檔案管理水平，確保檔案管理方式科學、合理、有效、先進，這是我們應該考慮的一個重要的問題。

2.3 人員方面的問題

對于檔案管理工作來說，其工作開展的執(zhí)行主體是檔案管理隊伍的工作人員，因而檔案管理人員是否具備良好的工作能力和素質水平，這對于檔案管理工作的開展效果有著直接的影響。而現(xiàn)階段，面臨新的發(fā)展形勢，檔案管理人員自身的能力方面存在一定的缺失和不足，部分人員的業(yè)務素質不能滿足新時期檔案管理工作的開展和改革，這也是當前檔案管理工作改革發(fā)展所關注的一方面基礎性問題。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化改革的措施

3.1 加強工作人員辦公能力

現(xiàn)如今檔案管理人員對自己的工作重視程度較低、專業(yè)素質低下，事業(yè)單位可根據這兩點對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓。通過這種形式的培訓過程，增加他們對自己工作的認知程度，了解檔案管理工作對一個單位的重要性，知道自己的工作對單位發(fā)展所帶來的影響。只有這樣他們才會意識到自己工作的重要性，才會不自覺地提高工作效率。當然只提高認知而不提高素質是遠遠不夠的，單位還應將上崗的員工進行專業(yè)知識的培訓，提高他們的工作能力。只有能力提高上去了，才能保證他們在檔案管理工作中更有效率，這樣一來對我國事業(yè)單位檔案管理工作才會起到促進作用。

3.2 健全管理制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”這句話被很多人熟知，的確是這樣，一個單位如果沒有一個正規(guī)有效的規(guī)矩制度將很難發(fā)展下去。對于現(xiàn)在的檔案管理人員，主要是工作散漫，工作態(tài)度不認真，這些問題的出現(xiàn)，正是因為缺少一套健全的管理制度所致。上級領導應當提高對檔案管理工作的重視程度，制定切實有效的管理制度與監(jiān)督措施，對員工實行獎懲制度，做到獎罰分明，調動員工的積極性。將制定的制度穩(wěn)抓落實，切勿將制度成為擺設。經過上級領導與工作人員的共同配合，一起將檔案管理工作切實有力地做到位。

3.3 搭建有效的平臺以及資源的有效整合

事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的建設是依托于事業(yè)單位已有平臺發(fā)展而來的，檔案管理平臺與整體平臺既對立又統(tǒng)一，在結合檔案管理流程、業(yè)務內容以及綜合性要求的基礎上，采取拓展原則、動態(tài)原則以及標準化原則來對事業(yè)單位檔案管理改革工作進行全面的戰(zhàn)略規(guī)劃。資源的有效整合是通過事業(yè)單位管理軟件的應用實現(xiàn)的，檔案管理信息化改革是依托于事業(yè)單位這個發(fā)展平臺對資源進行有效的整合，資源的有效整合主要包括將事業(yè)單位檔案管理工作歸類到整個事業(yè)單位的平臺管理之中以及事業(yè)單位檔案管理平臺借助于事業(yè)單位綜合發(fā)展的大平臺在管理工作中發(fā)揮其最大效能。

4 結束語

檔案管理工作是一個服務性的工作，它不會為單位產生直接的經濟利益，也不會為檔案管理工作的員工所利用，它是一個專業(yè)為單位形成歷史文件的一個工作。它不產生任何經濟價值，卻又與其他部門工作能否產生經濟價值息息相關，是企業(yè)運行過程中不可或缺的一部分，是企業(yè)運行的基礎。檔案管理會隨著時間的推移更新檔案的內容，所以它不但具有現(xiàn)實的、當前的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

參考文獻

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[2]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務，2015，12：74～75.

收稿日期：2018-7-24