試論如何提高新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)

摘 要：對(duì)于所有的企事業(yè)單位或者行政機(jī)關(guān)來說，辦公室都屬于不可或缺的職能部門，新時(shí)期如何提高新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)，成了擺在每一位辦公室從業(yè)者面前的新課題，只有完善和健全了辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作，才能滿足日益發(fā)展的社會(huì)需要，辦公室才能真正承擔(dān)起本身的工作職責(zé)，從而保障了單位運(yùn)營(yíng)的健康發(fā)展。本文重點(diǎn)就新時(shí)期下如何提高辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作提出一些建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；業(yè)務(wù)建設(shè)；管理事項(xiàng)

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）24-0378-01

辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負(fù)著保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。屬于一個(gè)綜合性信息的中轉(zhuǎn)站，同時(shí)還要接待外來人員的到訪以及與其他單位的溝通，所以辦公室在單位發(fā)展中占據(jù)著極其重要的位置。在當(dāng)前信息化水平不斷攀升的過程中，對(duì)辦公室的業(yè)務(wù)工作又有了新的要求和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作不但要提升解決效率，還要通過深入開展改革，加大辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)的齊頭發(fā)展。

1 辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的作用分析

辦公室屬于綜合性比較強(qiáng)的職能部門，辦公室每一位成員都處理著不同事務(wù)，分擔(dān)著不同角色，成員之間通過相互的交流與合作，互幫互助統(tǒng)籌兼顧，最終才能完成上級(jí)交給的任務(wù)。所以作為辦公室管理人員必要制定出一套適合本單位發(fā)展的最佳管理模式，這樣就會(huì)對(duì)內(nèi)外部環(huán)境起到督促和監(jiān)督的作用。對(duì)于本單位的內(nèi)部環(huán)境，辦公室對(duì)部門之間的協(xié)調(diào)溝通以及文件、政策的上傳下達(dá)起著引領(lǐng)和監(jiān)督的作用，辦公室要站在全局的高度參與單位戰(zhàn)略性決策，并結(jié)合本部門整理和收集的信息資源，對(duì)決策者提出相應(yīng)的戰(zhàn)略性意見。對(duì)于外部環(huán)境，辦公室其職責(zé)就是對(duì)外交流、聯(lián)系、接待等本職工作。同時(shí)，辦公室對(duì)單位各部門的工作應(yīng)起到輔助作用，監(jiān)督?jīng)Q策的落實(shí)情況。所以，辦公室的業(yè)務(wù)發(fā)展是彰顯一個(gè)單位地位和發(fā)展趨勢(shì)的風(fēng)向標(biāo)。

2 辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)存在問題

2.1 信息傳遞不及時(shí)

在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位，基本上都是實(shí)行8h工作制度，很多工作人員普遍存在“得過且過”的消極思想，由于長(zhǎng)年重復(fù)著單調(diào)枯燥的管理工作，對(duì)本職工作就會(huì)略顯疏忽怠慢，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了命令，執(zhí)行者卻不能及時(shí)地將政策信息傳達(dá)出去，這樣不但會(huì)耽誤各部門對(duì)新政策、新文件的掌握，還嚴(yán)重影響了上級(jí)部門的決策信息的時(shí)效性，這是當(dāng)前部分單位辦公室工作所存在的通病，如果不能及時(shí)整改必將阻礙單位的健康發(fā)展。

2.2 自身素質(zhì)問題

受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)傳統(tǒng)管理的影響，一些年老的辦公室從業(yè)人員，普遍存在懶惰心理，這些人員創(chuàng)新意識(shí)比較差，不但不能夠?qū)π聠栴}進(jìn)行及時(shí)的研究和分析，還會(huì)影響辦公室整體的工作氣氛。有些單位由于歷史原因，有一些年齡較大的老同志，不能熟練使用電腦辦公，在一定程度無法滿足現(xiàn)階段的辦公要求和水平。還有一些人自我創(chuàng)新力不夠，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作能夠一絲不茍的去完成，但是缺乏開拓意識(shí)，不善于思考，在工作中永遠(yuǎn)是一副“要我做”，而很難看到“我要做”。還有一小部分人自我心理比較嚴(yán)重，看在他們眼里的永遠(yuǎn)是至高無上的利益，同事間惡意競(jìng)爭(zhēng)，相互排斥，缺乏高效的工作意識(shí)。

