劇場(chǎng)管理的思考與啟示

李睿

摘要：劇場(chǎng)的管理制度建立起來(lái)的？為什么這樣設(shè)置？又如何能深入貫徹到每個(gè)人頭上？從人員管理角度來(lái)說(shuō)，如何解決員工待遇問(wèn)題，如何提升員工及管理者的自身素質(zhì)，有效應(yīng)對(duì)復(fù)雜的管理工作？這些都是是劇場(chǎng)后臺(tái)管理者在工作中應(yīng)當(dāng)首要解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：劇場(chǎng)管理 演出制作 劇場(chǎng)后臺(tái)

中圖分類號(hào)：J0-05 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1008-3359（2018）15-0187-02

一、管理制度的完善

管理制度是劇場(chǎng)管理工作安身立命之本，但是制度是死的，人是活的，怎樣才能做到管理的靈活？制度的標(biāo)準(zhǔn)怎么判定？執(zhí)行者判斷依據(jù)又是什么呢？

我們可以看一下以下細(xì)則：

上圖是北京保利劇院2008年制定的劇場(chǎng)管理規(guī)定中，業(yè)務(wù)部工作單通知單的管理細(xì)則。

下圖是2016年經(jīng)過(guò)修改過(guò)后的新細(xì)則：

工作單是劇場(chǎng)管理者溝通協(xié)調(diào)演出方與劇場(chǎng)工作人員間工作事宜的重要工具。由于演出制作的特點(diǎn)，一般演出團(tuán)隊(duì)在首演前兩周才能完成所有的制作工作，然后進(jìn)入合成階段，此時(shí)其舞美搭建、運(yùn)輸、劇場(chǎng)使用等工作量才能明確的預(yù)估出來(lái)，所以劇場(chǎng)管理者需要至少提前一周和演出團(tuán)體負(fù)責(zé)人確定演出工作通知單，然后下達(dá)給劇場(chǎng)各個(gè)部門(mén)。

演出工作通知單包括以下內(nèi)容：1.精確的進(jìn)景時(shí)間、裝臺(tái)時(shí)間、走臺(tái)時(shí)間，大概的拆臺(tái)完成時(shí)間。2.工作證數(shù)量和分類，使用化妝間數(shù)量，服務(wù)用品數(shù)量。3.需借用劇場(chǎng)設(shè)備的清單。4.除演出以外的活動(dòng)、互動(dòng)環(huán)節(jié)。

從上面兩版細(xì)則當(dāng)中，我們可以清晰的看到：

（一）加入了下達(dá)時(shí)間、審核時(shí)間、備注三項(xiàng)管理要求

以第一條為例，工作單中需填寫(xiě)主辦單位和演出單位名稱，在劇場(chǎng)票務(wù)系統(tǒng)面向社會(huì)公開(kāi)售票時(shí)，這兩項(xiàng)內(nèi)容就已經(jīng)確定，且原則上不能更改，所以“下達(dá)時(shí)間”指的就是劇場(chǎng)管理者向劇場(chǎng)票務(wù)部門(mén)下達(dá)演出票務(wù)工作單的時(shí)候（票務(wù)部門(mén)根據(jù)票務(wù)單信息制作票務(wù)系統(tǒng)，例如劃分票價(jià)區(qū)域、設(shè)定套票活動(dòng)、制作票面票樣等，隨后發(fā)布到售票平臺(tái)上，至此消費(fèi)者才能購(gòu)買到演出票）。如果期間信息有修改，那么審核并修改的最晚時(shí)間就是開(kāi)票當(dāng)天。

（二）標(biāo)準(zhǔn)更加清楚，有明確的評(píng)判尺度可以參照

以第二條為例，演出團(tuán)體在向文化主管部門(mén)報(bào)批演出項(xiàng)目的時(shí)候，會(huì)詳細(xì)的說(shuō)明其演出形式、時(shí)間等信息，文化主管部門(mén)根據(jù)這些信息完成對(duì)演出項(xiàng)目的審核并頒發(fā)批文。那么劇場(chǎng)管理者在下達(dá)工作單的時(shí)候需要將此部分信息與批文以及演出監(jiān)督記錄表進(jìn)行交叉核對(duì)，以防信息有誤，且不能有更改。同時(shí)在演出中，根據(jù)演出監(jiān)督記錄表對(duì)演出內(nèi)容進(jìn)行審核監(jiān)督，完成后備案存檔以備外審。

（三）有更加精細(xì)的要求和重要提醒事項(xiàng)

