淺析高職院校檔案管理信息化建設(shè)

安宗強(qiáng)

[摘 要]在高職院校檔案管理工作中，信息化管理的重要性日益突出，在一定程度上決定著學(xué)校的師資水平和教學(xué)質(zhì)量，是高職教育中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。要想提高高職院校檔案管理的信息化水平，廣大教育工作者必須充分了解實(shí)際管理困難，本文探討了高職院校檔案管理信息化建設(shè)的問題。

[關(guān)鍵詞]高職院校;檔案管理;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.077

[中圖分類號]G271;G717.24[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

檔案是對事物發(fā)展歷程、知識經(jīng)驗(yàn)的積累，也是實(shí)踐拓展中具有重要價值的信息和資料。在高職院校中，檔案管理包括招考學(xué)生檔案、教育師資檔案、校園設(shè)施檔案等多個方面，涉及學(xué)校管理運(yùn)作的方方面面。面對這些日益繁雜的檔案資料，傳統(tǒng)檔案管理辦法存在一定局限性，而通過檔案管理信息化建設(shè)，則能夠大幅度提升工作效率和職業(yè)教育的實(shí)效性。

1? ? ?高職院校檔案管理信息化的重要性

在高職院校的檔案工作中，信息化管理的覆蓋面積十分廣泛，在其發(fā)展和普及的過程中，通過有關(guān)檔案行政管理部門進(jìn)行組織規(guī)劃，能夠確保檔案管理活動更加科學(xué)，更好地獲得現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)的支持。在功能延伸上，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理方式，能夠在虛擬數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)化管理中，將海量的檔案信息通過有序的歸類整理進(jìn)行存儲，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，從而能夠有效節(jié)約傳統(tǒng)檔案管理的實(shí)體空間，使檔案的整理與調(diào)取上更加便捷。此外，信息化管理可以有效提升檔案資源的利用率，借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行更加廣泛的傳遞分享，也減少了傳統(tǒng)管理模式下運(yùn)用檔案不便捷而導(dǎo)致的檔案資源閑置。同時，高職院校檔案管理信息化的重要性還體現(xiàn)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域，尤其是在學(xué)校實(shí)際制定的細(xì)則和規(guī)章制度下，需要所有學(xué)生的學(xué)籍檔案管理資料，來形成詳細(xì)的質(zhì)量考核體系，包括對學(xué)生的入學(xué)、成績、紀(jì)律、轉(zhuǎn)學(xué)、休假、畢業(yè)資格和學(xué)位證書等方面進(jìn)行記錄和審核等。檔案管理信息化能夠使學(xué)校的學(xué)習(xí)秩序更加有序、極大地豐富了檔案可以發(fā)揮的實(shí)用價值，讓更多信息資源得到優(yōu)化利用，為開展有關(guān)工作提供更多的參考意見與信息支持。

2? ? ?高職院校檔案管理信息化常見問題

2.1? ?不重視信息化管理

目前，盡管信息化檔案管理已經(jīng)在很多高職院校推廣普及，但是其實(shí)際功能并不被人們重視。很多院校都忽視了檔案管理的具體功能，在管理方式上還沿用“紙質(zhì)歸檔”的方式存儲教育檔案資料。對于一些數(shù)字化的檔案信息軟件，缺乏具體的培訓(xùn)和整合，信息數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢還沒有充分發(fā)揮出來，檔案的信息化程度偏低。很多教師沒有認(rèn)識到數(shù)字信息化檔案工作的重要性，導(dǎo)致大量的檔案資料丟失，影響了高職院校檔案管理工作的完整性。同時，檔案信息化管理工作需要充足的人力、物力、財力作為依托，可是從高職院校的師資力量上看，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持、專業(yè)管理人員是一種普遍現(xiàn)象。這些問題歸根結(jié)底就是高職教育管理者對于檔案管理信息數(shù)字化不夠重視。