3 新時(shí)期提高辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的對(duì)策

3.1 提高人員的綜合素質(zhì)

新時(shí)期的歷史背景之下，對(duì)外來人員的到訪，要熱情接待，對(duì)外來單位的調(diào)研，要積極主動(dòng)地協(xié)調(diào)，通過自身的修養(yǎng)提升對(duì)外服務(wù)的良好形象，通過制度的管理，構(gòu)建一個(gè)良好的迎賓氛圍，促進(jìn)兄弟單位之間的親切友好交流。同時(shí)，對(duì)于所有的兄弟單位的調(diào)研以及外來人員來訪都要做一個(gè)詳細(xì)記錄，對(duì)所有的交流單位進(jìn)行及時(shí)的回訪與跟蹤，確保每一次的交流價(jià)值最大化。辦公室從業(yè)者對(duì)上級(jí)下達(dá)的文件和政策要第一時(shí)間去完成，確保整個(gè)執(zhí)行工作的效率和質(zhì)量。在對(duì)下級(jí)單位信息傳送的過程中，也要確保信息的精確性，杜絕因?yàn)樾畔魉偷氖д`，影響了其他部門的工作效率與質(zhì)量。當(dāng)政策或者文件下發(fā)之后，辦公室人員要及時(shí)提醒接收部門，在約定時(shí)間進(jìn)行回復(fù)或上報(bào)。

3.2 加強(qiáng)信息調(diào)研工作

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，基本杜絕了信息不對(duì)稱的現(xiàn)象出現(xiàn)，但是各單位之間還是存在不同的差異。信息資源作為單位戰(zhàn)略決策和發(fā)展方向的數(shù)據(jù)支撐和唯一依據(jù)，為本單位制訂未來發(fā)展方向起著至關(guān)重要的引導(dǎo)作用。所以說，作為決策者的智囊團(tuán)，辦公室更應(yīng)該加強(qiáng)信息調(diào)研工作，因?yàn)橹挥羞M(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，才能取長(zhǎng)補(bǔ)短。辦公室應(yīng)該制定一個(gè)調(diào)研工作指南，通過調(diào)研把交流和學(xué)習(xí)中所收集的信息，經(jīng)過整合與篩選提交到?jīng)Q策部門。這樣就可以確保單位領(lǐng)導(dǎo)層能夠在第一時(shí)間更加準(zhǔn)確、高效地掌握第一手材料，從而為單位未來發(fā)展提供了參考依據(jù)。在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)過程中信息工作屬于經(jīng)常性事務(wù)工作，所以單位領(lǐng)導(dǎo)層一定要重視對(duì)信息財(cái)力、人力、物力的投入，21世紀(jì)打的就是信息戰(zhàn)，只有緊跟信息化和時(shí)代化腳步，才能不斷提高辦公室的管理水平。

3.3 加強(qiáng)辦公室工作執(zhí)行力

辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，執(zhí)行力是制約其發(fā)展和壯大的基礎(chǔ)，執(zhí)行力貫穿在辦公室所有業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程。文件的上傳下達(dá)，部門間的協(xié)調(diào)合作都離不開執(zhí)行力，所以辦公室工作人員必須要重視其執(zhí)行力：①作為辦公室人員都要有服務(wù)精神和奉獻(xiàn)精神，在繁瑣復(fù)雜的工作中要不計(jì)較個(gè)人得失，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨將服務(wù)作為衡量自身能力的標(biāo)尺，始終把單位利益放在個(gè)人利益之上；②辦公室人員要有隨機(jī)應(yīng)變的協(xié)調(diào)管理能力，尤其是對(duì)一些突發(fā)性事件，要有預(yù)判性和處理能力，急領(lǐng)導(dǎo)所急，思領(lǐng)導(dǎo)所思，始終站在全局的制高點(diǎn)看待問題；③辦公室還要重視督辦能力，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)上報(bào)，始終堅(jiān)持“求結(jié)果”的督辦原則。

4 結(jié)束語

總之，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的前提下，每個(gè)企事業(yè)單位將面臨越來越多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室作為橋梁和紐帶就更應(yīng)該充分運(yùn)用自身資源，深入開展事務(wù)改革，進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，這樣才能為本單位的發(fā)展提供引擎作用，才能促進(jìn)本單位不斷快速向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2018-8-3