以第三條為例，演出團(tuán)體在進(jìn)入劇場(chǎng)前一周，需要將其進(jìn)出景、拆裝臺(tái)、排練時(shí)間等信息告知?jiǎng)?chǎng)管理者，同時(shí)還應(yīng)該確定進(jìn)景車輛長(zhǎng)度、車次、負(fù)責(zé)人等信息，以便劇場(chǎng)管理者安排劇場(chǎng)技術(shù)部、安保部工作人員倒休值班。同時(shí)演出方還應(yīng)在此時(shí)與劇場(chǎng)安保部簽訂安全協(xié)議，對(duì)演出團(tuán)體內(nèi)部做安全培訓(xùn)工作。

在實(shí)際管理工作中，有些時(shí)候維護(hù)制度反而比工作本身更為繁瑣。就拿工作單來(lái)說(shuō)，如有變更，劇場(chǎng)管理者需向各個(gè)部門(mén)下達(dá)補(bǔ)充工作單，各部門(mén)主管再針對(duì)該變更進(jìn)行新的人事調(diào)整。這樣，如果只是一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，譬如在裝臺(tái)過(guò)程中舞臺(tái)地板的正常損耗，反而會(huì)經(jīng)過(guò)演出方、管理者、劇場(chǎng)各部門(mén)主管、劇場(chǎng)工作人員這四方人員的共同界定，然后出具損毀證；安排技術(shù)、保安部進(jìn)行確認(rèn)；出補(bǔ)充工作單說(shuō)明情況；最后才能形成處理方案。而實(shí)際上只是需要責(zé)任方的油漆工進(jìn)行日常的維護(hù)就能及時(shí)解決，這就是制度在保障劇場(chǎng)良好運(yùn)作的同時(shí)帶來(lái)的問(wèn)題。

二、對(duì)演出制作的管理

制作一部演出的基本工作量十分龐大，共涉及到項(xiàng)目總體策劃、人員組建、制定制作方案、舞美制作、排練組織、組織演出、組織宣傳、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)合同、行政后勤、收尾總結(jié)這11個(gè)大項(xiàng)，約184個(gè)分項(xiàng)的工作。而僅在劇場(chǎng)舞臺(tái)上完成的工作內(nèi)容就包括制作方案、舞美制作、排練組織、組織演出這4個(gè)核心大項(xiàng)共計(jì)42個(gè)分項(xiàng)。具體來(lái)看北京保利劇院，其年均演出320場(chǎng)，約110個(gè)演出項(xiàng)目，幾乎3天一個(gè)新的演出項(xiàng)目，頻繁的轉(zhuǎn)場(chǎng)和演出項(xiàng)目更迭是對(duì)其演出制作管理能力的嚴(yán)峻考驗(yàn)。

（一）協(xié)商、確定演出制作計(jì)劃方案

演出前兩周，管理者（即劇院業(yè)務(wù)部演出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）會(huì)要求演出團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人提交演出制作計(jì)劃方案，此方案包括三大類文件：劇場(chǎng)工作計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖及設(shè)備技術(shù)清單、人員編制表。

劇場(chǎng)工作計(jì)劃是演出團(tuán)隊(duì)進(jìn)入據(jù)劇場(chǎng)后工作任務(wù)的唯一依據(jù)，各部門(mén)會(huì)根據(jù)計(jì)劃安排各自的工作排班和工作內(nèi)容。劇場(chǎng)計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包括進(jìn)出景時(shí)間、進(jìn)出景車輛、裝臺(tái)時(shí)間、技術(shù)合成、排練彩排、正式演出、拆臺(tái)時(shí)間的所有工作計(jì)劃。

當(dāng)收到演出團(tuán)隊(duì)的計(jì)劃后，管理者應(yīng)當(dāng)就劇場(chǎng)的實(shí)際情況予以分析，研究其計(jì)劃的可行性，如有不能滿足計(jì)劃的情況，需提交修改意見(jiàn)并及時(shí)回饋給演出團(tuán)隊(duì)以便其采取應(yīng)對(duì)措施，保證工作計(jì)劃的順利實(shí)施。

（二）核查設(shè)計(jì)圖及設(shè)備技術(shù)清單

一般說(shuō)來(lái)，在演出方與劇場(chǎng)簽訂場(chǎng)租租賃合同之前，演出方主創(chuàng)人員就會(huì)前往劇場(chǎng)實(shí)地考察，拍照并留存劇場(chǎng)各方面的技術(shù)參數(shù)數(shù)據(jù)和圖紙。隨后向劇場(chǎng)管理者出具設(shè)計(jì)圖和設(shè)備技術(shù)清單，其中應(yīng)包含舞美設(shè)計(jì)效果圖、舞美平面圖、燈位圖、吊桿圖等。