2.2? ?基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案信息化管理需要完善的配套設(shè)施，尤其是各種硬件與軟件的支持，會直接影響信息化管理的水平。但是在實(shí)際操作中，很多高職院校在檔案管理工作中仍舊采用人工操作方式，無論是檔案查閱還是相關(guān)數(shù)據(jù)都沒有實(shí)現(xiàn)智能化的信息存儲，甚至一些高職院校連專業(yè)的檔案查閱和管理系統(tǒng)都沒有。檔案管理室內(nèi)的電腦、投影儀、掃碼器、錄入機(jī)、打印機(jī)也成了“樣子工程”，無論是在硬軟件設(shè)施還是檔案管理流程的設(shè)定上，都沒有穩(wěn)固的發(fā)展根基，從而極大地影響了學(xué)校的信息化管理水準(zhǔn)。

2.3? ?工作人員素質(zhì)參差不齊

在檔案室管理工作中，工作人員的素質(zhì)參差不齊，尤其是很多工作人員屬于非專業(yè)人員，不熟悉信息化管理技術(shù)，也沒有檔案管理的理論常識，導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作人員無法掌握專業(yè)的檔案管理細(xì)節(jié)，檔案管理工作的效率較低。同時，工作人員在檔案收集、整理、歸檔、運(yùn)用等各環(huán)節(jié)中缺乏專業(yè)性，沒有及時做好檔案管理工作，容易出現(xiàn)檔案錯漏、丟失等情況，進(jìn)而會影響檔案管理的成效。

2.4? ?缺乏和諧的制度管理氛圍

在管理上，很多高職院校在檔案管理的過程中缺乏和諧的制度管理氛圍，從管理模式上看，人工管理無法和智能管理相互協(xié)調(diào)，形成了“半自動化”的檔案管理模式，極易在人機(jī)信息對接中形成較多的漏洞與差錯。在人工錄入檔案編目、信息資料的過程中，很多檔案工作人員受自身素質(zhì)的影響，錄入信息的準(zhǔn)確率有待加強(qiáng)。從具體的流程銜接上看，高職院校檔案管理工作往往十分獨(dú)立，形成了一個孤立的“信息碉堡”，不利于高職院校整合和匯總檔案，所以難以共享信息資源。在信息數(shù)字化管理制度上，工作人員需要能夠熟練操作計算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等設(shè)備，但是在具體的制度內(nèi)容上，管理檔案人員時缺乏清晰量化與明確化的指示，從而導(dǎo)致實(shí)際操作中容易出現(xiàn)工作責(zé)任相互推諉的情況。

3? ? ?高職院校檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1? ?引起領(lǐng)導(dǎo)重視

高職院校在檔案管理的過程中，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。第一，從高職教育的實(shí)際情況出發(fā)，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到信息化管理的便捷性，改變對于檔案工作的保守認(rèn)識，將數(shù)字化檔案管理工作放在重要的位置上。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)高職檔案管理工作變被動為主動、將不利變?yōu)橛欣M(jìn)一步更新檔案工作人員的工作觀念，以更加積極進(jìn)取的工作態(tài)度，不斷提高檔案工作的質(zhì)量和水平。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要通過制度完善、教育培訓(xùn)、監(jiān)督審核、績效獎勵等不同的形式，提高檔案人員的待遇和水平，使他們能夠發(fā)揮主觀能動性，自覺學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)素養(yǎng)，認(rèn)真汲取信息數(shù)字化檔案工作中的養(yǎng)分，使高職檔案管理工作能夠與時代同步。

3.2? ?完善管理制度

在完善管理制度的過程中，高職院校要進(jìn)一步完善激勵機(jī)制，徹底改變高職檔案工作人員“沒前途、沒發(fā)展、沒動力”的工作現(xiàn)狀和管理機(jī)制，通過健全激勵機(jī)制，增強(qiáng)廣大檔案工作人員的創(chuàng)新意識，以與時俱進(jìn)的工作態(tài)度，培養(yǎng)一部分理念先進(jìn)、業(yè)務(wù)精湛、工作積極的檔案專業(yè)人才。同時，高職院校要不斷完善激勵制度，調(diào)動檔案工作人員的積極性，使高職院校的檔案工作人員能夠立足崗位，更好地發(fā)揮自己的才華。

