事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策

陳立軍

摘 要：在現(xiàn)代社會發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)被應(yīng)用到辦公室中，實現(xiàn)了電子文件、圖形文體、圖像文件的傳輸。在事業(yè)單位中，檔案管理工作為其中的主要工作，為了對其有效管理，保證檔案管理質(zhì)量的提升，需要在新技術(shù)應(yīng)用下做出一系列探討。文章中，通過事業(yè)單位檔案管理問題的分析，提出了有效的解決對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（b）-0127-02

事業(yè)單位的檔案內(nèi)容比較多，在各個方面和各個內(nèi)容中，能保證人才的有效培養(yǎng)，加強人才的有效審核。在具體執(zhí)行中，事業(yè)單位的工作人員對檔案整個過程分析期間，要了解其存在的信息內(nèi)容，并結(jié)合具體的情況，為其制定合理計劃，促使其內(nèi)容的獲取。在新時期改革和深化發(fā)展下，我國的事業(yè)單位檔案管理工作在不斷完善，基于具體的發(fā)展目標，在構(gòu)建和發(fā)展下，發(fā)現(xiàn)還存在很大距離。事業(yè)單位檔案管理中，還存在很多問題，為了對其充分解決，避免造成很大影響，需要對問題詳細分析，給出及時的解決措施，在能夠滿足事業(yè)單位檔案管理需求條件下，達到檔案的充分應(yīng)用和發(fā)展，符合時代的建設(shè)要求。

1 事業(yè)單位檔案管理問題分析

1.1 工作人員素質(zhì)還需要提升

一些事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專業(yè)知識的掌握，無法理解檔案管理工作職能，達不到專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，在實際工作中，給檔案管理帶來混亂現(xiàn)象，無法促進檔案的開發(fā)和應(yīng)用，事業(yè)單位各個部門的職能也得不到發(fā)揮。因此，需要加大力度執(zhí)行人力資源管理，確保人員技能的培訓(xùn)，增強自身修養(yǎng)，以達到總體的進步和發(fā)展。

1.2 現(xiàn)代管理理念和先進技術(shù)手段的缺乏

在現(xiàn)代社會不斷進步和發(fā)展中，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動化水平得到提升。但是，在事業(yè)單位檔案管理工作中，其存在的信息技術(shù)和設(shè)備比較少，內(nèi)部工作中，缺乏現(xiàn)代管理理念的滲透，還要應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方法和手段，無法符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。先進管理技術(shù)和手段也得不到引進，在這些條件下，不僅達不檔案管理工作水平的提升，也無法促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利執(zhí)行和發(fā)展。

1.3 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱

在一些事業(yè)單位中，盡管已經(jīng)為檔案管理工作制定了相關(guān)制度，但是，一些領(lǐng)導(dǎo)對工作還不夠重視，其存在的管理制度達不到落實。由于其存在的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，整體上較為薄弱，整理工作不規(guī)范、不合理，未按照合理程序嚴格執(zhí)行，常常會引起一些文件材料保存問題和歸檔問題等。

1.4 檔案的利用效率低

在對檔案管理中，執(zhí)行的收集、整理、歸檔和保存工作等，都要保證檔案信息價值的發(fā)揮和實現(xiàn)，以達到單位的健康進步。在很多的事業(yè)單位中，檔案管理人員認為，在對其管理的時候，只要保證檔案不破損、不丟失等就可以，達不到檔案信息的開發(fā)和利用，其存在的檔案價值得不到發(fā)揮。檔案為歷史文化演變的主要財富，需要對其充分應(yīng)用，對檔案管理工作方式和手段進行創(chuàng)新，這樣才能達到工作效率的提升[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理問題的解決對策

2.1 檔案管理機構(gòu)的設(shè)立

在事業(yè)單位檔案管理工作中，機構(gòu)的設(shè)立能為其發(fā)展提供保障，也能保證工作的順利執(zhí)行。在單位內(nèi)，可以成立綜合化檔案室，確保檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員等職位的獲取，進行人員的合理劃分，促使各個工作崗位的穩(wěn)定開展。還需要結(jié)合具體的發(fā)展情況，為其配備專業(yè)的人員，促使檔案管理網(wǎng)絡(luò)更完善，以促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利執(zhí)行和開展[2]。

