淺析辦公室管理中的辦公自動化

胡明慧

[摘 要]辦公室管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，傳統(tǒng)辦公室管理需使用大量的人力，而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代化辦公室管理已無須大量人力，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還可以實現(xiàn)辦公室管理的辦公自動化，在提高辦公室管理水平的同時還能加強辦公室內(nèi)部各部門間的溝通與交流，以促進辦公室管理進一步發(fā)展。本文簡單闡述了辦公自動化的發(fā)展歷程，分析了辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化軟件的條件及優(yōu)化措施，希望能夠為相關(guān)人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]辦公室管理;辦公自動化;企業(yè)發(fā)展

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.031

[中圖分類號]TP317.1[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-00-02

辦公自動化，簡稱OA，是伴隨社會信息化發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型辦公方式，是指將現(xiàn)代化辦公與計算機的網(wǎng)絡(luò)功能進行相互結(jié)合而實施辦公的方法，包括人機兩大要素，可實現(xiàn)文字處理、文檔管理、信息交流和決策支持等功能。近年來，辦公自動化技術(shù)不斷發(fā)展，其功能也逐步從原來簡單的文字校對發(fā)展成為現(xiàn)今的信息檢索、數(shù)據(jù)分析等方向。辦公自動化在辦公室管理中的應(yīng)用有效提高了辦公室管理的效率，促進了辦公室管理的信息化發(fā)展。

1? ? ?辦公自動化的發(fā)展歷程

1.1? ?起步階段

辦公自動化最初是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，以文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎(chǔ)，來進行文件處理以及檔案資料管理。在此階段，辦公自動化并未對數(shù)據(jù)進行開發(fā)與應(yīng)用，尚不是真正意義上的自動化。

1.2? ?應(yīng)用階段

發(fā)展至應(yīng)用階段，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引進，包括互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等，辦公自動化發(fā)展成為以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作為中心的系統(tǒng)化技術(shù)，可實現(xiàn)文件、信息的共享與互動，實現(xiàn)了辦公工作的革命性變化，有效提高了辦公工作的效率，提高了管理與組織模式的規(guī)范性。

1.3? ?發(fā)展階段

到發(fā)展階段，辦公自動化逐步成熟，其應(yīng)用也從原來的行政辦公信息服務(wù)逐漸延伸至組織內(nèi)部的各項管理活動。同時，隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，辦公軟件愈發(fā)重視客戶的需求，為了能更好地滿足客戶需求，辦公自動化的應(yīng)用范圍不斷擴大，應(yīng)用技術(shù)水平也不斷提高，為辦公室管理提供了越來越多的便利，促進了辦公自動化的普及與深入應(yīng)用。

1.4? ?發(fā)展方向

在未來的發(fā)展中，隨著數(shù)字技術(shù)的不斷成熟，辦公自動化勢必會朝數(shù)字化方向發(fā)展，也就是說，辦公業(yè)務(wù)都會在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開展，不僅需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)軟硬件的支持，而且還需要物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持。

2? ? ?辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化的條件

人、機兩大要素是辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化的基礎(chǔ)條件，除此之外，辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化還需使用其他平臺，并建立相應(yīng)的制度。

2.1? ?通信平臺

辦公室管理中所使用的信息、資料、文件等均源于企業(yè)內(nèi)部的各基礎(chǔ)部門，為了能實現(xiàn)資源的共享與傳輸，就必須建立相應(yīng)的通信平臺，將企業(yè)內(nèi)部各部門聯(lián)系起來，為辦公自動化提供信息支持。

2.2? ?信息發(fā)布平臺

領(lǐng)導(dǎo)層在做出某項決策之后，需盡快發(fā)布此決策信息，以使各基礎(chǔ)部門能迅速貫徹與執(zhí)行。傳統(tǒng)辦公室管理模式對于小企業(yè)而言仍適用，但若企業(yè)規(guī)模較大，采取傳統(tǒng)方式傳達信息耗費的時間較長，不利于信息的及時發(fā)布與貫徹執(zhí)行。而利用辦公自動化的信息發(fā)布平臺，則可迅速將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策發(fā)布出去，日常也可用于發(fā)布某些重要通知。