在日常制度建設(shè)上，高職院校要依據(jù)自身的實(shí)際情況，建立完善的培訓(xùn)制度、監(jiān)督制度、考核制度，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫?，讓高職信息?shù)字化管理更加有序。積極借鑒中西方檔案機(jī)構(gòu)日常制度管理的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，使每個制度之間環(huán)環(huán)相扣，發(fā)揮互相輔助的作用，讓管理制度成為檔案管理工作的標(biāo)桿。

在制度執(zhí)行的過程中，為了保證管理人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)容，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要樹立模范帶頭作用，避免“上梁不正下梁歪”的不良氛圍，同時對管理人員崗位設(shè)定崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)管理人員嚴(yán)格監(jiān)督工作人員的意識，保證科室工作人員的工作狀態(tài)符合管理所需。在管理的過程中，制度化管理與人性化管理要融合進(jìn)行，一方面要保證管理依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，另一方面需要考慮人性需求，避免制度過于嚴(yán)格而不近人情，始終保持工作氛圍的和諧，避免由于工作壓力過大導(dǎo)致工作懈怠，循序漸進(jìn)地執(zhí)行制度內(nèi)容，讓工作人員逐步適應(yīng)制度內(nèi)容，避免陡然的嚴(yán)格化與高標(biāo)準(zhǔn)化導(dǎo)致工作人員出現(xiàn)反彈情緒。此外，高職院校要積極吸納年輕新員工，積極改善檔案管理工作中的消極氛圍，不斷提升檔案管理工作的水平。

3.3? ?注重培養(yǎng)人才

高職院校要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況做好人才培養(yǎng)工作，可以采取多樣化的培訓(xùn)方式，包括線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)和溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)等，具體的內(nèi)容、形式、時間需要依據(jù)工作人員的實(shí)際需求而定。培訓(xùn)需要考慮檔案管理人員的工作崗位、經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Φ惹闆r，甚至可以為個人選報適合個人發(fā)展的校外培訓(xùn)課程，不斷提升工作人員的綜合實(shí)力，鼓勵員工積極參與培訓(xùn)，將培訓(xùn)成果納入個人的工作考核，考核成果與個人的薪資福利、假期、晉升、進(jìn)修等機(jī)會相匹配。激勵制度需要匹配專業(yè)的考核制度，保證激勵制度有效落實(shí)，使高職檔案工作的晉升或人才嘉獎等環(huán)節(jié)更加公平、公開、公正，不斷提高檔案人才對學(xué)校的歸屬感。同時，高職院校要通過制度激勵引導(dǎo)員工按照目標(biāo)人才的標(biāo)準(zhǔn)提升自己，不斷發(fā)揮制度管理的自覺性、自動性，充分意識到制度化管理本身就是一種人才要求的標(biāo)準(zhǔn)與導(dǎo)向，要依據(jù)實(shí)際情況積極改善相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

除此之外，檔案工作人員的培訓(xùn)方式可以更加多樣化，例如，可以借助“我要自學(xué)網(wǎng)”等在線教育資源，讓更多的檔案工作人員能夠汲取專業(yè)技術(shù)與理念，打破傳統(tǒng)時間與空間的局限性，還可以引導(dǎo)檔案工作人員制作網(wǎng)絡(luò)和微課軟件，使檔案從業(yè)人員能夠?qū)W習(xí)更多的理念與方法，幫助他們立足職業(yè)教育，逐步提升自身的思維水平和工作能力。

4? ? ?結(jié) 語

高職院校檔案管理信息化在實(shí)際教學(xué)中具有重要的意義，對于建立現(xiàn)代教育制度具有重要的作用。為此，高職院校管理者要結(jié)合自身的辦學(xué)特色和實(shí)際情況，做好學(xué)校狀況的調(diào)查評估，從人才培養(yǎng)、制度建設(shè)等方面充分保證管理人員的專業(yè)性，激發(fā)工作人員的工作熱情，進(jìn)一步提升高職信息數(shù)字化檔案工作的管理水準(zhǔn)。

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