試析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理要點(diǎn)

摘要：在目前形勢(shì)下，文書(shū)檔案管理工作在辦公室實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)了一些需要解決的問(wèn)題。文書(shū)檔案合理的整理和歸檔是開(kāi)展辦公室檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，對(duì)辦公室做好檔案管理具有重要意義。隨著我國(guó)各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案的整理和歸檔變得非常復(fù)雜和繁瑣，占據(jù)了辦公室檔案管理工作的重要部分。本文首先分析了辦公室做好文書(shū)檔案收集和歸檔工作的重要意義，并指出了目前存在的有關(guān)問(wèn)題，制定了有效的解決對(duì)策，希望可以使辦公室文書(shū)檔案管理工作獲得更大的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書(shū)檔案；收集和歸檔

社會(huì)工作中，辦公室文書(shū)檔案管理工作具有重要的意義，因此要求檔案管理相關(guān)人員重視文書(shū)檔案的整理和歸檔工作，并制定有效制度和措施改善檔案管理工作質(zhì)量，提高文書(shū)檔案工作效率，使文書(shū)檔案管理工作發(fā)揮出更大的作用[1]。本文對(duì)目前辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作進(jìn)行了相應(yīng)的分析，指出了其中存在的不足和問(wèn)題，并提出了相關(guān)的解決對(duì)策，希望能夠?yàn)楦玫拈_(kāi)展文書(shū)檔案管理工作提供有益的參考，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

1辦公室做好文書(shū)檔案收集和歸檔工作的重要意義

當(dāng)前形勢(shì)下，做好辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔的重要意義主要有下面幾點(diǎn)：首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中文書(shū)檔案收集和歸檔工作是重要工作部分，因此為了提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率，必須做好檔案收集和歸檔管理，因此要加以重視；其次，單位做好文書(shū)檔案的收集和歸檔，可以很好的記錄單位自身發(fā)展過(guò)程。比如，有單位在發(fā)展過(guò)程中積累了很多文件和材料，通過(guò)開(kāi)展文書(shū)檔案收集和歸檔，對(duì)文件進(jìn)行了規(guī)范的整理，有利于單位在進(jìn)行考核評(píng)價(jià)工作時(shí)，可以方便的調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)資料，從而做好客觀公正的評(píng)價(jià)考核[2]；第三，做好辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔，可以讓單位決策人員全面了解單位自身經(jīng)濟(jì)狀況，所以必須重視其工作內(nèi)容。

2辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1材料收集不完善

辦公室在開(kāi)展文書(shū)檔案收集和歸檔過(guò)程中，普遍出現(xiàn)的問(wèn)題是收集材料不完善，在很多資料的整理和歸檔中，很多資料都沒(méi)有得到檔案管理人員的記錄，因此影響了檔案整理和收集，也影響了檔案管理準(zhǔn)確性。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，需要高度重視，只有這樣才能完成檔案收集和歸檔的相關(guān)要求[3]。另外，還存在文件材料流向其他部門(mén)的情況，這樣也會(huì)導(dǎo)致材料的收集不完善，因此要求檔案管理相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中需要保證材料收集的完整和全面，從而使文書(shū)檔案材料收集更好的滿足任務(wù)要求。同時(shí)，某些兼職檔案管理人員在對(duì)文書(shū)檔案收集整理中，沒(méi)有很高的責(zé)任心投入工作，這些行為都會(huì)導(dǎo)致不能完整的收集材料[4]。

2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)需要提升

辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作開(kāi)展中，檔案管理相關(guān)人員自身素質(zhì)比較低也會(huì)影響到工作正常進(jìn)行。某些檔案管理人員在進(jìn)行文書(shū)檔案整理中，由于缺乏管理意識(shí)，沒(méi)有著重管理好紅頭文件，因此文件歸檔整理質(zhì)量受到很大影響，這就要求在檔案管理工作中做好重視[5]。其次，某些檔案管理人員沒(méi)有很高的責(zé)任感，也會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量造成很大影響，由于一些檔案管理人員沒(méi)有掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)，在辦公室文書(shū)檔案收集和整理中沒(méi)有核查好資料真實(shí)與否，因此導(dǎo)致收集的材料沒(méi)有可信度。因此要求機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理工作中采取有效措施，增強(qiáng)辦公室文檔材料整理水平，從而滿足上級(jí)對(duì)檔案管理工作的要求。