演出方在制作期還會(huì)安再次安排相關(guān)技術(shù)人員對(duì)劇場(chǎng)進(jìn)行勘察。這時(shí)，劇場(chǎng)后臺(tái)人員管理者應(yīng)及時(shí)就劇場(chǎng)現(xiàn)狀與演出方相關(guān)人員進(jìn)行溝通，對(duì)于劇場(chǎng)現(xiàn)狀不能滿足演出實(shí)際需求的問(wèn)題應(yīng)要求演出方做出設(shè)計(jì)方案修改。在分析了劇場(chǎng)實(shí)際狀況、設(shè)備詳盡近況后，結(jié)合演出設(shè)計(jì)方案做出優(yōu)化和細(xì)化。

（三）確定人員編制表

人員編制表記錄了演出方人員的所有安排及信息，其內(nèi)容主要包括：人員姓名、主要職責(zé)、所屬單位、入場(chǎng)時(shí)間等。由于面對(duì)的演出團(tuán)體眾多，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以索要演出團(tuán)隊(duì)人員編制表是劇場(chǎng)管理演出團(tuán)隊(duì)的重要手段。

一個(gè)演出團(tuán)隊(duì)，少則三四十人，多則兩三百人，這些演職人員分屬不同單位，主管領(lǐng)導(dǎo)各不相同，劇場(chǎng)管理者往往會(huì)面對(duì)演員團(tuán)體、樂(lè)隊(duì)團(tuán)體、燈光設(shè)備公司、音響設(shè)備公司、舞美公司、物流公司、演出制作團(tuán)體等在一個(gè)演出項(xiàng)目中的情況。所以，確定演出人員編制表及其相關(guān)信息，對(duì)劇場(chǎng)管理者來(lái)說(shuō)無(wú)疑是其管理演出人員的重要方法。

三、劇場(chǎng)管理者自身素質(zhì)的提高

劇場(chǎng)管理者能力的高低直接會(huì)影響演出的質(zhì)量。保利劇院針對(duì)員工的業(yè)務(wù)能力，會(huì)安排內(nèi)部培訓(xùn)和相關(guān)業(yè)務(wù)資格考試的培訓(xùn)。每年會(huì)安排演出經(jīng)紀(jì)人培訓(xùn)和資格考試、東城區(qū)文委營(yíng)業(yè)性演出審批流程培訓(xùn)和通報(bào)會(huì)、北京市文化局涉及港澳臺(tái)演員演出的審批工作匯報(bào)、北京保利劇院管理有限公司質(zhì)量管理體系外部審核培訓(xùn)等各類培訓(xùn)。對(duì)內(nèi)部，每個(gè)月會(huì)安排跨部門(mén)的業(yè)務(wù)知識(shí)考核、近期演出信息的考核、劇場(chǎng)安全設(shè)施緊急情況疏散方案的培訓(xùn)等學(xué)習(xí)考核工作。

學(xué)習(xí)和培訓(xùn)看似與劇場(chǎng)后臺(tái)人員管理毫無(wú)關(guān)系，但在實(shí)際的工作中漸漸積累了管理者的相關(guān)知識(shí)，對(duì)了解劇場(chǎng)、了解演出制作起到了重要的作用。劇場(chǎng)管理需要的是細(xì)心和親力親為，任何的溝通不暢和任務(wù)指派不明確都會(huì)造成混亂，這一點(diǎn)和舞臺(tái)監(jiān)督極其類似。

劇場(chǎng)管理者比舞臺(tái)監(jiān)督管理的人員更多更復(fù)雜，也相對(duì)來(lái)說(shuō)更為“死板”，藝術(shù)的隨性發(fā)揮往往會(huì)收到意想不到的效果，而劇場(chǎng)管理的一板一眼則是保證意想不到的前提。除舞臺(tái)監(jiān)督應(yīng)該具備的能力之外，劇場(chǎng)管理者更是劇場(chǎng)制度的“守護(hù)者”，這反而對(duì)劇場(chǎng)管理者的語(yǔ)言能力、應(yīng)變能力突出了更高的要求。

劇場(chǎng)管理者除基本的業(yè)務(wù)知識(shí)以外，亦應(yīng)該學(xué)習(xí)更多的“跨界”知識(shí)來(lái)豐富日常的管理工作。在業(yè)余時(shí)間，注重培養(yǎng)自己的實(shí)踐能力、邏輯思維能力、鑒賞能力等的綜合性能力，以應(yīng)對(duì)日益繁復(fù)多元的劇場(chǎng)管理工作。