2.2 管理制度的完善化

基于合理化和科學(xué)化發(fā)展原則，將其作為指導(dǎo)意見，能對當前的管理制度問題進行分析，結(jié)合具體的檔案管理情況和工作需求，保證管理制度的完善化。還需要遵循約束地位的平等化，因為在管理制度下，不僅能達到對基層人員行為的約束作用，也能達到人員地位的平等化，確保工作在執(zhí)行條件下，達到整體的落實和發(fā)展。獎罰分明，檔案管理機構(gòu)不僅為管理制度的制定人員，也是具體的執(zhí)行者。在能促進制度嚴肅和公平發(fā)展下，可以為其構(gòu)建獎罰機制，以促使制度的充分落實和發(fā)展[3]。

2.3 人力資源管理工作

在事業(yè)單位檔案管理工作中，基于人力資源管理工作，需要引導(dǎo)組織提供培訓(xùn)活動，引導(dǎo)人員參與進去，促進檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平、職業(yè)素養(yǎng)和道德修養(yǎng)的提升，工作人員也要認識到工作的意義，確保人員責(zé)任意識的發(fā)揮和實現(xiàn)，保證檔案管理工作的積極開展。也要對工作方式和工作手段進行創(chuàng)新，確保工作效率和工作質(zhì)量的提升。構(gòu)建一套完善的績效考核機制和激勵約束機制，定期對檔案管理工作進行考核，實現(xiàn)動態(tài)化管理，確保工作人員積極性提升下，達到檔案管理工作的優(yōu)化開展。還需要構(gòu)建一套完善質(zhì)量評價標準，確保整體的完善化發(fā)展，保證大檔案管理工作在開展期間，能夠向著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

2.4 檔案管理工作的信息化建設(shè)

事業(yè)單位要保證檔案管理工作的信息化發(fā)展和穩(wěn)定執(zhí)行，需要加大力度對工作人員進行知識培訓(xùn)，引導(dǎo)他們掌握計算機方面的知識，提升計算機的應(yīng)用能力。通過先進管理方法和技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案管理工作的現(xiàn)代化進步與發(fā)展，也能為事業(yè)單位經(jīng)濟活動的營造提供保障。信息化管理工作的執(zhí)行，能達到總體建設(shè)水平的提升，通過計算機技術(shù)、掃描儀設(shè)備的應(yīng)用，形成電子檔案，達到電子檔案的儲存。在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用模式下，也可以對檔案管理方式進行創(chuàng)新，為社會發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)，在這些方式下，不僅實現(xiàn)了資源的共享化，也確保檔案資源的充分應(yīng)用[4]。

2.5 新理念的樹立

改變傳統(tǒng)的思想和管理方式，保證新理念的形成，促進新管理方法的優(yōu)化發(fā)展和形成，促進檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用，確保檔案信息價值的發(fā)揮和實現(xiàn)。在事業(yè)單位中，結(jié)合具體的建設(shè)情況，對各個事項進行編寫和改革，也能按照項目的具體活動，對檔案資源積極開發(fā)，總結(jié)豐富的工作經(jīng)驗，確保為后期工作提出有力參考意見。

2.6 加強檔案的保密工作

工作中，要對檔案室地區(qū)進行優(yōu)化選擇，結(jié)合當前的規(guī)定，對檔案室和辦公區(qū)域優(yōu)化分離。在檔案室內(nèi)，還需要對門窗有效加固，對其進行防潮和防盜。也要在專業(yè)人員看管和監(jiān)督下進行，以實現(xiàn)檔案信息資料的有效應(yīng)用[5]。

3 結(jié)語

通過以上的分析，由于事業(yè)單位的檔案管理工作面對很大挑戰(zhàn)，所以，在信息化社會發(fā)展中，需要在理念、方法、制度、手段等方面進行創(chuàng)新，促進信息化建設(shè)和發(fā)展，保證人員素質(zhì)的提升，在檔案管理工作水平提升的同時，加大力度對其開發(fā)，在這種建設(shè)下，不僅達到了其市場競爭地位的獲取，也能保證工作意義的發(fā)揮和實現(xiàn)。

參考文獻

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[2] 蘇穎超.2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策——以事業(yè)單位為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）： 136，138.

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[4] 周菲.淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）：93-94.

[5] 景春玲.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].各界，2018（4）：99-100.