2.3? ?工作流程自動化

針對某些重復(fù)性較高，而技術(shù)含量不高的工作，可利用辦公自動化系統(tǒng)完成，如處理日常公文、收發(fā)文件、請示報告等。另外，還可以利用辦公自動化系統(tǒng)監(jiān)督和跟蹤某些工作流程，以保證工作質(zhì)量，提高工作效率。

2.4? ?文檔自動化管理

傳統(tǒng)辦公室管理主要采取手工方式對文檔進行管理與檢索，此辦公方式不僅費時費力，而且還無法保證辦公效率。再者，隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的文檔量不斷加大，若未進行良好管理，或管理方式不恰當，不但會導(dǎo)致文檔丟失，而且還會增加文檔檢索的難度。而文檔自動化管理，通過利用辦公自動化中的各個軟件，可采取Word、Excel等方式將文檔保存起來，并建立文件夾，使文檔能分門別類地被放置，有利保存文檔，也有利于檢索后期文檔。

2.5? ?輔助辦公

輔助辦公所涉及的內(nèi)容較多，諸如會議、車輛、書刊、物品等的管理均可利用辦公自動化實現(xiàn)，日常辦公也可利用辦公自動化實現(xiàn)，必要的是須先輸入這些信息，或采取專門的管理軟件，與辦公自動化實施聯(lián)動。

2.6? ?信息集成

不管是哪個單位，其都擁有大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其中也包括單位的信息源，為實現(xiàn)以企業(yè)信息源為基礎(chǔ)的自動化管理，就需對辦公自動化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實施集成，確保相關(guān)工作人員能迅速獲取整體信息，以提高其反應(yīng)速度與決策的科學(xué)性。

2.7? ?分布式辦公

分布式辦公是針對規(guī)模較大的企業(yè)或單位而言，此類企業(yè)或單位通常擁有較多的分支機構(gòu)，常需跨地區(qū)或移動辦公，此時就需分布式技術(shù)的支持。

3? ? ?辦公室管理當中應(yīng)用辦公自動化的優(yōu)化措施

現(xiàn)辦公室管理中對于辦公自動化的應(yīng)用已非常廣泛，應(yīng)用形式也多種多樣，包括應(yīng)用于簡單的辦公事務(wù)、信息管理、管理決策支持、云計算應(yīng)用和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用等，促進了辦公室管理的自動化發(fā)展，也提高了管理水平。但在實際應(yīng)用的過程中，為了能充分發(fā)揮辦公自動化的作用，還需對其進行適當優(yōu)化。

3.1? ?重視人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

辦公室管理人員是辦公室管理的生力軍，也是辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化效率與效果的核心，業(yè)務(wù)能力及技能水平會直接影響辦公室管理中辦公自動化的開展與應(yīng)用。以互聯(lián)網(wǎng)與電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化，具有更新快、技術(shù)要求高等特征，辦公室人員若無法緊跟辦公自動化發(fā)展，不能滿足辦公自動化開展的需求，就會影響辦公自動化應(yīng)用的效果，也無法充分發(fā)揮辦公自動化的作用。另外，辦公自動化不但要求辦公人員掌握現(xiàn)代化硬件與軟件設(shè)備的使用方法，而且還要求辦公人員了解一定的管理、統(tǒng)計、社會等學(xué)科知識。為此，必須重視辦公人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高辦公人員的辦公自動化技術(shù)應(yīng)用能力。辦公人員需熟練掌握常規(guī)辦公軟件的使用，包括Word、Excel、PPT等，同時還要能熟練運用本專業(yè)的辦公軟件，如電子信息專業(yè)的C++、制圖專業(yè)的CAD、美工專業(yè)的Photoshop等。企業(yè)管理人員應(yīng)為辦公人員提供培訓(xùn)機會，為辦公人員營造良好的培訓(xùn)環(huán)境，以激發(fā)辦公人員主動學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。例如，在引入新的辦公設(shè)備或辦公系統(tǒng)之后，可組織辦公人員進行集中培訓(xùn)，以了解新的辦公設(shè)備或系統(tǒng)的用途，并掌握其操作方式。另外，還可以通過“以老帶新”的方式，將新進員工與老員工組成一對“幫扶組”，使新進員工能盡快熟悉辦公環(huán)境，掌握各類辦公設(shè)備或系統(tǒng)的使用方法。針對表現(xiàn)好、進步快的辦公人員，應(yīng)給予物質(zhì)或精神獎勵，以激勵員工，不斷提高員工的整體辦公業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.2? ?加強技術(shù)創(chuàng)新

