外貿(mào)單證操作流程解析

摘要：外貿(mào)單證工作是外貿(mào)合同履行的必要手段，單證工作的質(zhì)量與外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。本文以TT結(jié)算方式為例，解析了出口單證工作的操作流程。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)單證；訂艙；報(bào)關(guān)

單證員是外貿(mào)企業(yè)的一個(gè)重要崗位，外貿(mào)單證工作是完成合同履行的必要手段。通俗地講，出口單證工作直接關(guān)系到企業(yè)能否順利出貨與收款。不同結(jié)算方式下外貿(mào)單證的流程有所區(qū)別，下面以企業(yè)比較常見(jiàn)的結(jié)算方式TT為例，介紹出口單證工作流程。

一、訂艙

一般在出貨前七天訂艙，如船期緊張還要提早15天。單證員要詢(xún)問(wèn)公司的跟單，貨物什么時(shí)候好。工作中一般是在包裝快完成時(shí)訂艙。

訂艙一般都是委托貨代進(jìn)行，單證員要與業(yè)務(wù)員溝通，客戶(hù)是有自己的指定貨代還是直接找貨代?，F(xiàn)在訂艙有二種形式，電子訂艙和紙質(zhì)訂艙，如是電子訂艙，只要在貨代的網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行操作就可，如是紙質(zhì)訂艙，只需要提供他們訂艙發(fā)委托書(shū)就好。訂艙委托書(shū)的格式可以由貨代指定，也有的是企業(yè)自己選擇。

訂艙后，會(huì)收到貨代回復(fù)放艙，可將貨代發(fā)的進(jìn)倉(cāng)單發(fā)給跟單。由跟單員依照實(shí)際情況填寫(xiě)時(shí)間、產(chǎn)品信息，再將其發(fā)給工廠。

二、商檢

報(bào)檢工作不是每筆合同都需要的。如果是法定檢驗(yàn)的商品一定要報(bào)檢。還有的雖然不是法定檢驗(yàn)的商品，但進(jìn)口商要求提供檢驗(yàn)證書(shū)，也需要報(bào)檢。報(bào)檢可以自理報(bào)檢和代理報(bào)檢。現(xiàn)在很多企業(yè)選擇代理報(bào)檢。以出口竹木草制品為例，如委托報(bào)檢的，提供報(bào)檢公司的單據(jù)有商業(yè)發(fā)票，裝箱單，合同，報(bào)檢委托書(shū)，出境竹木草制品符合性聲明和出境竹木草制品廠檢記錄單等單據(jù)委托報(bào)檢。報(bào)檢后拿到出境貨物通關(guān)單，在下面的報(bào)關(guān)環(huán)節(jié)用。

三、報(bào)關(guān)

報(bào)關(guān)可以是自理報(bào)關(guān)，也可委托報(bào)關(guān)。目前企業(yè)一般都有合作的自拉自報(bào)貨代，一般也是委托他們進(jìn)行報(bào)關(guān)。在訂艙之后會(huì)有一個(gè)截關(guān)日期，一般都是船開(kāi)的前兩日，在這之前報(bào)關(guān)就行。報(bào)關(guān)需要提供的單據(jù)有商業(yè)發(fā)票，裝箱單，合同，報(bào)關(guān)委托書(shū)等。如法定檢驗(yàn)的，還要加上之前商檢拿到的出境貨物通關(guān)單?，F(xiàn)在一般都在電子口岸網(wǎng)站上進(jìn)行電子委托報(bào)關(guān)。

四、產(chǎn)地證

產(chǎn)地證是否需要申領(lǐng)是根據(jù)客戶(hù)的需求的。產(chǎn)地證的種類(lèi)比較多，主要有一般原產(chǎn)地證、普惠制原產(chǎn)地證和區(qū)域性的優(yōu)惠原產(chǎn)地證，可到貿(mào)促會(huì)或出入境檢驗(yàn)檢疫局辦理。有的客戶(hù)有可能同時(shí)還需要做幾種產(chǎn)地證，如貨物抵達(dá)智利，有的客戶(hù)要求提供一般原產(chǎn)地證和中智產(chǎn)地證。總而言之，是否申領(lǐng)產(chǎn)地證以及申領(lǐng)哪類(lèi)產(chǎn)地證，一定要與進(jìn)口商溝通，還有如進(jìn)口商對(duì)產(chǎn)地證的內(nèi)容如特殊要求的，在申領(lǐng)時(shí)一定要及時(shí)注明。