2.3材料收集工作沒(méi)有做好

目前的情況是，文書(shū)檔案在辦公室的收集和歸檔中，材料收集工作沒(méi)有做好，因此整體的檔案管理質(zhì)量就受到了影響。主要表現(xiàn)為檔案管理人員沒(méi)有足夠管理意識(shí)，對(duì)文書(shū)檔案的整理沒(méi)有遵循相應(yīng)的管理流程和規(guī)范。比如，某些檔案管理人員在具體工作中對(duì)文件材料不進(jìn)行規(guī)范放置，會(huì)導(dǎo)致材料丟失。針對(duì)這種情況，機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作中，需要做好全過(guò)程的監(jiān)管，并制定檔案管理人員行為規(guī)范，制定相應(yīng)的管理?xiàng)l例，從而確保做好文書(shū)檔案管理工作[6]。并且，在文件材料整理過(guò)程中，還存在文件資料不全面、沒(méi)有連續(xù)性、缺少單位公章等情況，這些都對(duì)文件使用性造成了困擾，所以需要高度重視。

3改進(jìn)辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作的相關(guān)措施

3.1完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)

要做好辦公室文書(shū)檔案的整理和歸檔，就要制定完善的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，并在管理系統(tǒng)中對(duì)于歸檔過(guò)程存在的問(wèn)題制定相應(yīng)管理制度，使檔案管理人員在具體工作中嚴(yán)格依據(jù)管理制度開(kāi)展工作，確保文書(shū)檔案管理的有效性。同時(shí)，在完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)工作中，要明確不同部門(mén)職能，然后劃定歸檔范圍，這樣才能更好的開(kāi)展文書(shū)檔案收集和歸檔。此外，在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中也要引入不同部門(mén)考核制度，這樣可以激勵(lì)檔案管理人員更加努力的工作，提升工作能力，指導(dǎo)檔案管理人員時(shí)刻牢記自己的職責(zé)，糾正不規(guī)范行為，從而獲得更高的管理水平。

3.2開(kāi)展檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

工作過(guò)程中，既要完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，也要積極培訓(xùn)檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)。一是，相關(guān)機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)在日常管理工作中，需要定期開(kāi)展針對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)活動(dòng)中使相關(guān)人員增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，更好的投入到文書(shū)檔案管理工作中，增強(qiáng)工作的整體效率。二是，由于辦公室開(kāi)展文書(shū)檔案收集和歸檔，需要引入很多的兼職人員緩解工作的壓力，因此機(jī)關(guān)單位要在工作中對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，使兼職工作人員具有很高的專業(yè)技能，避免影響到工作正常開(kāi)展。三是，在培訓(xùn)過(guò)程中，相關(guān)組織人員要開(kāi)會(huì)使檔案管理人員清楚歸檔范圍、文件整理質(zhì)量等，增強(qiáng)對(duì)檔案的管理水平[7]。

3.3開(kāi)展檔案宣傳工作

積極開(kāi)展檔案宣傳工作，也是辦公室做好文書(shū)檔案收集和規(guī)范的重要一環(huán)。為了做好這個(gè)工作，需要做到以下幾點(diǎn)：一是，機(jī)關(guān)單位在實(shí)際工作中要做好簡(jiǎn)報(bào)編制和檔案整理，增強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，使檔案管理人員提高做好文書(shū)檔案管理的意識(shí)，激發(fā)工作的熱情和活力，起到文書(shū)檔案宣傳的作用；二是，為了使文書(shū)檔案宣傳工作更好的推廣，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要積極運(yùn)用信息化技術(shù)和平臺(tái)增強(qiáng)宣傳力度，從而對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，并按時(shí)核實(shí)檔案的真實(shí)性，避免文書(shū)檔案收集中材料與事實(shí)不符的情況出現(xiàn)，增強(qiáng)文書(shū)檔案的實(shí)用性。三是，檔案宣傳工作中加強(qiáng)文書(shū)檔案作用的普及知識(shí)是非常重要的，需要加強(qiáng)重視。文書(shū)檔案宣傳工作是一項(xiàng)重要的工作，必須積極進(jìn)行落實(shí)，做好宣傳可以激發(fā)檔案管理人員的熱情和工作積極性。

結(jié)語(yǔ)：

綜上，辦公室傳統(tǒng)文書(shū)檔案收集和歸檔過(guò)程中，出現(xiàn)了很多不足之處，比如管理人員不重視，材料收集不全面，材料使用性不高等問(wèn)題。為了使文書(shū)檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用，機(jī)關(guān)單位需要在研究目前問(wèn)題的基礎(chǔ)上，開(kāi)展檔案宣傳工作，完善檔案管理系統(tǒng)，制定檔案管理制度，積極培訓(xùn)檔案管理人員專業(yè)技能，從而更好的解決辦公室文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：季春梅（1972.2-），漢，女，遼寧丹東人，本科，館員，研究方向：檔案管理。