辦公自動化在歷經(jīng)多年發(fā)展之后，現(xiàn)已形成了一個相對完善的網(wǎng)絡(luò)辦公體系。與此同時，伴隨辦公室管理業(yè)務(wù)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化必然也須進行創(chuàng)新。就企業(yè)方面來看，辦公自動化對于辦公室管理而言至關(guān)重要，要想持續(xù)發(fā)揮辦公自動化在信息收集與查詢、決策支持等方面的作用，就必須逐步引入行業(yè)最先進的技術(shù)，以升級企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)。例如，應(yīng)引進容量大、運行速度快且具強兼容性的硬件設(shè)備，以保證辦公自動化系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性;應(yīng)加強各項技術(shù)系統(tǒng)整合，以提高辦公室管理的辦公自動化程度，為企業(yè)開展各項工作提供技術(shù)支持。

3.3? ?提高硬件質(zhì)量，改善硬件環(huán)境

硬件設(shè)備是辦公室管理中開展辦公自動化的基礎(chǔ)，為能推動辦公室管理的辦公自動化進程，就有必須提高硬件質(zhì)量，改善硬件環(huán)境。目前，辦公自動化主要依靠計算機、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化設(shè)備等對文書、檔案進行自動化管理，硬件質(zhì)量的好壞直接影響著軟件運行的安全性與穩(wěn)定性，進而會影響辦公室的自動化管理。因此，首先應(yīng)重視提高硬件質(zhì)量和改善硬件環(huán)境。不管是軟件，或是硬件，其都是由人操作的，為確保應(yīng)用效果，就有必要引導(dǎo)相關(guān)工作人員掌握硬件設(shè)備的正確使用方法，培養(yǎng)其使用現(xiàn)代化設(shè)備的意識，并適當引入性價比高、性能好的硬件設(shè)備，以促進辦公自動化工作順利開展。

3.4? ?提高文書檔案的安全性

辦公自動化固然給辦公室管理帶來了很多便利，但同時也帶來了一定的安全風(fēng)險。為此，必須采取針對性的有效措施，以確保辦公室信息的安全性。一般情況下，采取微縮技術(shù)將帶有印章、手跡或字跡模糊的文書進行圖像性質(zhì)的文件轉(zhuǎn)換，再利用計算機系統(tǒng)對其進行加密，即可有效避免信息丟失或被篡改，同時此方式還能有效節(jié)約文書檔案的存儲空間，便于后期查閱。日常工作中可使用路由器或者防火墻設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全防范，并將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進行隔離，以保證辦公室內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性，避免信息丟失或被竊取。此外，還要注意定期查殺病毒，以免信息遭到破壞或泄露。

4? ? ?結(jié) 語

辦公室的管理水平與效果在很大程度上會影響單位的形象與管理效能。辦公自動化是當前辦公室管理的重要技術(shù)手段，為了幫助單位塑造良好的外在形象，提高單位的管理效能，就必須重視辦公管理中的辦公自動化，一方面要從思想上重視辦公自動化的地位與作用;另一方面要為辦公自動化的應(yīng)用創(chuàng)造良好的外部條件，以加快辦公室管理自動化的進程，從而既能夠提高辦公室管理人員的工作效率與規(guī)范性，還能加強辦公室內(nèi)各部門間的溝通，以提高部門間的協(xié)調(diào)能力。

主要參考文獻

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[3]郭毅.辦公自動化在辦公室管理中的應(yīng)用探究[J].企業(yè)文化，2016（4）.