淺析政府采購項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展

徐雪榮 弓淑芬

[摘 要]為了加強(qiáng)政府采購項(xiàng)目檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購項(xiàng)目檔案資源，本文介紹了政府采購項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀及信息化發(fā)展的必然性，并在分析政府采購項(xiàng)目檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理的對(duì)策，旨在不斷提高政府采購項(xiàng)目檔案管理工作的水平，促進(jìn)政府采購項(xiàng)目檔案管理朝著規(guī)范化、信息化的方向發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]政府采購項(xiàng)目;檔案管理;信息化;發(fā)展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.083

[中圖分類號(hào)]F812.45;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2018）20-0-02

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足工作需求，有必要將信息化技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，能夠有效提升管理工作效率。檔案管理工作是一項(xiàng)不可替代的重要工作，只有不斷革新當(dāng)前的檔案管理模式，才能更好地滿足社會(huì)發(fā)展需求。

1? ? ?政府采購項(xiàng)目檔案管理的信息化價(jià)值

在實(shí)際工作過程中，政府的正常運(yùn)營離不開采購項(xiàng)目檔案的支持，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中能夠有效提升管理工作質(zhì)量，這種先進(jìn)的管理模式是社會(huì)發(fā)展的必然，能夠推動(dòng)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，政府采購項(xiàng)目檔案管理工作與信息技術(shù)之間的關(guān)系越來越緊密。第一，政府采購項(xiàng)目檔案管理工作需要滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求，應(yīng)該在做好檔案管理工作機(jī)制的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息技術(shù)的自身作用提升工作質(zhì)量。第二，將信息化技術(shù)應(yīng)用在政府采購項(xiàng)目檔案管理工作中能夠有效提升檔案分類、查找等工作的準(zhǔn)確性，并且能夠有效落實(shí)政府采購項(xiàng)目檔案管理任務(wù)。另外，信息技術(shù)還能夠定期對(duì)已有的檔案進(jìn)行備份處理，從而能夠降低檔案丟失的可能性，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2? ? ?政府采購項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

2.1? ?檔案管理方法需要得到進(jìn)一步革新

到目前為止，政府采購項(xiàng)目檔案管理工作依然存在一些問題急需解決，其中較為明顯的原因就是檔案管理模式比較落后。通常情況下，我國的事業(yè)單位政府采購項(xiàng)目檔案管理工作大都是辦公室內(nèi)的勤雜人員落實(shí)的，由于這類工作人員的流行性較大，并且他們的管理水平較低，因此檔案管理工作得不到科學(xué)有效的落實(shí)，還出現(xiàn)了一些其他問題，比如工作拖延、工作失誤等問題都會(huì)增加單位的經(jīng)濟(jì)損失。第一，檔案管理工作人員并沒有給予檔案標(biāo)記應(yīng)有的關(guān)注，因此檔案資料容易出現(xiàn)管理混亂的問題。第二，政府采購項(xiàng)目檔案管理工作落實(shí)沒有相關(guān)索引支持，目錄索引的資料不全或者出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案資料由于保存時(shí)間過長而出現(xiàn)遺失就會(huì)在一定程度上影響信息檢索的速度及準(zhǔn)確性，從而會(huì)影響檔案管理工作的水平。第三，政府采購項(xiàng)目檔案管理工作方法有待進(jìn)一步革新，過去的檔案管理工作大都采用紙質(zhì)保存方式，這就給落實(shí)管理工作帶來了挑戰(zhàn)。然而，當(dāng)前我國大部分的檔案管理部門并沒有把信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，大都是采用人工管理方式，從而會(huì)影響檔案管理工作的效率，還會(huì)增加工作失誤的發(fā)生率，制約檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.2? ?檔案管理觀念不夠明確，相關(guān)機(jī)制有待完善

不少管理人員不夠重視檔案管理工作，尤其是在管理人員的選拔工作上不太重視，大部分人都片面地以為檔案管理工作就是采集、分析并整合一些基本的檔案資料，還有一些人認(rèn)為檔案管理工作與其他工作之間并沒有多少關(guān)聯(lián)，從而不利于提升檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理觀念不夠明確直接關(guān)系到工作人員的工作熱情，大多數(shù)情況下都是為了表面上滿足檔案檢查工作而落實(shí)檔案查找和管理工作，制約著檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