五、出貨

貨代訂艙后會(huì)告知單證員具體的船期和拿集裝箱裝箱單及提集裝箱的地址。集裝箱裝箱單應(yīng)明確列出此次出貨產(chǎn)品的品名、規(guī)格、數(shù)量、凈重、毛重。其中毛凈重應(yīng)計(jì)算準(zhǔn)確，它涉及報(bào)關(guān)出口的順利與否。包裝尺寸的準(zhǔn)確性涉及整批貨物的體積。出口貨物的嘜頭一般都是客戶(hù)提供，有正嘜和側(cè)嘜，裝箱單上的嘜頭必須照紙箱單上打。裝箱單上的鉛封號(hào)還有集裝箱號(hào)一定要核對(duì)清楚，不然后續(xù)的問(wèn)題就很復(fù)雜，會(huì)影響報(bào)關(guān)，甚至產(chǎn)生改單費(fèi)用。

出貨前一天，須到成品倉(cāng)庫(kù)清點(diǎn)數(shù)量，防止多出、少出或漏掉。另外，還要檢查內(nèi)外包裝是否按照要求包裝。

如是指定貨代的，裝貨的當(dāng)天要給指定貨代提供ENS（出口歐洲）和VGM等數(shù)據(jù)。

貨物在裝船出運(yùn)后，應(yīng)該告知客戶(hù)貨物已經(jīng)裝船，并且把ETA（預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）和ETD（預(yù)計(jì)開(kāi)航時(shí)間）等相關(guān)信息發(fā)給客戶(hù)，以便客戶(hù)知道這批貨什么時(shí)候會(huì)到港。如果是前后T/T付款的，在船到港之前提醒客戶(hù)付尾款。

六、確認(rèn)提單

貨物開(kāi)船后幾天，貨代會(huì)提供提單的確認(rèn)樣，單證員要仔細(xì)核對(duì)，如有錯(cuò)誤馬上告知貨代更改。主要是確認(rèn)Shipper，Consignee，Port of loading，Port of Discharge，Mark，Description of Goods等，有的客戶(hù)還有一些特殊要求，如需要在提單上顯示HS code，在確認(rèn)提單的時(shí)候?qū)懮先ァ?/p>

提單確認(rèn)好之后告知貨代，付給貨代一系列費(fèi)用后就可以拿到正本提單。有的客戶(hù)要求是電放，只要把提單的掃描件發(fā)給客戶(hù)即可。電放之后，通知客戶(hù)及時(shí)去目的港提貨，以免產(chǎn)生滯箱費(fèi)等一系列不必要的費(fèi)用。

七、投保

如果是CIF貿(mào)易術(shù)語(yǔ)，單證員收到船公司簽署的配艙回單后，填制投保單向保險(xiǎn)公司投保。保險(xiǎn)公司對(duì)此審核無(wú)誤后，以此為依據(jù)出具保險(xiǎn)單。有的企業(yè)也可直接委托貨代投保。

八、寄清關(guān)資料

注意清關(guān)用的商業(yè)發(fā)票和裝箱單與國(guó)內(nèi)環(huán)節(jié)用的會(huì)有區(qū)別。如客戶(hù)對(duì)商業(yè)發(fā)票和裝箱單有特殊要求，要根據(jù)客戶(hù)的提供的格式做好商業(yè)發(fā)票和裝箱單，打印蓋章后和其他清關(guān)資料一起寄出。一般合同的清關(guān)文件包括提單、保險(xiǎn)單、產(chǎn)地證、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。還要注意提單和保險(xiǎn)單的抬頭，提單的抬頭（Consignee一欄）如是TO ORDER或者是TO ORDER，保單的抬頭（被保險(xiǎn)人一欄）如是出口商，如需要出口商背書(shū)。

九、整理總結(jié)

在清關(guān)資料寄出以后，一票合同基本算完成了。剩下的就是單據(jù)歸檔工作。

最后通過(guò)船公司的網(wǎng)站隨時(shí)跟蹤貨物行程，告知客戶(hù)大概什么時(shí)候可以清關(guān)，有始有終，給客戶(hù)留下好印象。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

程文吉（1964- ），女，漢族，浙江臺(tái)州人，臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，學(xué)士學(xué)位，研究方向：國(guó)際貿(mào)易專(zhuān)業(yè)教學(xué)與科研。