不論是落實(shí)哪種工作都需要科學(xué)的工作制度作鋪墊，只有擁有完善的工作制度才能順利落實(shí)好各項(xiàng)工作，但是在檔案管理工作的落實(shí)過程中，單位的自身效益并不會(huì)受到較大的影響，只有充分發(fā)揮檔案管理的自身作用才能提升相關(guān)效益。檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，并且將會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力資源，然而部分單位由于不重視檔案管理工作，因此并沒有投入過多的人力物力資源，從而不利于進(jìn)一步完善檔案管理制度，在這種情況下，檔案管理工作就很難得到有效落實(shí)。檔案管理制度不夠完善將會(huì)影響工作人員的工作效率，還會(huì)影響管理人員的工作積極性，從而導(dǎo)致相關(guān)工作發(fā)展受阻，最終會(huì)影響管理工作的順利落實(shí)。

2.3? ?案管理利用率有待提升，信息化技術(shù)的使用有待普及

近幾年，政府采購項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量受到人們的廣泛關(guān)注，檔案管理的利用率較低，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，檔案的種類劃分不科學(xué)，檔案的管理年限不夠明確，一些文件資料的檔案處理不夠科學(xué)，還有一些檔案借出后沒有及時(shí)歸還。第二，檔案信息化的水平有待提升，當(dāng)前缺少統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且檢索方式較普遍，從而就制約了檔案管理工作的效率。第三，檢索方式主要有信息化檢索模式和手工檢索模式。但是通過相關(guān)的調(diào)查研究不難發(fā)現(xiàn)，手工檢索的使用頻率較高，不同的檔案管理單位采用了不同的檢索工具，并沒有結(jié)合實(shí)際情況選擇科學(xué)的檢索工具，從而會(huì)影響工作質(zhì)量。

3? ? ?檔案信息化管理過程中需要遵守的準(zhǔn)則

3.1? ?技術(shù)的拓展準(zhǔn)則

要想認(rèn)真落實(shí)檔案管理的信息化，應(yīng)該充分準(zhǔn)備好信息化管理所需的一些設(shè)備，基于此，檔案管理人員需要參加相關(guān)的培訓(xùn)，才能更好地掌握先進(jìn)設(shè)備的使用技巧，進(jìn)而能夠有效提升檔案管理工作水平。另外，信息化設(shè)備及相關(guān)技術(shù)應(yīng)該統(tǒng)一起來，除此之外還應(yīng)該認(rèn)真拓展信息技術(shù)的發(fā)展方向，讓其更好地發(fā)揮自身的作用。

3.2? ?不斷提升相關(guān)的技術(shù)水平

盡管當(dāng)前的信息技術(shù)水平有了很大程度的提升，但是基本的檔案管理技術(shù)依然不能完全摒棄。管理人員的主要職責(zé)就是保護(hù)好檔案資料并認(rèn)真落實(shí)管理工作，因此管理人員不能過于依靠信息技術(shù)進(jìn)行管理，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要保留一部分，協(xié)調(diào)好傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式之間的關(guān)系，從而才能從根本上提升檔案管理工作效率。

4? ? ?信息化形勢下的政府采購項(xiàng)目檔案管理策略

4.1? ?加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，相關(guān)人才的培養(yǎng)也受到了足夠的關(guān)注。在檔案管理工作的過程中，為了不斷提升管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該不斷加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)。第一，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員的管理技能，通過參加培訓(xùn)提升管理人員的管理水平，同時(shí)還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)落實(shí)管理工作，爭取為檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量。第二，積極招聘一些經(jīng)驗(yàn)豐富且管理水平較強(qiáng)的人才，充實(shí)管理團(tuán)隊(duì)，從根本上提升檔案管理工作的綜合水平。

4.2? ?增強(qiáng)管理觀念，投入足夠的資金、人力、物力資源

在信息技術(shù)發(fā)展的形勢下，檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，檔案的自身價(jià)值也逐漸凸顯出來，基于此，相關(guān)人員理應(yīng)給予檔案管理工作足夠的關(guān)注。第一，重視政府采購項(xiàng)目檔案管理工作，實(shí)時(shí)監(jiān)控好檔案管理的每一項(xiàng)工作，確保每項(xiàng)工作都能夠認(rèn)真落實(shí)，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的教育力度，增強(qiáng)管理觀念。第二，投入足夠的人力、物力資源，確保相關(guān)設(shè)備配備齊全。在信息化發(fā)展的模式下，事業(yè)單位的信息量越來越大，為了不斷提升政府采購項(xiàng)目檔案管理的工作質(zhì)量，政府應(yīng)該采購先進(jìn)的設(shè)備，提升檔案信息化管理水平。

4.3? ?做好安全管理工作

在信息化時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)在帶來便利的同時(shí)，其安全問題也備受關(guān)注，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)攻擊他人的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，竊取檔案信息，從而會(huì)危害單位利益。為此，在政府采購項(xiàng)目檔案管理工作的過程中，必須做好安全管理工作，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，要善于利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如身份認(rèn)證技術(shù)、防火墻等來提高政府采購項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性。

注：弓淑芬，通訊作者

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